Derrota al estrés, comienza a escribir.

estres escribir

“Dadme un punto de apoyo y moveré el mundo”.  (Arquímedes)

 

Si algún amigo mío estuviese en problemas al sentirse sobrepasado, estresado, cansado y agobiado  para responder a sus diversos compromisos,  le diría  parafraseando a Arquímedes: “comienza por tomar nota  y moverás tus cosas hacia el lugar que quieras”.

Distintos modos de abordar el desafío

En ambientes laborales complejos, cambiantes y volátiles  no es extraño encontrarse con tensiones, estrés,  fallas y errores, que no tienen que ver tanto con  la buena voluntad de quienes hacen las cosas, sino con la inteligencia para  abordar la  marea de cosas que desbordan las  posibilidad de tiempo, energía y recursos personales.  Por eso, la autogestión es clave. En lugar de tener todo bajo control a “modo de comandante en jefe” en una gran campaña, algunos  se activan al   “modo bombero, apagando incendios con diversas cosas que se necesitan resolver aquí y ahora, pero que se activaron mucho tiempo atrás en una reunión, en un llamado telefónico, en un correo electrónico  o simplemente en una toma de conciencia personal que no se tomo nota ni se gestionó oportunamente. Pero el escenario aun puede ser peor, pues algunos se  activan el modo  quemado   al sentirse impotentes y sin fuerzas frente a los desafíos laborales o personales. Aquí el estrés se hace permanente, cuando la sensación de logro  esta ausente y la negación del problema acrecienta la crisis personal.

Evitar las trampas del estrés, incrementar el control de nuestro entono es la clave y esto se puede aprender sin utilizamos los medios adecuados para hacer bien las cosas.

Hacer bien las cosas

Todos estamos de acuerdo en hacer bien nuestro trabajo, ninguna persona sana busca hacer mal las cosas. Cada uno quiere hacer lo correcto y que las cosas ocurran. Buscamos  lograr nuestros objetivos, dar los pasos necesarios para llegar al lugar que deseamos. Sin embargo, no todos estamos de acuerdo en cual es la mejor forma para ser efectivos.

La efectividad tiene un método

La solución  tiene que ver con el método de gestión de las cosas personales y   los compromisos. Este método se llama efectividad personal y tiene que ver con una serie de pasos para mantener bajo control las cosas y darle altura a tu vida. Este método permite crear un sistema de gestión personal confiable vaciando la mente en un sistema confiable externo, sea análogo o digital. Esto porque la mente,  tal como dice David Allen, es muy buena para crear ideas pero muy mala para almacenarlas. La mente como sistema de recordatorios interno es limitado. Podemos recordar una, dos, tres y hasta 9 cosas a la vez. Pero pensar que podemos recordar 10, 15 o 20 cosas al mismo tiempo es engañarse.

 

Hacia una praxis efectiva

El punto de apoyo para  sacar de la cabeza las cosas y comenzar a crear un sistema externo confiable  es escribir, tomar nota, registrar, capturar. Esto lo podemos aplicar en distintas situaciones. Aquí enumero algunos contextos recurrentes en ambientes laborales en los cuales registrar es la clave para incrementar el control y reducir el estrés:

