Derrota al estrés, comienza a escribir.

estres escribir

“Dadme un punto de apoyo y moveré el mundo”.  (Arquímedes)

 

Si algún amigo mío estuviese en problemas al sentirse sobrepasado, estresado, cansado y agobiado  para responder a sus diversos compromisos,  le diría  parafraseando a Arquímedes: “comienza por tomar nota  y moverás tus cosas hacia el lugar que quieras”.

Distintos modos de abordar el desafío

En ambientes laborales complejos, cambiantes y volátiles  no es extraño encontrarse con tensiones, estrés,  fallas y errores, que no tienen que ver tanto con  la buena voluntad de quienes hacen las cosas, sino con la inteligencia para  abordar la  marea de cosas que desbordan las  posibilidad de tiempo, energía y recursos personales.  Por eso, la autogestión es clave. En lugar de tener todo bajo control a “modo de comandante en jefe” en una gran campaña, algunos  se activan al   “modo bombero, apagando incendios con diversas cosas que se necesitan resolver aquí y ahora, pero que se activaron mucho tiempo atrás en una reunión, en un llamado telefónico, en un correo electrónico  o simplemente en una toma de conciencia personal que no se tomo nota ni se gestionó oportunamente. Pero el escenario aun puede ser peor, pues algunos se  activan el modo  quemado   al sentirse impotentes y sin fuerzas frente a los desafíos laborales o personales. Aquí el estrés se hace permanente, cuando la sensación de logro  esta ausente y la negación del problema acrecienta la crisis personal.

Evitar las trampas del estrés, incrementar el control de nuestro entono es la clave y esto se puede aprender sin utilizamos los medios adecuados para hacer bien las cosas.

Hacer bien las cosas

Todos estamos de acuerdo en hacer bien nuestro trabajo, ninguna persona sana busca hacer mal las cosas. Cada uno quiere hacer lo correcto y que las cosas ocurran. Buscamos  lograr nuestros objetivos, dar los pasos necesarios para llegar al lugar que deseamos. Sin embargo, no todos estamos de acuerdo en cual es la mejor forma para ser efectivos.

La efectividad tiene un método

La solución  tiene que ver con el método de gestión de las cosas personales y   los compromisos. Este método se llama efectividad personal y tiene que ver con una serie de pasos para mantener bajo control las cosas y darle altura a tu vida. Este método permite crear un sistema de gestión personal confiable vaciando la mente en un sistema confiable externo, sea análogo o digital. Esto porque la mente,  tal como dice David Allen, es muy buena para crear ideas pero muy mala para almacenarlas. La mente como sistema de recordatorios interno es limitado. Podemos recordar una, dos, tres y hasta 9 cosas a la vez. Pero pensar que podemos recordar 10, 15 o 20 cosas al mismo tiempo es engañarse.

 

Hacia una praxis efectiva

El punto de apoyo para  sacar de la cabeza las cosas y comenzar a crear un sistema externo confiable  es escribir, tomar nota, registrar, capturar. Esto lo podemos aplicar en distintas situaciones. Aquí enumero algunos contextos recurrentes en ambientes laborales en los cuales registrar es la clave para incrementar el control y reducir el estrés:

  • Reuniones: Cuando se trabaja en equipo registrar es fundamental. No se trata   tan solo de escribir  lo conversado, sino de capturar los acuerdos. Se trata de tomar nota  sobre los compromisos que he tomado o me han sido asignados. Tomar nota de la fecha de cumplimiento y clarificar al máximo las condiciones de satisfacción del compromiso. Cuantos malos i o frustraciones se evitarían si esto se clarifica. A modo de ejemplo, en nuestro grupo de trabajo tenemos la siguiente máxima: “Lo que no se escribe no existe”. Esto porque somos conscientes que si alguien se compromete con algo y no toma nota es altamente probable que no cumpla, porque al terminar la conversación su atención será copada por múltiples cosas que pueden dejar en el olvido lo conversado. Tomar nota es un acto de gestión por  compromisos.
  • Correo Electrónico: La  bandeja de correo contiene habitualmente  muchos mensajes de múltiples temas y que se deben trata de diversas maneras. Al leer  un mensaje que  conlleva alguna acción  que no se puede hacer en el momento, es fundamental registrar esta acción futura para no olvidarla. Para esto, puedes tomar nota en tu libreta sobre el asunto. Ahora bien, si tienes una aplicación para gestionar tareas, puedes reenviar el mensaje al buzón de entrada para gestionarla después. De esto modo en poco tiempo puedes vaciar toda la bandeja de entrada y seguir abordando tus prioridades del día.
  • Interrupciones: Resulta casi inevitable perder el foco en una tarea cuando alguien nos interrumpe. Por eso, para volver lo antes posible a la tarea en que se estaba, después de atender al compañero o compañera de trabajo, tomar nota de lo solicitado u ofrecido,  nos permite hacernos cargo de la novedad sin abandonar la tarea.
  • Llamados Telefónicos: Los llamados telefónicos de trabajo y también los personales, muchas veces merecen el mismo trato de una reunión, porque en el fondo se tratan de encuentros donde  puedes surgir  pedidos, ofrecimientos, reclamos, declaraciones y compromisos. Tomar nota es un acto de compromiso.
  • Ideas: Nuestra conciencia y emocionalidad trabajan constantemente. Estar atento a lo que pasa en nuestro mundo interior es una de las llaves del crecimiento personal. Registrar emociones, ideas, temores, sueños, preocupaciones, para luego retomarlas, se puede transformar en  un hábito que desarrolle tu inteligencia emocional de manera silenciosa pero impactante. A modo de ejemplo, en tu libreta de apuntes registra a pie de página tus ideas usando alguna marca. Pueden ser puntos suspensivos, asterisco o el que sea. Con tal que sepas que al revisar estas notas, esto es algo que hay que “rumiar”.

