Las Trampas del Correo Electrónico

tela de araña
Del mismo modo, como las arañas tejen sus redes de modo casi invisible para atrapar a sus presas, el correo electrónico tienes sus hilos invisibles que te pueden atrapar sin dejar avanzar en aquello que realmente quieres o debes hacer.
Para evitar ser capturado por el estrés de los múltiples requerimientos que nos llegan por los correos.  Para no perderse en el cúmulo de información que nos llegan en un sin fin de mensajes. Para evitar llegar al fin del día con la sensación que te has movido como loco pero aun no has hecho nada, la metodología Getting Things Done (GTD), traducida como Organización Eficaz,  es una herramienta poderosa que te ayuda a tener el control de tus bandejas de entradas manteniendo en curso tu agenda.
TRAMPAS
Veamos cuales son algunas de las trampas invisible más comunes en el uso del correo electrónico.
  1. Llegar a tu lugar de trabajo y lo primero que haces es ver tu bandeja de entrada y responder tus  correos.
  2. Tener a la vista tus correos electrónicos y organizar tu tiempo de trabajo  de acuerdo a sus requerimientos.
  3. Revisar la bandeja de correos muchas veces durante el día.
  4. Dado que tienes un gran número de mensajes sin responder,  sólo procesas los correos que están encima.
  5. Leer todos los correos de la bandeja de entrada sin registrar lo que vas a hacer con ellos.
El CORREO
El Correo nos transmite muchas cosas:   información,  peticiones, reclamos, ofrecimientos, información y diversas conversaciones de nuestro equipo de trabajo, familiares o asuntos personales.
Esta información por si misma sobrepasa nuestra disponibilidad de tiempo. Por ende, si nos dejamos atrapar por la tentación de responder en el momento uno por uno los mensajes, lo más probable es que después de un bloque de tiempo no lleguemos a revisarlos todos y puede suceder que un correo crítico para una decisión no sea procesado dejándonos en incumplimiento.
Por otra parte, si queremos ser eficiente en mantener en cero nuestra bandeja, lo más probable es que no avanzaremos con energía en un proyecto o tarea que requiera nuestra dedicación.
LA SALIDA.
 Por lo anterior, resulta adecuado una lectura a cada correo , teniendo un par de preguntas guías:  ¿de que se trata? ¿debo hacer algo con esto?
  • Si no debemos hacer algo con el correo… a la basura.
  • Si es información de una conversación donde participo se guarda.
  • Si el correo tiene información de referencia, tales como archivos en word, excel u otro formato, se archiva en mi sistema de carpetas.
  • Si debo hacer algo con el correo. Acciones tales como llamar, pedir más información, interactuar con otras personas… etc. Debo registrar esas acciones  en algún sistema para luego procesarla. Mi sistema puede ser papel y lápiz en una libreta o una aplicación vinculada directamente a mi correo. Pero lo importante es registrar.

Una vez que hemos procesado todos los mensajes, teniendo una visión global, procesamos estos requerimientos que se suman a los que ya tengo en mi sistema de trabajo. De este modo,  podremos decidir con mayor claridad cuales van a ser las próximas acciones que vamos a realizar.

En mi caso, con este procedimiento, proceso mis correos unas tres o cuatro veces al día. Y si algo es muy importante,  las personas llaman o me visitan.

LA EXCEPCIÓN
 Ahora bien, este procedimiento  tiene una excepción: la regla de los dos minutos, David Allen sostiene que si hay una tarea que se puede despachar en menos de dos minutos.. ¡ Hazla inmediatamente! Esto, porque resulta más eficiente su gestión inmediata que postergar la tarea para un segundo momento. Aquí postergar significa una mayor   cantidad de tiempo y energía. Por lo tanto es ineficiente. Ejemplo, si el correo es el cumplimento de una tarea que tu solicitaste, basta escribir gracias. Si alguien te envía una citación, basta agendarla y listo. Si alguien adjunta información importante de un proyecto basta archivarla y “registrar analizar documentos”.
Con este simple procedimiento, sumado a una práctica constante tu tiempo de trabajo puede ser mucho más productivo y tu nivel de control sobre lo que pasa a tu alrededor se incrementa.
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