  • Reuniones: Cuando se trabaja en equipo registrar es fundamental. No se trata   tan solo de escribir  lo conversado, sino de capturar los acuerdos. Se trata de tomar nota  sobre los compromisos que he tomado o me han sido asignados. Tomar nota de la fecha de cumplimiento y clarificar al máximo las condiciones de satisfacción del compromiso. Cuantos malos i o frustraciones se evitarían si esto se clarifica. A modo de ejemplo, en nuestro grupo de trabajo tenemos la siguiente máxima: “Lo que no se escribe no existe”. Esto porque somos conscientes que si alguien se compromete con algo y no toma nota es altamente probable que no cumpla, porque al terminar la conversación su atención será copada por múltiples cosas que pueden dejar en el olvido lo conversado. Tomar nota es un acto de gestión por  compromisos.
  • Correo Electrónico: La  bandeja de correo contiene habitualmente  muchos mensajes de múltiples temas y que se deben trata de diversas maneras. Al leer  un mensaje que  conlleva alguna acción  que no se puede hacer en el momento, es fundamental registrar esta acción futura para no olvidarla. Para esto, puedes tomar nota en tu libreta sobre el asunto. Ahora bien, si tienes una aplicación para gestionar tareas, puedes reenviar el mensaje al buzón de entrada para gestionarla después. De esto modo en poco tiempo puedes vaciar toda la bandeja de entrada y seguir abordando tus prioridades del día.
  • Interrupciones: Resulta casi inevitable perder el foco en una tarea cuando alguien nos interrumpe. Por eso, para volver lo antes posible a la tarea en que se estaba, después de atender al compañero o compañera de trabajo, tomar nota de lo solicitado u ofrecido,  nos permite hacernos cargo de la novedad sin abandonar la tarea.
  • Llamados Telefónicos: Los llamados telefónicos de trabajo y también los personales, muchas veces merecen el mismo trato de una reunión, porque en el fondo se tratan de encuentros donde  puedes surgir  pedidos, ofrecimientos, reclamos, declaraciones y compromisos. Tomar nota es un acto de compromiso.
  • Ideas: Nuestra conciencia y emocionalidad trabajan constantemente. Estar atento a lo que pasa en nuestro mundo interior es una de las llaves del crecimiento personal. Registrar emociones, ideas, temores, sueños, preocupaciones, para luego retomarlas, se puede transformar en  un hábito que desarrolle tu inteligencia emocional de manera silenciosa pero impactante. A modo de ejemplo, en tu libreta de apuntes registra a pie de página tus ideas usando alguna marca. Pueden ser puntos suspensivos, asterisco o el que sea. Con tal que sepas que al revisar estas notas, esto es algo que hay que “rumiar”.

A mover las fronteras de lo posible.

Tomar notas es el punto de apoyo para tu gestión personal. Esto lo puedes hacer    en un sistema análogo como una libreta de apuntes o un sistema digital como una aplicación de tareas. Así comenzarás a sacar las cosas de tu cabeza y comenzarás a liberar tu energía para reflexionar, analizar y decidir en lugar de recordar.  Pero atento, la mejor libreta de apuntes vale cero si luego no se procesa. Por eso, al termino del día, procesar tus notas y recordatorios. Así  comenzarás a organizar tu mundo personal para decidir que vas a hacer y que no vas a hacer. Luego podrás decidir a que objetivos le dedicarás tu atención y cuales quedarán a la espera. Así, tu conciencia estará moviendo las fronteras de lo posible a la hora de hacer una acción que sin tu sistema de registro no sería probable.

 

 

Derrota al estrés, comienza a escribir.

Claves para formar hábitos según la ciencia

nuevo hábito

“Todo cambio es difícil al principio, desordenado en el medio y tan precioso al final.” ~ Robin Sharma

¿Se puede aprender un nuevo hábito después de los 18 años?

Aprender y entrenarse en los hábitos de la metodología GTD requiere mucho esfuerzo, perseverancia y resiliencia.  Por lo tanto, no es de extrañar que algunos desistan y otros perseveren. El desafío es más complejo cuando un equipo de trabajo decide aprender e implementar esta metodología.

