El Control y la Perspectiva son un Camino

Camino control y perspectiva“Las habilidades que usted adquirió anteriormente pueden no ser las habilidades necesarias para llegar a donde necesita ir”. (Michael Watkins)

Laboralmente comparto con directivos, de hecho soy uno  de ellos. En mi experiencia he visto como buenos profesionales han sido promovidos a cargos de mayor responsabilidad. He visto de cerca como algunos de ellos han logrado adaptarse a los nuevos desafíos y he visto como otros han fracasado. No todos logran   triunfar en el nuevo escenario al cual han sido promovidos. ¿Qué factores hacen que un buen profesional triunfe o fracase al ser promovido a un nuevo cargo?  Las respuestas son múltiples. De hecho Michael Watkins desarrolla muy bien este tema en How Manegers Become Leaders. Por mi parte en  esta entrada quiero exponer una:  Los buenos líderes están siempre  aprendiendo y adaptándose, tomando control de sus asuntos y perspectiva en su vida personal y profesional.

 

Buenas intenciones con malas elecciones

Un directivo no  puede pretender tomar buenas decisiones en los diversos contextos sólo con buena voluntad y con lo aprendido en experiencias anteriores. Actuar así puede transformar el espacio de trabajo en un terreno pantanoso del cual resulte muy difícil salir. Veamos algunos ejemplos:

  • Para un directivo un correo sin leer puede no ser gravitante. No atender en un día el correo es un problema, pero varios días sin procesar  la bandeja de entrada es  activar   bombas de tiempo a discreción.
  • Comenzar la jornada de trabajo revisando el correo es un error. Pero organizar el trabajo en la medida que se abren los correos es síntoma de falta de propósitos y de agenda personal.
  • Escuchar en una entrevista o en una reunión es correcto. No tomar nota de lo acordado es temerario.
  • Tener un cuaderno de apuntes es buena señal, no procesar la notas es peligroso . Pero no tener un sistema de seguimiento de compromisos y tareas es nefasto.
  • Tomar decisiones es bueno, decidir movido por el entusiasmo o el desánimo, por aprobación o desaprobación de los demás, no es aconsejable. Pero decidir sin tomar en cuenta el aporte que se quiere hacer en la organización es perderse en el bosque de los  diversos intereses.
  • Trabajar comprometido con el corazón y la mente es bueno. Postergar el  tiempo personal por compromisos laborales es altruista pero sacrificar sistemáticamente a la familia, la salud y otros intereses por el trabajo empobrece y apaga la alegría del alma.

 

Los desafíos del Directivo.

El día de un directivo es intensa, comienza  antes de las ocho a.m. y termina después de las 18.00 hrs. Una jornada puede llevar entrevistas, revisión de documentos, preparación de informes, reunión de equipos, llamados telefónicos, interrupciones, interrupciones e interrupciones. Sin contar la cantidad de correos electrónicos que se acumulan en la bandeja de entrada. Aquí nace el primer gran desafío del directivo: tener bajo control todos sus asuntos, siendo proactivo en los diversos frentes abiertos, distinguiendo las señales de los ruidos,  decidiendo en que asuntos va “a tomar el toro por las astas” y cuales va a delegar; que asuntos  va a dejar “incubando”, cuales serán archivados o cuales simplemente no se tratarán. El segundo gran desafío,   tiene que ver con la contribución de valor para la institución. Esto en  palabras de Peter Drucker, sería que  ellos aprendan a ser eficaces tomando buenas decisiones que impactan en la ejecución   y en  la obtención de buenos resultados para su institución.  Para esto, ellos crean y animan diversos proyectos que van dando vida y perspectiva a la institución.

