La Técnica del Pomodoro:  ¡Divide y Vencerás!

técnica pomodoo

En el post anterior comentábamos sobre el timeboxing como un pequeño truco con gran efectividad. Dentro de este contexto la técnica del Pomodoro permite desarrollar  el hábito de bloquear el tiempo. En lo personal, llevo más de un año usando esta técnica y ha significado un antes y un después en el ámbito del tratamiento de documentos, presentaciones, proyectos y tareas que requieren tiempo, energía y concentración.

La técnica del Pomodoro consisten en bloquear  un lapso de 25 minutos para realizar una  actividad, dejando 5 minutos para un pequeño  descanso. Luego repites la actividad. Y cada tres pomodoros el descanso es de 15 minutos. Su autor la bautizo con este nombre porque media el tiempo con un temporizador de cocina en forma de tomate.  En la actualidad, dada la tecnología que poseemos Pomodoro  esta presente, tanto en ambientes IOS como Android y en dispositivos como   teléfonos inteligentes, tablets o Notebooks.

 

BENEFICIOS DE USAR POMODOROS

1.- “Divide y Vencerás”

A Napoleón se le atribuye esta máxima con la cual  enfrentaba a sus grandes enemigos . Intencionalmente generaba las alianzas necesarias o acrecentaba las enemistades pertinentes de modo que a la hora de entrar en combate sus fuerzas enfrentaran a tropas estratégicamente vencibles.  Con los comodoros pasa algo similar. Por muy grande que sea la tarea si la divides con inteligencia y astucia resultarás victorioso después de varias  batallas. De aquí que los 25 minutos resulta una unidad corta pero efectiva.

 

2.- “No Huyas, enfrenta tus fantasmas”

Una de las tendencias naturales ante la adversidad es evitar. Ante tareas que emocionalmente nos resultan desagradables o difíciles tendemos a postergarlas para otro momento, para otro día o para otra semana. Esto se llama procrastinar y es un virus que debilita nuestro efectividad personal. Ante la procrastinación los pomodoros tienen la virtud de situarte frente al desafío, del cual   no hay escapatoria. Y por lo general, a los pocos minutos, los fantasmas desaparecen, tu nivel de concentración se acrecienta  y todo comienza a fluir. En mi caso, una de las tareas que más me cuesta realizar es actualizar el presupuesto familiar una vez al   mes, porque me significa más de una hora, implica  revisar gastos y hacer ajustes. Sin embargo, es una tarea que programo para el sábado en la mañana y con mi aplicación de Pomodoro en mi teléfono no me levanto de mi escritorio hasta que termino, y esto puede significar tres o cuatro pomodoros. De esta manera me libero de una preocupación y me mente esta disponible para otras cosas.

 

3.- “Tu tiempo es oro”

Sin duda alguna el tiempo es uno de los recursos más valiosos  que contamos y hacerlo productivo es fundamental. Poder bloquear en el día diversos momentos y dedicarlos a las tareas mas importantes o las más complejas y al final de la jornada evaluar lo realizado se convierte  en un ejercicio enriquecedor. Esto porque detrás de la asignación de tiempo hay prioridades, hay expectativas, compromisos con uno mismo u otra personas y el trabajo bien hecho acrecienta la sensación de logro personal.

 

4.- “A la Carga”

La pregunta es ¿por qué 25 minutos? ¿ por qué no 30, o 45 o 60 minutos?. Aquí no hay certezas. Al respecto, el mejor argumento que he encontrado es que  la arbitrariedad de  25 minutos responde  a la división de una hora con dos comodoros y sus correspondientes recreos de 5 minutos. Esto es conveniente señalarlo, pues alguien podría trabajar  más concentrado con bloques de 40 minutos y eso es legítimo. Lo esencial es bloquear el tiempo y hacer la tarea que tienes por delante, la cantidad de minutos es accidental. En este punto, me ha ocurrido en ocasiones que,  cuando estoy muy concentrado en una tarea,   suena la alarma del Pomodoro,  y simplemente la apago y continuo con el siguiente bloque. Por esto, si prefieres programar de modo propio tus bloques de tiempo la aplicación  30/30 es la correcta para esto.