En mi trabajo estoy impartiendo un taller semanal y después de varias sesiones ya aparecen las tensiones, pues los nuevos hábitos de   de  capturar, aclarar y procesar requieren práctica. Y algunos están a punto de “tirar la toalla” y otros parecen atletas en entrenamiento para una olimpiada. Lo segundo que he observado que la variable edad no es la  relevante. Ocurre que una directora de más de 60  años es una de las más entusiastas, mientras que varios jóvenes tienen dificultades para avanzar.  Pero más allá de lo observado la pregunta que me ha surgido es ¿Se puede aprender un nuevo hábito después de los 18, 25, 35 o 45 años? Si ya no somos niños, ¿podemos seguir aprendiendo? Algunos dirán que si  y otros dirán que no.  Por lo anterior me dedique a buscar  y encontre la respuesta en la investigación de  Karol Dweck y en el poder de las pequeñas victorias, que  describo a continuación.

 

Mentalidad de Crecimiento v/s Mentalidad fija.

Karol Dweck, es una sicóloga que  ha estudiado el fenómeno de la perseverancia ante los desafíos o dificultades nuevas y ha descubierto que la respuesta del éxito y el fracaso no esta en los problemas enfrentados sino en  la mentalidad de los sujeto. Se ha hecho famosa con su libro  Mindset. Ella, ha demostrado que quienes enfrentan un desafío con mentalidad crecimiento, avanzan mediante ensayo y error, intentan diversas estrategias para resolver problemas. Ellos creen que las cualidades se pueden desarrollar mediante el esfuerzo. En cambio quienes enfrentan un nuevo problema con mentalidad fija, al equivocarse experimentan vergüenza, se sienten tontos y desisten, porque creen que sus cualidades están talladas en piedra, son los que son y punto. Pero lo más relevante de su investigación es haber demostrado que quienes tienen la mentalidad de crecimiento desarrollan su cerebro, crean más conexiones neuronales y literalmente son más inteligentes. En cambio quienes huyen del error no desarrollan sus habilidades y se estanca su crecimiento.

Por lo tanto aprender los hábitos GTD no tiene mucho que ver con la edad sino más bien con la mentalidad que tenemos al enfrentar el desafío de capturar, aclarar, procesar y revisar. Si creemos que con esfuerzo podemos desarrollar habilidades nada nos detendrá en nuestro aprendizaje. Pero si creemos que no tenemos habilidad y ya no podemos cambiar, estaremos perdidos

Si quieres profundizar más en estos conceptos te dejo esta conferencia magistral de Carol Dweck  en TED.

 

 

El Poder de las Pequeñas Victorias

Por lo tanto, aprender un nuevo hábito no es sólo un ejercicio mecánico, ante todo, es una conversación interna con uno mismo. Estar atento a lo que nos decimos cuando fallamos en algo, es fundamental para aprender  perseverar. Afortunadamente es posible cambiar de mentalidad tal como comente en  aprende GTD con hábitos optimistas. Es decir,  podemos emprender nuevos hábitos  hackeando nuestro cerebro usando a nuestro favor el poder de las pequeñas victorias.

Una segunda respuesta la encontré en  una interesante publicación  sobre El poder de las pequeñas victorias. En este artículo se señala que el hacer seguimiento a los pequeños logros aumentan la motivación. Por lo tanto, registrar el  propio progreso ayuda a apreciar las pequeñas victorias. Este ejercicio aumenta nuestra confianza. Así podemos  intentar nuevos esfuerzos y buscar mayores victorias.  El fundamento de este círculo virtuoso reside en la activación del circuito de recompensa en el cerebro, después de cada logro. En particular se libera un neurotransmisor llamado dopamina que nos da energía y nos da una sensación de sentirnos bien y además nos motiva para avanzar hacia lo que desencadenó su liberación.

Tips para usar el poder de las pequeñas victorias.