 

La Efectividad se aprende

Afortunadamente la historia directiva no comienza con nosotros y hay muchos evangelistas de la organización personal, de la  gestión del tiempo, de la eficiencia  y efectividad personal.  David Allen es el padre de muchos de ellos y   lidera una metodología propia basada en la observación, acompañamiento y sistematización de sus experiencias con  directivos y ejecutivos estresados por los diversos desafíos de sus trabajos.  Este método destinado para hombres y mujeres de la sociedad del conocimiento que aspiran a tener control y perspectiva en sus vidas, tanto en lo personal como en lo profesional. Este método lo bautizó Getting Things Done (GTD) y fue el título de  su primer libro. Esto se puede traducir  como hacer las cosas. Ahora bien, este  libro de Allen fue traducido al español como Organízate Con Eficacia, Máxima productividad personal sin estrés.

Por lo anterior, habiendo un método probado no importa  que tan malas son tus prácticas de gestión personal sino cuanta disposición  tienes para desaprender de lo que sea necesario  para aprender nuevos hábitos que te alejen de la zona de confort para llevarte a la zona de aprendizaje. En otras palabras, lo importante  no es cual es tu situación actual sino cual es lugar al cual quieres llegar.

Desde que Allen publicó su libro, profesionales de distintas industrias han hecho el camino que lleva a un estilo personal con menos estrés, con mayor control del mundo personal y con mayor perspectiva en su vida.

Iniciamos un nuevo camino

Con este artículo comenzamos  una serie de publicaciones destinadas a directivos que se animan a salir de su zona de confort y están disponibles para desarrollar sus competencias personales  buscando incrementar la efectividad personal y la contribución original a sus organizaciones mediante la metodología GTD.

Imagen Camino de Santiago Flickr

El Control y la Perspectiva son un Camino

GTD como Evangelio

 

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La palabra griega evangelio significa buena noticia y en sus orígenes se aplicó al mensaje de Jesús. Muchas personas cuando escuchaban sus  palabras encontraban en ellas una buena noticia que cambiaba sus vidas.  Por ejemplo, “Vengan a mí todos los que estén cansados y agobiados que yo los aliviaré” (Mt 11:28). Para la gente de su tiempo que vivía agobiada por el peso de las normas de la sociedad religiosa que gobernaba, estas palabras  fueron una buena noticia, pues Jesús señalaba que los ritos y normas  no tienen sentido por si mismas si no   van acompañados de una actitud interior.  Y  para quienes se sentían de segunda categoría, marginados o indignos,  Jesús les mostró el amor gratuito de un Dios que se mueve compasivamente hacia los pequeños, los pobres y marginados.

Por eso, extrapolando el significado de evangelio  al ámbito de la efectividad personal, GTD tiene el mérito   de ser una buena noticia para todos aquellos que andan cansados y agobiados por el estrés de la vida moderna, por   los desafíos que conlleva vivir  en un mundo globalizado y trabajar en esta era del conocimiento.

Profundicemos un poco más el tema. Por efectividad entendemos el hacer las cosas de forma eficiente y eficaz. Es decir, hacer algo  usando adecuadamente los recursos disponibles, obteniendo  el logro de nuestros objetivos. Dicho esto, la efectividad tiene que ver con nuestra praxis, con nuestro actuar, con  acciones  para lograr nuestros objetivos en el amplio sentido de la palabra (personal, laboral, familiar, existencial, trascendental…). Siendo el objeto de estudio de la efectividad nuestra praxis, el método GTD ofrece una respuesta plausible para tomar el control de las áreas de responsabilidad que tenemos, de la cantidad de proyectos en los cuales nos embarcamos, del sin fin de acciones que hacemos día a día.

Pero además no descuida el sentido trascendente de la persona al vincular control del presente con perspectiva del futuro, al cultivar los objetivos personales, visión y misión. Por esto, a mi juicio la metodología GTD es más que una herramienta integral y  no se reduce a un mero entrenamiento de habilidades técnicas para dominar con mayor rapidez las bandejas de correos, listas de tareas o alguna aplicación tecnológica. Es más que una herramienta GTD pasa a ser una ciencia para el buen vivir del hombre de hoy.

Ahora bien, al igual que en el tiempo de Jesús en el que muchos escucharon su mensaje pero sólo una pequeño grupo lo siguió como  discípulos y otros como apóstoles, también ocurre que cuando muchos escuchan hablar de GTD sólo un grupo lo acoge como buena noticia y comienza su camino de “conversión” personal. Esto es parte de la dinámica de la libertad humana y de la búsqueda personal del propio camino que lleva a la  realización personal.