A mover las fronteras de lo posible.

Tomar notas es el punto de apoyo para tu gestión personal. Esto lo puedes hacer    en un sistema análogo como una libreta de apuntes o un sistema digital como una aplicación de tareas. Así comenzarás a sacar las cosas de tu cabeza y comenzarás a liberar tu energía para reflexionar, analizar y decidir en lugar de recordar.  Pero atento, la mejor libreta de apuntes vale cero si luego no se procesa. Por eso, al termino del día, procesar tus notas y recordatorios. Así  comenzarás a organizar tu mundo personal para decidir que vas a hacer y que no vas a hacer. Luego podrás decidir a que objetivos le dedicarás tu atención y cuales quedarán a la espera. Así, tu conciencia estará moviendo las fronteras de lo posible a la hora de hacer una acción que sin tu sistema de registro no sería probable.

 

 

Derrota al estrés, comienza a escribir.

Odio mi Revisión Semanal pero no la cambio por nada, porque amo vivir en libertad

visión vidaLevantarse el viernes tiene siempre algo de júbilo. Es el anuncio de que comienza el fin de semana.  No más trabajo, no más pedidos o compromisos de clientes, compañeros de trabajo o jefes y por fin… tiempo libre.  Tiempo para descansar, tiempo para compartir con los amigos y la familia, tiempo para  cosas personales, tiempo para el ocio, tiempo para lo que sea.

Sin embargo,  en mi tiempo libre del fin de semana hay una de las cosa que me desagrada pero que nunca dejo de hacer. Se trata de mi revisión semanal.  La mayoría de las veces detesto ese momento. Es más, me violenta programarla en mi descanso de fin de semana, pues prefiero mil  veces disfrutar   de manera espontánea tal como lo hacen los niños antes que sentarme a revisar mis cosas. Sin embargo,  la semana tiene siete días y esto se hace al cerrar la semana.

A pesar de mis resistencias internas. Este nuevo hábito  ha llevado mi vida personal y profesional a un nuevo nivel y quiero compartir contigo mi experiencia. En primer lugar  voy y relatar el antes y el después en una semana. En segundo término, compartiré mi fórmula personal. Finalmente, concluiré con los beneficios que he descubierto de este hábito.

 

Trabajo sin Revisión Semanal.

Antes mis días de trabajo  eran  como entrar a un campo  de batalla después de una tregua.  Ya al salir de casa me disponía con ánimo de lucha para enfrentar lo que sea que surgiera. Y lo que  pasaba eran cosas como las que te cuento a continuación. Abría mi  correo electrónico y me encontraba con muchos mensajes y con pocos minutos para detectar, cual de todos era el más importante. Miraba mi  agenda con diversas reuniones, encuentros con otras personas y me preguntaba a que hora haré todo lo que tengo que hacer.  Y como si fuera poco, me llenaba de  conversaciones emergentes que me llevaban de un lado a otro.  Pero lo que era recurrente era sentirme sorprendido por un recordatorio de alguien respecto a un documento a entregar, o  una respuesta pendiente o lo que es peor, un reclamo por no haber cumplido con algo. Por eso, no era extraño que alguien me preguntara que me pasaba pues mi cuerpo estaba allí y mi mente andaba en cualquier parte.  Ante esto, muchas veces apretaba los dientes y cual Quijote me lanzaba a pelear con los molinos de viento. Y al terminar la tarde, cuando todos se habían ido, por fin podía mirar mi agenda y  me daba cuenta que no he hecho nada de lo que quería hacer. ¿Frustrante, no?

Esto era el trabajo, pero si te cuento que  al llegar a casa a veces no era tan distinta, sobre todo cuando mi esposa me preguntaba con cierta ironía ¿que día es hoy?. Y como ya nos conocemos, detectaba inmediatamente que esta pregunta inocente tenía un veneno mortal: un reclamo  de víctima furiosa. Ante esto… mi mente comenzaba a  buscar rápidamente qué momento significativo es hoy… y en fracción de segundos ya tenía la respuesta había olvidado alguna fecha especial, o un aniversario o un cumpleaños. Pero ya nada se podía  hacer. Mi mente estaba tan absorta en temas de trabajo que no tenía energía disponible para los temas personales. Por ende, en estos días terminaba agobiado por el trabajo y sintiéndome culpable por no ser un buen padre o buen esposo.

 

Trabajo con Revisión Semanal.

Ahora, después de repetir y repetir semana tras semana mi revisión, mi ánimo, mi energía y resolución personal han mejorado notablemente. Ahora no me siento sorprendido ni por mis compañeros, ni mi jefe ni por mi secretaria. Tengo clara conciencia de los asuntos importantes que tengo  y que debo atacar tan pronto sea posible. Tengo clara conciencia de las tareas importantes que esta desarrollando mi equipo. Es más tengo una noción más o menos certera de que esta marchando viento en popa, que esta a medias y que proyecto definitivamente esta estancado. Mis días siguen igual de intensos, pero me siento cómodo, focalizado,  presente en el aquí y en al ahora, me siento mucho más comprometido y productivo. Mis días se me hacen cortos, las cosas fluyen. Puedo abordar temas personales a cualquier hora del día, del mismo modo que abordo mis asuntos laborales. Me siento más equilibrado.  Los problemas no desaparecen, siguen apareciendo todos los días,  pero estoy disponible con lo mejor de mi para abordarlos y creo que esto es una diferencia fundamental.

Pero el trabajar con esta libertad, energía y flexibilidad supone mucho de análisis. Si comparáramos la semana con un partido de fútbol, diríamos que es clave para buscar el triunfo lo que pasa en el camarín entre el entrenador y sus jugadores. En el camarín se analiza a cada uno de los adversarios, sus ventajas y debilidades. Se define una estrategia y diversas tácticas para salir a la cancha. Luego, una vez en el campo de juego todo es juego y flujo desde el pitazo inicial al silbato final. Algo así ocurre con cada semana laboral.