Por lo anterior, para comenzar un nuevo hábito, lo relevante no es la edad sino la actitud que tengamos hacia el nuevo desafío. Y si sabemos que la dopamina puede conspirar a nuestro favor, sólo queda crear un buen plan y actuar . Aquí  te dejo algunos tips que pueden ayudarte en tus pequeñas batallas:

  • Crea un sistema de registro de tus tareas del día, puede ser un sistema de baja tecnología como un papel y lápiz o una aplicación de tu preferencia Para GTD hay una buena cantidad de aplicaciones. Pero más allá de la forma, la clave es registrar, hacer y luego disfrutar el placer de tachar.
  • Crea un pequeño ritual al final de tu jornada para establecer las prioridades y acciones  a realizar en el día siguiente. Para ello procesa tus bandejas de entradas tales como los documentos en tu escritorio, los mensajes en tu correo electrónico, tus llamados telefónicos, tu correo personal etc. De este modo, tu mente tendrá claridad respecto a las acciones a realizar y no serás reactivo.
  • Una vez a la semana revisa tu sistema de registro sea tu libreta o tu aplicación preferida.  Elige el espacio y momento adecuado, donde no tengas interrupciones. No necesariamente será en tu lugar de trabajo, puede ser en tu casa o en buen café. Prepara muy bien el ambiente, un escritorio despejado, una buena taza de café, te o un buen mate pueden crear condiciones adecuadas para que tu cerebro se localice en la revisión. Además puedes seleccionar alguna música que facilite tu concentración.
  • Si tu problema es la dispersión usa la técnica  del Pomodoro para mantener lapsos intensos de concentración. Tanto en Android o en IOS hay varias aplicaciones. Y disfruta el placer de terminar contra viento y marea tus pomodoros diarios.
  • Si te desanimas al iniciar algún nuevo hábito, conversa con otras personas en que estas. Esto incrementa la motivación y el compromiso
  • Si te parece monótono revisar diariamente tus acciones significativas en la formación de un nuevo hábito, únete a  otros que están en la misma cruzada que tú. Para esto te recomiendo Coach.me.

Conclusión.

Si tenemos más de 18 años, iniciar un nuevo hábito es un gran desafío. Por eso, si estamos iniciándonos en la metodología GTD no nos debe extrañar las dificultades. Ahora bien, si queremos ganar la batalla,  lo primero es mentalizarnos postivamente, y  lo segundo es practicar constantemente. Para esto, un buen truco que refuerza nuestra voluntad,  nuestras emociones y pensamientos positivos es usar el poder de las pequeñas victorias. Por lo  tanto, no abandones tus cruzadas personales, elige batallas pequeñas que día a día te permitirán conquistar más y más  terreno en el mundo de la efectividad personal.
Imangen tomada de apleno.net.

 

Claves para formar hábitos según la ciencia

El Control y la Perspectiva son un Camino

Camino control y perspectiva“Las habilidades que usted adquirió anteriormente pueden no ser las habilidades necesarias para llegar a donde necesita ir”. (Michael Watkins)

Laboralmente comparto con directivos, de hecho soy uno  de ellos. En mi experiencia he visto como buenos profesionales han sido promovidos a cargos de mayor responsabilidad. He visto de cerca como algunos de ellos han logrado adaptarse a los nuevos desafíos y he visto como otros han fracasado. No todos logran   triunfar en el nuevo escenario al cual han sido promovidos. ¿Qué factores hacen que un buen profesional triunfe o fracase al ser promovido a un nuevo cargo?  Las respuestas son múltiples. De hecho Michael Watkins desarrolla muy bien este tema en How Manegers Become Leaders. Por mi parte en  esta entrada quiero exponer una:  Los buenos líderes están siempre  aprendiendo y adaptándose, tomando control de sus asuntos y perspectiva en su vida personal y profesional.