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picar piedras construir catedral

¿Qué sentido tiene hacer lo que haces ?

Un  cuento tradicional nos ilustra el fondo de la pregunta.

Un transeúnte se detuvo un día ante una cantera en la que trabajaban  tres compañeros. Pregunto al primero:

-¿Qué haces amigo? Y este respondió sin alzar la cabeza:

-Picando piedras.

Preguntó al segundo:

-¿Qué haces amigo?

Y el obrero acariciando el objeto de su tarea le dijo.

-Ya lo ves, estoy tallando esta hermosa piedra.

Preguntó al  tercero:

-¿Qué haces amigo?

Y el hombre, alzando los ojos  llenos de alegría exclamó:

-¡Estamos   edificando una catedral!
Si hacemos una analogía entre este cuento y nuestro trabajo.  ¿qué respuesta daríamos?

¿Estamos picando piedras o construyendo una catedral? Si nuestra respuesta se acerca más a la primera es una señal que nuestra visión es débil.

No podemos pretender tener éxito en lo laboral si en  personal no hay un sentido por el cual valga la pena el  esfuerzo y la resiliencia. Pretender trabajar sin tener un sentido trascendente es equivalente a una actividad de  picar piedras. Y lo que sería  peor, hacer del trabajo una proyección de  frustraciones personales, lo convertiría en un espacio para “patear piedras”.

En la metodología GTD, la productividad personal se aborda desde dos dimensiones: control y perspectiva. Por un lado, el control permite el dominio de la situación actual y favorece el logro de resultados con el buen uso de los recursos.  Es decir,  el logro de la eficiencia personal. Por otra parte, la perspectiva permite  el logro de los objetivos a corto, mediano y largo plazo. Es decir, logro la eficacia personal.

Ahora bien, dando por supuesto la eficiencia y la eficacia personal, hay un dimensión que  enriquece la praxis en la productividad personal. Esta dimensión es el sentido y la trascendencia en lo que hacemos. Fue Viktor Frankl quien levanto su voz para señalarnos que  la búsqueda de sentido es una de las tareas claves de nuestra existencia. Pues, podríamos tener todos los medios, incluso la fama y el éxito social, pero sentirnos vacíos por dentro.  Lo primordial es estar dirigido o apuntando hacia algo o alguien distinto de uno mismo. Hacia un sentido que cumplir, una causa a la cual servir, o una persona a la cual amar, eso es lo que da verdadero sentido a la vida.

Encontrar el propio sentido tiene tremendas consecuencias para nuestra productividad. Pues, podríamos trabajar como obreros en una cantera con el único objetivo de ganar dinero para comer y vestirnos. Pero también podríamos  trabajar en la misma cantera con la ambición y la pasión de construir una catedral. En otras palabras,  trabajar es una actividad  que no sólo nos permite lograr los objetivos de una institución, y los objetivos personales. Además nos permite trascender y construir algo mucho más grande que una piedra bien tallada.

 

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Lucha contra la dispersión. ¡Toma el control!

dispersion

Caer en  la dispersión significa que nuestra mente atiende diversos requerimientos en el día sin una ruta preestablecida e incursiona en muchos caminos sin llegar a ningún lado.  O lo que es parecido, la dispersión es el fenómeno de hacer cosas  de acuerdo a lo que va emergiendo sin la voluntad necesaria de discernir respecto a lo que voy a hacer y  a lo que definitivamente no haré. La dispersión nos puede invadir por muchos frentes, de los cuales enumeramos algunos:

Teléfono: al responder inmediatamente    las alertas de nuestro teléfonos, las llegadas de nuestros correos y mensajes de whatsapp sin importar con quién esté y en que estoy.

Computador: elegir navegar, ver nuestras redes sociales puede ser una actividad muy estimulante pero que sigue ocupando nuestra atención sin atender lo que esta en nuestra lista de tareas.