Pues bien, a continuación y  siguiente la analogía del partido,  te quiero compartir mi “código camarín”.

Mi revisión semanal.

  1. Programo este momento con flexibilidad. Primero intenté los viernes pero no me resulto. Por eso,  prefiero los sábados en la mañana  a primera hora como primera actividad del día. Esto es muy ventajoso si en casa  la familia duerme. La otra alternativa que uso es el  domingo por la tarde.
  2. Dispongo en mi escritorio las herramientas  indispensables para mi revisión semanal: mi libreta de apuntes, mi teléfono, mi Tablet y  Notebook.
    • De mi libreta de apuntes  pongo a la vista mis registros de la semana, mis apuntes en reuniones, mis compromisos, las ideas o preguntas interesantes regísregistradas.
    • De mi Notebook o Tablet pongo a la vista mi calendario online,  mi correo. Aquí uso Google Calendar y Gmail.
    • De mi iPad abro mi gestor de tareas con mégodo GTD. que uso uso tanto a nivel personal y  laboral.
    • Y finalmente de mi Teléfono activo  los grilletes invisibles que me ataran durante el tiempo que sea necesario para mi revisión semanal:  activo mi .
  3. Proceso mi libreta de apuntes. En la actualidad uso una Leuchtturm1917. Pero la verdad cualquiera sirve. Para ello utilizo lápices de color negro y otro  rojo. Con ellos  voy haciendo diversas marcas al margen y en las hojas. Luego voy emigrando  registros a mi gestor de tarea  cuando se trata de   tareas asignadas para mi o para un compañero. Y cuando los registros se tratan de reuniones específicas, con día y hora,   los traslado al calendario.
  4. Revisión del correo. En esta etapa reviso mi bandeja de entrada, tanto en mi cuenta laboral como  personal, hasta que las dejó en cero. Es decir ningún  correo sin leer.  Pero lo más importante aquí es leer correos pero no trabajar con los correos. Es decir si una vez leído un mensaje, me doy cuenta que debo hacer algo, esto no lo hago inmediatamente sino que lo difiero enviándolo  a mi gestor de tareas. Esto puede ser denso. por eso  utilizo un truco que me ayuda mucho a la hora de procesar después estas tareas. Antes de reenviar el correo reescribo el asunto anotando un verbo y los sustantivos que mejor expliquen la tarea. Ejemplo. Si me llega un correo con el asunto  “información”, leo el correo y luego reescribo: “leer normativa sobre subvención escolar”. Con esta claridad sobre lo  que debo hacer envío el asunto a mi gestor de tareas.
  5. Revisión de Calendario. De un vistazo en Google Calendar analizo el tiempo disponible para la semana que viene, mirando las reuniones agendadas y compromisos personales me formo una idea realista del tiempo disponible para los próximos siete días. Por regla personal trato de no agenda ninguna reunión antes de las 10.00 de la mañana, pues el tiempo más productivo que tengo y es aquí donde mas puedo hacer.
  6.  Gestión de tareas. Utilizo Todo Cloud,  una aplicación basada en la metodología GTD,  que consta fundamentalmente de listas a modo de contenedores donde  voy alojando mis tareas o proyectos. Esto tanto para lo   personal como para lo laboral. La clave de mi revisión semanal consiste en  revisar todas mis cosas. Por eso,  las que están atrasadas, las reprogramo; las que definitivamente no voy a hacer las  elimino; las que puedo delegar las reasigno. De este modo  obtengo  un panorama de trabajo global para la semana.
  7. Focalización. Utilizo la técnica del  Pomodoro para no dispersarme  usando Flat Tomato. Cuando comienza el contador me encadeno a mi escritorio para hacer mi revisión semanal, con mucha o poca energía, con entusiasmo o con repulsión, con lucidez o confusión. Pero no la dejo por nada.

 

Beneficios de Revisión Semanal.

Después de un tiempo de practicar la revisión semanal me gustaría compartir contigo los beneficios que he descubierto:

  1. Un nuevo estado de conciencia. Tal como señala José Miguel Bolívar uno de los beneficios de la revisión semanal es un estado de alerta global de lo que quieres hacer una vez que has vaciado tu mente en un sistema externo confiable.
  2. Te liberas del estrés, de la falta de control, de actuar como un autómata haciendo cosas que no sabes muy bien porque las haces
  3. Fortalece el carácter al practicar constantemente las acciones se transforman en hábitos: registrar, procesar, decidir, hacer, evaluar.
  4. Pasar del   caos personal al cosmos existencial.  Con una buena revisión semanal, la entropía del sistema personal se puede transformar en un nuevo micro universo  con sentido y factibilidad, donde nada quede al azar, donde todo tiene sentido, contexto y tiempo.
  5. Realización personal. Este ritual ha incrementado significativamente el grado de ejecución tanto entre lo que debo hacer y lo que quiero hacer porque mejora considerablemente la toma decisiones personales. En mi trabajo me siento con más  iniciativa, creatividad y compromiso, muy energizado y muy flexible. Y en el plano personal he logrado ser sistemático y progresar con aquellas iniciativas que nadie me pide pero son mis compromisos  conmigo mismo, con mi familia y con el mundo que me rodea.

 

Conclusión.

La revisión semanal es odiosa es cierto.  Pero contar un repertorio semanal de  proyectos, compromisos y  próximas acciones a realizar  no se cambia por nada, pues parte del éxito profesional y personal pasa por este camino. En otras palabras, si quieres jugar un buen partido y ganar, recuerda que lo primero no son tus ganas ni tus cualidades, pues no juegas solo y los 90 minutos se pueden sentir como una eternidad ante adversarios que te tomen por sorpresa. Lo primero es tener un buen análisis, una buena estrategia y diversas tácticas para triunfar y eso se logra a puertas cerradas en una buena conversación de camarín,  después en el campo, todo es juego y pasión.