Ahora bien, el efecto positivo que genera los bloques 25 minutos es  motivación para “atacar” las tareas.  Desafíos de 25 minutos  resultan razonables y hasta inofensivas y se pueden hacer   con agrado. Pero pensar en una tarea de una hora y media  no  resulta atractiva y los más probable es que termines  postergando esa labor para otro momento. Sin embargo,  usando Pomodoros  puedes  hacer mucho más que esto casi sin darte cuenta.

 

En conclusión, la técnica del Pomodoro es una herramienta que puede impactar positivamente en el desarrollo de la efectividad personal. Para su uso no importa la edad pero si necesita de disciplina y perseverancia.

(Imagen tomada de rapidrabbit.com)

 

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La Técnica del Pomodoro:  ¡Divide y Vencerás!

Timeboxing: Un pequeño truco con gran efectividad

TimeboxingHay cierto tipo de tareas que son grandes y pesadas. Hay cierto tipo de proyectos que requieren mucho tiempo  y concentración. Algunas actividades tales como: escribir un informe, hacer una presentación, confeccionar un presupuesto, revisar evaluaciones, son tareas importantes que difícilmente se pueden realizar en poco tiempo o en cualquier momento. Si a esto le sumamos que en el lugar de trabajo existe interacción con distintos clientes, compañeros y jefaturas, también nos daremos cuenta que las interrupciones son un sabotaje constante. Para este tipo de desafíos el Timeboxing es un pequeño truco con gran efectividad.

El Timeboxing (caja de tiempo) es la asignación de un tiempo fijo a una actividad determinada. Usar estas cajas de tiempo es una buena alternativa para quienes  tienen entre sus manos un proyecto  que  necesitan realizar antes de una fecha determinada. De este modo pueden progresar sistemáticamente en el logro de un objetivo. Por ejemplo, si alguien prepara una informe mensual para su jefe. Hace una cálculo y estima que necesita 5 horas de trabajo. Bien, con está técnica puede bloquear todos los días la primera hora de su jornada. De este modo, al quinto día de trabajo es altamente probable pueda terminar este informe. Ahora bien, si al avanzar se da cuenta que requiere más tiempo, hace los ajustes. Por el contrario, una mala práctica sería postergar el informe hasta el último momento. Esto es  el día antes, ocupando toda la jornada, suspendiendo citas y compromisos y con altos niveles de ansiedad y con mayores probabilidades de cometer errores. Para evitar esto último, el timeboxing es una buena técnica.

El buscar el mejor tiempo para estas cajas de tiempo es crucial. Si sabemos que desde las 10 de la mañana en adelante lo normal es interactuar con  compañeros de trabajo o estar disponible para diversos requerimientos, lo lógico es bloquear el tiempo antes de esa hora. Aquí sería desde 8.30 a 9.30 hrs.  Además, hemos de considerar que en este  horario nuestros niveles de energía son buenos, y por ende, trabajaremos de mejor manera.

El espacio también es relevante, pues, si “nos vamos a encerrar en una caja de tiempo” la idea es que nadie entre. Pues, una interrupción de tres minutos, puede requerir cinco para retomar el nivel de concentración. Esto es difícil si no contamos con un espacio privado.  Para quienes cuentan con secretaría, la solución es sencilla, solicitan bloquear en la agenda esta hora y piden no ser interrumpido. Para quienes no tienen esa posibilidad, otra alternativa es buscar un espacio distinto para “perderse” por una hora. Años atrás, trabajaba como rector en un colegio en Iquique, y las interrupciones y solicitudes eran constantes y debía terminar un proyecto importante. Esto me estaba poniendo muy ansioso.  Por lo que decidí salir de mi oficina durante una semana, por una hora a una sala de clases de un grupo electivo que se ocupaba sólo en las tardes. Esto fue genial, lleve mi notebook  y un par de carpetas y al término de la semana tenía un documento muy robusto y consistente.  Ahora bien, si eres independiente, otra alternativa es instalarte en un Café con tus audífonos, buena música y bloquear el tiempo que sea necesario.