Reuniones: gastar más del 50% conversando de otros asuntos no vinculados al problema o proyecto que dijimos que conversaríamos, sin avanzar en los objetivos o propósitos del encuentro.

Escritorio: al abordar un asunto  surgen las interrupciones de compañeros  o las  preocupaciones que invaden nuestra mente  sin terminar lo agendado.

El costo de la dispersión se llama ineficiencia. Pues significa usar una gran cantidad de tiempo y energía excesivo para lograr un objetivo, . Quedar en incumplimiento en nuestros compromisos con terceras personas o perder credibilidad dada reiteradas fallas de cumplimiento.

La dispersión nos puede falsear la conciencia al creer que hemos hecho  mucho, porque nos hemos movido durante todo el día. Sin embargo, si nuestras actividades no están vinculadas a nuestros objetivos personales o a nuestros compromisos con otros, no generan valor personal ni institucional.

La dispersión nos puede llevar a incrementar significativamente los niveles de estrés y cansancio. Podemos trabajar de muy temprano hasta muy tarde, incluso seguir trabajando los fines de semana y aun así nos faltará tiempo porque hay más por hacer.

 

Toma el Control

lista-controlEn la metodología GTD, el primer paso para lograr los propios objetivos con el uso óptimo de los recursos es el control.  Y para ello, se requiere una voluntad y disciplina en algunas prácticas para sacar las cosas fuera de la cabeza y generar un sistema confiable que nos ayude en el flujo de trabajo. Estas prácticas son:

Registrar.  No se puede pretender tener control de las cosas personales y laborales sin un registro confiable externo de todas las cosa. Esto porque  nuestra mente, en su memoria a corto plazo  puede retener entre 7 a 9 cosas a la vez. Por lo tanto, si quieres tener presente muchas cosas a la vez, lo más probable es que mantengas trabajando tu mente constantemente para que no olvide lo que quieres hacer y en muchas vas a fallar. Por lo tanto, una buena libreta de apuntes o una aplicación de tu preferencia,  u otro sistema es la solución pero registra, registra y registra.

Procesar: Lo segundo es procesar lo que ingresa a tus registros. Se trata de clarificar lo que son esas cosas registradas, sean correos llamados de teléfonos, pedidos de un familiar o un compañero de trabajo, compromisos, ideas para realizar el fin de semana. Frente a cada cosa clarificar si debemos hacer algo o no.

Organizar: al mismo tiempo que vas clarificando vas asignado listas. Pueden ser muchas, las sugeridas por el autor de método, David Allen son cuatro: Próximas acciones, proyectos, en espera, algún día. Otras listas para  organizar son: trabajo, personal, familia. Muchas o pocas listas son optativos lo importante es la agilidad para asignar las cosas.

Revisar: Una vez que te has organizado, necesitas revisar de vez en cuando tu sistema para actualizarlo. La lista de próximas acciones bien merecen la pena revisarla diariamente. Y todas tus listas a lo menos una vez a la semana. De este modo, será un sistema actualizado y confiable.

Hacer: Teniendo nuestro sistema actualizado lo que viene es hacer la primera acción de la lista y luego continuar con las siguientes. Ahora bien. Por lo general, nuestro flujo de trabajo no esta sólo alimentado por nuestra lista de tareas. También tenemos bloques de trabajo asignados en nuestro calendario, que muchas veces implica una coordinación con otras personas. Por lo tanto, diariamente al comenzar la mañana es conveniente chequear el calendario con nuestros compromisos y luego revisar nuestras listas de tareas.

Resumiendo, uno de los problemas actuales en la gestión personal es la dispersión,  dada la diversidad de requerimientos y estímulos de nuestro estilo de vida. Este problema  conlleva a diversos grados de ineficiencia y estrés   que erosionan tanto la autoestima como la credibilidad personal. Para esto, el método GTD proporciona un camino de 5 pasos que conducen a tomar el control del actuar personal y laboral respondiendo con serenidad y sin estrés a las preguntas que hacer aquí y ahora.

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