 

Odio mi Revisión Semanal pero no la cambio por nada, porque amo vivir en libertad

Claves para formar hábitos según la ciencia

nuevo hábito

“Todo cambio es difícil al principio, desordenado en el medio y tan precioso al final.” ~ Robin Sharma

¿Se puede aprender un nuevo hábito después de los 18 años?

Aprender y entrenarse en los hábitos de la metodología GTD requiere mucho esfuerzo, perseverancia y resiliencia.  Por lo tanto, no es de extrañar que algunos desistan y otros perseveren. El desafío es más complejo cuando un equipo de trabajo decide aprender e implementar esta metodología.

En mi trabajo estoy impartiendo un taller semanal y después de varias sesiones ya aparecen las tensiones, pues los nuevos hábitos de   de  capturar, aclarar y procesar requieren práctica. Y algunos están a punto de “tirar la toalla” y otros parecen atletas en entrenamiento para una olimpiada. Lo segundo que he observado que la variable edad no es la  relevante. Ocurre que una directora de más de 60  años es una de las más entusiastas, mientras que varios jóvenes tienen dificultades para avanzar.  Pero más allá de lo observado la pregunta que me ha surgido es ¿Se puede aprender un nuevo hábito después de los 18, 25, 35 o 45 años? Si ya no somos niños, ¿podemos seguir aprendiendo? Algunos dirán que si  y otros dirán que no.  Por lo anterior me dedique a buscar  y encontre la respuesta en la investigación de  Karol Dweck y en el poder de las pequeñas victorias, que  describo a continuación.

 

Mentalidad de Crecimiento v/s Mentalidad fija.

Karol Dweck, es una sicóloga que  ha estudiado el fenómeno de la perseverancia ante los desafíos o dificultades nuevas y ha descubierto que la respuesta del éxito y el fracaso no esta en los problemas enfrentados sino en  la mentalidad de los sujeto. Se ha hecho famosa con su libro  Mindset. Ella, ha demostrado que quienes enfrentan un desafío con mentalidad crecimiento, avanzan mediante ensayo y error, intentan diversas estrategias para resolver problemas. Ellos creen que las cualidades se pueden desarrollar mediante el esfuerzo. En cambio quienes enfrentan un nuevo problema con mentalidad fija, al equivocarse experimentan vergüenza, se sienten tontos y desisten, porque creen que sus cualidades están talladas en piedra, son los que son y punto. Pero lo más relevante de su investigación es haber demostrado que quienes tienen la mentalidad de crecimiento desarrollan su cerebro, crean más conexiones neuronales y literalmente son más inteligentes. En cambio quienes huyen del error no desarrollan sus habilidades y se estanca su crecimiento.

Por lo tanto aprender los hábitos GTD no tiene mucho que ver con la edad sino más bien con la mentalidad que tenemos al enfrentar el desafío de capturar, aclarar, procesar y revisar. Si creemos que con esfuerzo podemos desarrollar habilidades nada nos detendrá en nuestro aprendizaje. Pero si creemos que no tenemos habilidad y ya no podemos cambiar, estaremos perdidos

Si quieres profundizar más en estos conceptos te dejo esta conferencia magistral de Carol Dweck  en TED.

 

 

El Poder de las Pequeñas Victorias

Por lo tanto, aprender un nuevo hábito no es sólo un ejercicio mecánico, ante todo, es una conversación interna con uno mismo. Estar atento a lo que nos decimos cuando fallamos en algo, es fundamental para aprender  perseverar. Afortunadamente es posible cambiar de mentalidad tal como comente en  aprende GTD con hábitos optimistas. Es decir,  podemos emprender nuevos hábitos  hackeando nuestro cerebro usando a nuestro favor el poder de las pequeñas victorias.

Una segunda respuesta la encontré en  una interesante publicación  sobre El poder de las pequeñas victorias. En este artículo se señala que el hacer seguimiento a los pequeños logros aumentan la motivación. Por lo tanto, registrar el  propio progreso ayuda a apreciar las pequeñas victorias. Este ejercicio aumenta nuestra confianza. Así podemos  intentar nuevos esfuerzos y buscar mayores victorias.  El fundamento de este círculo virtuoso reside en la activación del circuito de recompensa en el cerebro, después de cada logro. En particular se libera un neurotransmisor llamado dopamina que nos da energía y nos da una sensación de sentirnos bien y además nos motiva para avanzar hacia lo que desencadenó su liberación.

Tips para usar el poder de las pequeñas victorias.

Por lo anterior, para comenzar un nuevo hábito, lo relevante no es la edad sino la actitud que tengamos hacia el nuevo desafío. Y si sabemos que la dopamina puede conspirar a nuestro favor, sólo queda crear un buen plan y actuar . Aquí  te dejo algunos tips que pueden ayudarte en tus pequeñas batallas:

  • Crea un sistema de registro de tus tareas del día, puede ser un sistema de baja tecnología como un papel y lápiz o una aplicación de tu preferencia Para GTD hay una buena cantidad de aplicaciones. Pero más allá de la forma, la clave es registrar, hacer y luego disfrutar el placer de tachar.
  • Crea un pequeño ritual al final de tu jornada para establecer las prioridades y acciones  a realizar en el día siguiente. Para ello procesa tus bandejas de entradas tales como los documentos en tu escritorio, los mensajes en tu correo electrónico, tus llamados telefónicos, tu correo personal etc. De este modo, tu mente tendrá claridad respecto a las acciones a realizar y no serás reactivo.
  • Una vez a la semana revisa tu sistema de registro sea tu libreta o tu aplicación preferida.  Elige el espacio y momento adecuado, donde no tengas interrupciones. No necesariamente será en tu lugar de trabajo, puede ser en tu casa o en buen café. Prepara muy bien el ambiente, un escritorio despejado, una buena taza de café, te o un buen mate pueden crear condiciones adecuadas para que tu cerebro se localice en la revisión. Además puedes seleccionar alguna música que facilite tu concentración.
  • Si tu problema es la dispersión usa la técnica  del Pomodoro para mantener lapsos intensos de concentración. Tanto en Android o en IOS hay varias aplicaciones. Y disfruta el placer de terminar contra viento y marea tus pomodoros diarios.
  • Si te desanimas al iniciar algún nuevo hábito, conversa con otras personas en que estas. Esto incrementa la motivación y el compromiso
  • Si te parece monótono revisar diariamente tus acciones significativas en la formación de un nuevo hábito, únete a  otros que están en la misma cruzada que tú. Para esto te recomiendo Coach.me.

Conclusión.

Si tenemos más de 18 años, iniciar un nuevo hábito es un gran desafío. Por eso, si estamos iniciándonos en la metodología GTD no nos debe extrañar las dificultades. Ahora bien, si queremos ganar la batalla,  lo primero es mentalizarnos postivamente, y  lo segundo es practicar constantemente. Para esto, un buen truco que refuerza nuestra voluntad,  nuestras emociones y pensamientos positivos es usar el poder de las pequeñas victorias. Por lo  tanto, no abandones tus cruzadas personales, elige batallas pequeñas que día a día te permitirán conquistar más y más  terreno en el mundo de la efectividad personal.
Imangen tomada de apleno.net.

 

Claves para formar hábitos según la ciencia

GTD como Filosofía

03 preguntas

¿Vives como piensas o piensas como vives?

La vida y el trabajo hay que  tomarlas con altura. Trabajar para obtener un ingreso es legítimo pero es no despegar. Trabajar para cumplir las expectativas de otros es entendible, pero te molestaran las cercas al  volar.  Tu vuelo es  bajo. Trabajar para contribuir de una manera única y personal a la organización a las personas  y al mundo es volar con altura. Para esto todo directivo debe tomarse el tiempo necesario para pensar, reflexionar y meditar. De hecho esta es la actividad oculta de todo directivo. Pues vivir consumido por el día a día sin pensar ni meditar es una trampa que cuesta muy caro en términos profesionales y personales.

Todo directivo  efectivo cultiva una filosofía personal y hace contribuciones valiosas a su vida y su trabajo. En este artículo describo que es esta actividad  y  presento los méritos de la metodología GTD.

 

Que es Filosofía

Una de las características de nuestra condición humana es la capacidad que tenemos de hacernos preguntas. Y nos preguntamos porque la realidad da que pensar. Estas preguntas surgen de nuestra experiencia vital.  Nos preguntamos  admirados  en una noche estrellada, al  contemplar  la persona amada o apasionados por una  causa. Pero también nos preguntamos al experimentar  situaciones como  problemas angustiantes.  Y el hecho fundamental es que nacemos  sin nuestra voluntad y moriremos  contra nuestra voluntad, tal como lo señal Fromm en su libro El Arte de Amar. Por tal motivo, parafraseando a Pascal afirmamos   que el ser humano es un pequeño punto en la inmensidad del universo, pero es un ser pensante  y su  grandeza reside en su capacidad de hacerse preguntas. En este sentido todos somos filósofos

 

Las preguntas fundamentales en la era del Conocimiento

Nuestro estar en el mundo es acotado,  tiene  un inicio y un final. Este hecho genera preguntas: ¿Que puedo saber? ¿que debo hacer? ¿Que me cabe esperar?. Estas mismas preguntas  fueron planteadas hace muchos años por Kant. Sin embargo, responder estas preguntas es una tarea vital  para cada uno, pues necesitamos encontrar nuestra propia verdad. Podemos vivir una existencia auténtica respirando a todo pulmón o podemos vivir adormeciendo nuestra conciencia  como señalaba  Kierkegaard.

El tema de Nuestro Tiempo

Para Ortega y Gasset todo tiempo tiene una misión, una tarea. Realizar esta misión significa  vivir  a la altura de los tiempos. No realizarla es vivir engañado o alienado.

Vivimos en la era del conocimiento, atrás quedo la era industrial. Nunca como ahora disponemos de tanta información, con la irrupción de la televisión satelital, de internet, del computador portátil y del IPhone, disponemos un conocimiento que jamás antes fue posible. Esto genera constantes cambios personales, sociales, científicos, tecnológicos y laborales. Pero al mismo tiempo, este mar  de información y conocimiento  que nos envuelve  marea, confunde, fragmenta. Por lo anterior, aprender a surfear en las olas de la información,  estar constantemente aprendiendo y adaptarse al cambio es el tema de nuestro tiempo.

GTD como filosofía

Dominar los hábitos de la metodología GTD es un arte personal que implica moverse adecuadamente en el mar de la información. Pero es mucho más que una técnica, es una filosofía de vida. Si bien es cierto, por lo general uno ingresa a esta metodología porque esta aproblemado, porque experimenta el trabajo como estresante o la vida personal es un caos. Al respecto es muy gráfico el testimonio de Berto Pena.  Para estos problemas la metodología GTD tiene la virtud, no solo de ayudar a resolver lo que se hace en el día a día,  sino  que tiene el poder  de vincular correctamente el hacer  con los proyectos, objetivos, propósitos y misión personal que uno quiera crear. Por esto,   esta metodología influye en el como  las personas enfrentan la totalidad de la vida y como  responden  a las preguntas fundamentales de la existencia. Esto es  lo que la convierte en una filosofía de vida.  En otras palabras, quienes practican GTD no sólo tienen un actuar consistente en el día a día con  una buena praxis, sino que intentan responder a sus preguntas vitales construyendo   proyectos y misiones  utópicas  que impregnan de  poesía y grandeza el propio actuar. Tal como señal José Miguel Bolívar, GTD te ayuda a experimentar nuevos niveles de consciencia y realidad.