 

Buenas intenciones con malas elecciones

Un directivo no  puede pretender tomar buenas decisiones en los diversos contextos sólo con buena voluntad y con lo aprendido en experiencias anteriores. Actuar así puede transformar el espacio de trabajo en un terreno pantanoso del cual resulte muy difícil salir. Veamos algunos ejemplos:

  • Para un directivo un correo sin leer puede no ser gravitante. No atender en un día el correo es un problema, pero varios días sin procesar  la bandeja de entrada es  activar   bombas de tiempo a discreción.
  • Comenzar la jornada de trabajo revisando el correo es un error. Pero organizar el trabajo en la medida que se abren los correos es síntoma de falta de propósitos y de agenda personal.
  • Escuchar en una entrevista o en una reunión es correcto. No tomar nota de lo acordado es temerario.
  • Tener un cuaderno de apuntes es buena señal, no procesar la notas es peligroso . Pero no tener un sistema de seguimiento de compromisos y tareas es nefasto.
  • Tomar decisiones es bueno, decidir movido por el entusiasmo o el desánimo, por aprobación o desaprobación de los demás, no es aconsejable. Pero decidir sin tomar en cuenta el aporte que se quiere hacer en la organización es perderse en el bosque de los  diversos intereses.
  • Trabajar comprometido con el corazón y la mente es bueno. Postergar el  tiempo personal por compromisos laborales es altruista pero sacrificar sistemáticamente a la familia, la salud y otros intereses por el trabajo empobrece y apaga la alegría del alma.

 

Los desafíos del Directivo.

El día de un directivo es intensa, comienza  antes de las ocho a.m. y termina después de las 18.00 hrs. Una jornada puede llevar entrevistas, revisión de documentos, preparación de informes, reunión de equipos, llamados telefónicos, interrupciones, interrupciones e interrupciones. Sin contar la cantidad de correos electrónicos que se acumulan en la bandeja de entrada. Aquí nace el primer gran desafío del directivo: tener bajo control todos sus asuntos, siendo proactivo en los diversos frentes abiertos, distinguiendo las señales de los ruidos,  decidiendo en que asuntos va “a tomar el toro por las astas” y cuales va a delegar; que asuntos  va a dejar “incubando”, cuales serán archivados o cuales simplemente no se tratarán. El segundo gran desafío,   tiene que ver con la contribución de valor para la institución. Esto en  palabras de Peter Drucker, sería que  ellos aprendan a ser eficaces tomando buenas decisiones que impactan en la ejecución   y en  la obtención de buenos resultados para su institución.  Para esto, ellos crean y animan diversos proyectos que van dando vida y perspectiva a la institución.

 

La Efectividad se aprende

Afortunadamente la historia directiva no comienza con nosotros y hay muchos evangelistas de la organización personal, de la  gestión del tiempo, de la eficiencia  y efectividad personal.  David Allen es el padre de muchos de ellos y   lidera una metodología propia basada en la observación, acompañamiento y sistematización de sus experiencias con  directivos y ejecutivos estresados por los diversos desafíos de sus trabajos.  Este método destinado para hombres y mujeres de la sociedad del conocimiento que aspiran a tener control y perspectiva en sus vidas, tanto en lo personal como en lo profesional. Este método lo bautizó Getting Things Done (GTD) y fue el título de  su primer libro. Esto se puede traducir  como hacer las cosas. Ahora bien, este  libro de Allen fue traducido al español como Organízate Con Eficacia, Máxima productividad personal sin estrés.

Por lo anterior, habiendo un método probado no importa  que tan malas son tus prácticas de gestión personal sino cuanta disposición  tienes para desaprender de lo que sea necesario  para aprender nuevos hábitos que te alejen de la zona de confort para llevarte a la zona de aprendizaje. En otras palabras, lo importante  no es cual es tu situación actual sino cual es lugar al cual quieres llegar.

Desde que Allen publicó su libro, profesionales de distintas industrias han hecho el camino que lleva a un estilo personal con menos estrés, con mayor control del mundo personal y con mayor perspectiva en su vida.

Iniciamos un nuevo camino

Con este artículo comenzamos  una serie de publicaciones destinadas a directivos que se animan a salir de su zona de confort y están disponibles para desarrollar sus competencias personales  buscando incrementar la efectividad personal y la contribución original a sus organizaciones mediante la metodología GTD.

Imagen Camino de Santiago Flickr

El Control y la Perspectiva son un Camino