Resumiendo, el practicar el timeboxing es una pequeño truco con gran efectividad en la gestión de proyectos o tareas que requieren mucho tiempo y concentración. Si no lo has ejercitado, te invito a intentarlo y luego comentar tus resultados.

(Imagen tomada de Mindtools.com)

 

Timeboxing: Un pequeño truco con gran efectividad

Aumenta tu productividad: ¡Enfócate!

Enfoque

Focalizarse  resulta todo un desafío en ambientes laborales cada vez más dinámicos, por el poder da la información a través de internet. Nuestros ambientes están saturados de estímulos que nos bombardean constantemente a través de nuestros dispositivos móviles o computadores . Súmense a lo anterior las constantes interacciones e interrupciones con clientes, jefes y compañeros de trabajo. Todo lo anterior nos dispersa y perfectamente puede llenar una agenda semanal sin atender los compromisos o laborales, ni lograr las metas personales. En este escenario somos un velero que navega de acuerdo al viento de la jornada

En un escenario más optimista, ya se han sorteado algunos obstáculos y se ha progresado  en el camino de la efectividad implementando  un método como GTD . Por lo tanto, ya   tienes cierto control sobre los diversos requerimientos que van ingresando a tus diversas bandejas de entrada. Y además puedes tener la virtud de organizar tu trabajo en torno a los diversos contextos donde te mueves. Sin embargo, por muy domesticada que tengas tu aplicación de tareas esto no te libera del problema de la dispersión, si no logras tomar buenas decisiones en terreno  para terminar aquellas tareas vinculadas a tus objetivos personales o laborales más trascendentes.  ¿Para que haces lo que haces? ¿cuales son tus propósitos? nos podría preguntar un coach en su afán de generarnos algún quiebre en nuestro contexto de obviedad.

El enfoque es la incógnita faltante para resolver correctamente la ecuación dispersión versus productividad, tanto para el neófito como para el iniciado. Lograr enfoque significa  estar concentrado por un lapso  razonable sin interrupciones en la tarea más importante.   Gray Keller en su libro ONE thing defiende con fuerza este principio declarando el bloqueo de tiempo como su herramienta favorita. Él señala que en su rutina de trabajo bloquea las primeras cuatro horas de su jornada y con esta simple medida ha logrado resultados extraordinarios.  Ahora bien, esto nos puede resultar extremo dado los ambientes  en los que  trabajamos. Sin embargo, tiene toda la  razón al cuidar los momentos de enfoque al comienzo de nuestra jornada. Por lo anterior cultivar diariamente momentos de enfoque,   desde los  25 minutos  hasta un par de horas,  puede ser es el  mejor hábito que podamos   adquirir en el camino de la productividad, cuando nos organizamos en torno a proyectos. Entendiendo por proyecto cualquier cosa que queramos realizar que para lograr su resultado requiere de dos o más acciones, tal como la define el mismo

Trabajar con enfoque bloqueando tiempo no es fácil  implica una gran disciplina y perseverancia  para que las cosas ocurran. Pues bloquear el tiempo es solo el inicio de una gran batalla interior. Si bloqueas tu tiempo con 25 minutos o dos horas en un proyecto, en el supuesto de tener todos los recursos disponibles para el trabajo  y  en el supuesto de comenzar  ¿que hacer con las notificaciones del computador, del teléfono? ¿que hacer con las interrupciones del jefe o de los compañeros de trabajo? ¿que hacer con los pensamientos que surgen en la mente? Tal vez, contestar  correos, conversar largo y tendido con los compañeros o divagar con la  mente en las vacaciones de fin de año,  sería la alternativa de navegación más espontánea en el mar de  la dispersión. Ante estas situaciones es donde  focalizarse se transforma en hábito y virtud gracias al temple personal que es capaz de producir resultados extraordinarios en el crisol del tiempo bloqueado,  alimentado con  el fuego de la concentración, dejando afuera  las distracciones  de mensajes, notificaciones e interrupciones.

En nuestros ambientes competitivos y cambiantes, trabajar en torno a proyectos bloqueando tiempo mejora considerablemente tus resultados, pues la productividad personal es ante todo  cuestión de enfoque.

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