Conclusión

Responder con autenticidad a las preguntas ¿quien soy?  ¿que debo hacer? ¿que puede esperar?  ¿Cual es mi contribución  a la vida, a mi organización y al mundo que me rodea? son preguntas filosóficas  que respondidas con autenticidad  nos permiten estar a la altura de los tiempos. Y para este desafío GTD te proporciona un método.

Y tú, ¿qué prefieres hacer? ¿Vivir como piensas o pensar cómo vives?

 

GTD como Filosofía

El Control y la Perspectiva son un Camino

Camino control y perspectiva“Las habilidades que usted adquirió anteriormente pueden no ser las habilidades necesarias para llegar a donde necesita ir”. (Michael Watkins)

Laboralmente comparto con directivos, de hecho soy uno  de ellos. En mi experiencia he visto como buenos profesionales han sido promovidos a cargos de mayor responsabilidad. He visto de cerca como algunos de ellos han logrado adaptarse a los nuevos desafíos y he visto como otros han fracasado. No todos logran   triunfar en el nuevo escenario al cual han sido promovidos. ¿Qué factores hacen que un buen profesional triunfe o fracase al ser promovido a un nuevo cargo?  Las respuestas son múltiples. De hecho Michael Watkins desarrolla muy bien este tema en How Manegers Become Leaders. Por mi parte en  esta entrada quiero exponer una:  Los buenos líderes están siempre  aprendiendo y adaptándose, tomando control de sus asuntos y perspectiva en su vida personal y profesional.

 

Buenas intenciones con malas elecciones

Un directivo no  puede pretender tomar buenas decisiones en los diversos contextos sólo con buena voluntad y con lo aprendido en experiencias anteriores. Actuar así puede transformar el espacio de trabajo en un terreno pantanoso del cual resulte muy difícil salir. Veamos algunos ejemplos:

  • Para un directivo un correo sin leer puede no ser gravitante. No atender en un día el correo es un problema, pero varios días sin procesar  la bandeja de entrada es  activar   bombas de tiempo a discreción.
  • Comenzar la jornada de trabajo revisando el correo es un error. Pero organizar el trabajo en la medida que se abren los correos es síntoma de falta de propósitos y de agenda personal.
  • Escuchar en una entrevista o en una reunión es correcto. No tomar nota de lo acordado es temerario.
  • Tener un cuaderno de apuntes es buena señal, no procesar la notas es peligroso . Pero no tener un sistema de seguimiento de compromisos y tareas es nefasto.
  • Tomar decisiones es bueno, decidir movido por el entusiasmo o el desánimo, por aprobación o desaprobación de los demás, no es aconsejable. Pero decidir sin tomar en cuenta el aporte que se quiere hacer en la organización es perderse en el bosque de los  diversos intereses.
  • Trabajar comprometido con el corazón y la mente es bueno. Postergar el  tiempo personal por compromisos laborales es altruista pero sacrificar sistemáticamente a la familia, la salud y otros intereses por el trabajo empobrece y apaga la alegría del alma.

 

Los desafíos del Directivo.

El día de un directivo es intensa, comienza  antes de las ocho a.m. y termina después de las 18.00 hrs. Una jornada puede llevar entrevistas, revisión de documentos, preparación de informes, reunión de equipos, llamados telefónicos, interrupciones, interrupciones e interrupciones. Sin contar la cantidad de correos electrónicos que se acumulan en la bandeja de entrada. Aquí nace el primer gran desafío del directivo: tener bajo control todos sus asuntos, siendo proactivo en los diversos frentes abiertos, distinguiendo las señales de los ruidos,  decidiendo en que asuntos va “a tomar el toro por las astas” y cuales va a delegar; que asuntos  va a dejar “incubando”, cuales serán archivados o cuales simplemente no se tratarán. El segundo gran desafío,   tiene que ver con la contribución de valor para la institución. Esto en  palabras de Peter Drucker, sería que  ellos aprendan a ser eficaces tomando buenas decisiones que impactan en la ejecución   y en  la obtención de buenos resultados para su institución.  Para esto, ellos crean y animan diversos proyectos que van dando vida y perspectiva a la institución.

 

La Efectividad se aprende

Afortunadamente la historia directiva no comienza con nosotros y hay muchos evangelistas de la organización personal, de la  gestión del tiempo, de la eficiencia  y efectividad personal.  David Allen es el padre de muchos de ellos y   lidera una metodología propia basada en la observación, acompañamiento y sistematización de sus experiencias con  directivos y ejecutivos estresados por los diversos desafíos de sus trabajos.  Este método destinado para hombres y mujeres de la sociedad del conocimiento que aspiran a tener control y perspectiva en sus vidas, tanto en lo personal como en lo profesional. Este método lo bautizó Getting Things Done (GTD) y fue el título de  su primer libro. Esto se puede traducir  como hacer las cosas. Ahora bien, este  libro de Allen fue traducido al español como Organízate Con Eficacia, Máxima productividad personal sin estrés.

Por lo anterior, habiendo un método probado no importa  que tan malas son tus prácticas de gestión personal sino cuanta disposición  tienes para desaprender de lo que sea necesario  para aprender nuevos hábitos que te alejen de la zona de confort para llevarte a la zona de aprendizaje. En otras palabras, lo importante  no es cual es tu situación actual sino cual es lugar al cual quieres llegar.

Desde que Allen publicó su libro, profesionales de distintas industrias han hecho el camino que lleva a un estilo personal con menos estrés, con mayor control del mundo personal y con mayor perspectiva en su vida.

Iniciamos un nuevo camino

Con este artículo comenzamos  una serie de publicaciones destinadas a directivos que se animan a salir de su zona de confort y están disponibles para desarrollar sus competencias personales  buscando incrementar la efectividad personal y la contribución original a sus organizaciones mediante la metodología GTD.

Imagen Camino de Santiago Flickr

El Control y la Perspectiva son un Camino

No Seas Espectador. ¡Escribe Tu Proyecto Personal!

Escribir Proyecto Personal

Se Abre el Telón

Con la llegada de marzo se dio inicio al año laboral en Chile y en todo el hemisferio sur. Por lo anterior, una serie de rutinas se activan. En lo personal, levantarse más temprano, retomar rutinas familiares. En lo laboral iniciar proyectos, participar reuniones,  realizar tareas asignadas, recibir pedidos de compañeros y clientes, realizar compromisos,  y muchas actividades más.

Todo indica que se ha abierto el telón y una nueva obra esta por comenzar. Por esto el tiempo es una nueva posibilidad para hacer de este año una obra magistral que al final el público aplauda de pie por la notable actuación. O por el contrario, la obra puede ser de tal calidad que al final los asistentes se retiren en silencio. ¿De que depende tener un buen año si sabemos que los contextos son inciertos y cambiante? ¿Cómo “hacer un buen papel” si desconocemos las escenas en las cuales vamos a actuar? En el lenguaje teatral diremos que la clave esta en escribir un buen guión y en tener la capacidad de improvisar y crear cuando la situación lo amerite sin perder el motivo central que da vida al personaje.

Contenidos.

Los contenidos de esta entrada son:

  1. La relevancia  de crear un proyecto personal.
  2. Como se escribe un proyecto personal
  3. Sugerencias para que el proyecto personal se desarrolle adecuadamente

 

¡Diferénciate!

El guión de los animales esta escrito  por su instinto. En cambio el guión de las personas esta en blanco dada su conciencia y libertad, y comienza a escribirse desde su estadía en el vientre materno, pasando por la infancia transitando por diversas etapas de crecimiento y madurez. Nuestra diferencia fundamental con los animales es la capacidad de determinar nuestro destino a pesar de la historia y las circunstancias que nos ha tocado vivir. 

La pregunta más importante no es ¿quien soy? sino ¿quién quiero ser? Lo concluyente no es ¿cómo fue tu infancia? Sino ¿qué historia quieres escribir?

 Decidir que quiero hacer con mi vida es una tarea existencial que no se puede delegar. Si la respondemos desde lo mejor de nosotros mismos nos ayudará a tener una vida auténtica. Responder esta pregunta desde los estereotipos de la sociedad no puede llevar a una vida alienada. Y en palabras del célebre discurso de Steve Jobs en Standford “el tiempo es limitado, por lo tanto no lo gasten  viviendo la vida de otros… Tengan el coraje de seguir al propio  corazón e  intuición”

Por lo anterior, crear propósitos personales que le den sentido a la vida es un acto de responsabilidad y de fidelidad al llamado personal.

Los propósitos son medios que permiten ir avanzando en el camino de la autodeterminación y realización personal.

Escribe tu Proyecto Personal

Los propósitos personales   son como semillas que están llenas de posibilidades esperando caer en un buen terreno donde puedan dar mucho fruto. Estas semillas las podemos cultivar  en nuestra mente y lo más probable es que crezcan con fuerza los primeros días pero  con el paso del tiempo  se ahogarán dada las   las diversas preocupaciones del día a día.  Pero si estas semillas las trasplantamos de nuestra mente a un documento escrito llamado proyecto personal , sea en una libreta de papel  o en un dispositivo digital estas semillas darán fruto.  Si somos capaces de escribir  nuestros sueños, estableciendo un plan con objetivos, hitos personales, fechas de revisión y de cumplimiento . Si además somos capaces de abonar estas semillas  con nuevos hábitos y con condiciones favorables las probabilidades de tener una cosecha abundante a fin de año es casi segura.

Ahora bien, en nuestra vida tenemos distintas áreas de responsabilidad dependiendo de los compromisos que tenemos con nuestros seres queridos, otras personas y nosotros mismos. Por lo general algunas áreas de responsabilidad son: 

  • Familia 
  • Trabajo
  • Salud
  • Finanzas
  • Espiritualidad
  • Otras…

Los buenos propósitos y objetivos están contextualizados al interior de las áreas de responsabilidad . De este modo se evita ser genérico y descuidar áreas. Por ejemplo, si tu proyecto personal tiene un propósito en el área laboral  y no tiene objetivos el el área familia o salud, es probable que no asignes tiempo ni recursos a estas áreas. Y las facturas que pasa la vida son caras. 

 

Imagina y Diseña

Ya tenemos presente que un plan personal implica buenos propósitos en nuestras áreas de responsabilidad. Pero ¿cómo elaboró mi plan? Para elaborar un proyecto personal hay muchas técnicas. En lo personal recomiendo  la indagación apreciativa. Esta técnica tiene la cualidad de partir de lo positivo, es muy energizarte y se utiliza tanto en el plano personal como organizacional para innovar.

Veamos de que se trata. Su método consta de 5 pasos, conocido como las 5D (en inglés) que nombro y describo  brevemente:

  1. Definición del tema o tarea prioritaria. ¿Qué aspecto  positivo de tu persona sientes que puedes desarrollar mejor?
  2. Descubrir lo positivo respecto al tema a tratar. ¿Qué experiencias positivas tienes en este tema?
  3. Soñar con lo mejor que podría ser. ¿Como te imaginas en el futuro respecto a este tema?
  4. Diseñar un plan ¿que debes hacer para hacer realidad tu sueño?¿Qué plan debes elaborar? ¿que metas debes establecer? ¿Qué hitos debes lograr?
  5. Construir el destino mediante acciones congruentes. Realiza tu plan y celebra.

Para trabajar en tu Proyecto Personal necesitas espacio y tiempo. Busca un lugar donde te sientas a gusto y te permita escribir con tranquilidad sin interrupciones. También elige el momento del día adecuado, una hora en la que cantes con energía suficiente para   concentrarte  y permanecer focalizado en tu proyecto por más de treinta minutos.

Cuida Tu Proyecto

Cualquier proyecto personal puede fracasar si no tienes claridad del terreno que estas pisando o  no tienes en cuenta las diversas influencias del medio. La teoría de las campos de fuerza se puede aplicar a la dinámica del proyecto personal.

La teoría de campo fue elaborada por el sicólogo Kurt Lewin ofrece una buena interpretación del juego de tensiones que se producen cuando  nuestras metas  entran en juego con  las diversas influencias  de nuestra ambiente.

Para Lewin la conducta no se deduce sólo de las motivaciones o metas de la persona. La conducta ha de entenderse como el resultado de las diversas influencias y tensiones  existentes en una situación. A esto Lewin le llama campo. En otras palabras, para lograr una meta debes construir situaciones positivas que tengan un valor superior a las fuerzas negativas. Así podrás avanzar hacia   tu situación deseada.

Por ejemplo, si como meta personal en el área de efectividad personal, declaras tener controlado el correo, dejando la bandeja de entrada una vez al día en 0. Para esto, debes crear campo de fuerza positivo, donde  se pueda realizar esta actividad de leer correos, responder brevemente los que correspondan, guardar archivos adjuntos para leer después,  enviar a una lista de tareas aquellos asuntos que piden hacer  algo .  Esta actividad podría ser en diversos momentos, cuando las posibilidades de  interrupción son menos probables. Aquí la motivación y las condiciones se conjugan creando fuerzas positivas. Por el contrario,  difícilmente podremos avanzar  si estamos tensionados por interrupciones de compañeros o por la presión de entregar un informe con una hora de vencimiento próxima. Aquí la motivación se tensiona más, dada fuerzas negativas que impiden avanzar en la dirección deseada.

Esto mismo dicho parafraseando a Sun Tzu queda de la siguiente manera: si quieres ganar una batalla debes conocerte  a ti mismo, conocer muy bien a tu enemigo y elegir correctamente el terreno y el tiempo para entrar en combate.  Es decir, el entusiasmo y el voluntarismo no te llevará de por si al logro de tus metas. La elaboración de un buen plan requiere de un análisis inteligente de las diversas condiciones que te rodean y elegir aquellas que te son favorables para la consecución de tus objetivos.

Resumiendo

Cada año entrega una nueva oportunidad para dejar tu huella en el mundo. Para resolver adecuadamente el dilema entre una vida auténtica y una vida alienada debes pasar del buen deseo a la acción mediante la creación de un proyecto personal. Esto lo puedes escribir   con  baja tecnología mediante papel y lápiz o con alta tecnología, mediante un buen procesador de texto o una aplicación móvil o web. Lo importante es sacar de la cabeza los buenos deseos y  sembrar en un terreno adecuado tus propósitos y revisarlo periódicamente para que las preocupaciones no lo ahoguen.

Finalmente dos sugerencias, primero, parte desde lo mejor de ti, Segundo, sea cual sea tu plan, crea inteligentemente el mejor ambiente posible para tus acciones fluyan como el agua de un río que va hacia el mar.

Por último, si crees que este artículo le puede ayudar a alguien…¡Por favor compártelo!

 

 

 

 

No Seas Espectador. ¡Escribe Tu Proyecto Personal!

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El Blog

El año 2015 fue el inicio del  blog Praxis y Poesía como un esfuerzo de compartir el camino personal y comunitario de un grupo de directivos de educación animados en la  cruzada de mejorar la productividad personal y grupal dada las diversas tensiones  laborales y las no pocas preocupaciones personales.

El Método

La creación del blog fue la segunda fase de un recorrido previos de cuatro años que comenzó con la lectura de Organízate con Eficacia de David Allen y que luego continúo con la elección de una aplicación comunitaria para gestionar nuestro flujo de tarea, pero que desembocó en la sintonía con una filosofía  que busca el máximo de efectividad manteniendo el control de nuestras cosas, vinculándonos con el logro de nuestros objetivos a corto, mediano y largo plazo. En este sentido, somos un grupo de  discípulos  de la metodología Getting Things Done (GTD) que se puede traducir literalmente como hacer las cosas. La metodología GTD transmite el evangelio que es posible vivir con intensidad el presente, exorcizando el estrés, con altos estándares de efectividad personal, sacando afuera de nuestra mente todas las preocupaciones, trasvasijándolas en un sistema confiable de trabajo afuera de nuestra cabeza. Todo esto para estar 100% disponible en el aquí y en al ahora.

La Síntesis

Cada artículo de este blog se escribió para iluminar alguna problemática de nuestro equipo de trabajo. Ahora bien, con mucha alegría les comparto nuestro primer Ebook Como Ser Más Efectivo que contiene los siete artículos más leídos  durante el año 2015.  Por ende, el orden de los capítulos no tiene una lógica temática sino que refleja las preferencias de nues tros lectores. A todos ellos gracias.

Puedes leer nuestro Ebook directamente en  la página web  en Papyrus.  O descargar Como ser más Efectivo   en el formato del lector de libros preferido para  tu tablet. 

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Ahora te toca a ti.

Este libro es semejante a una gota de agua en el océano de la información,  pero se puede transformar en un manantial,  para quien camina agobiado en el desierto del estrés laboral y personal, sin dominar el arte de la efectividad. Con este anhelo te invitamos a  compartir este  libro en tus redes.

 

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