Derrota al estrés, comienza a escribir.

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“Dadme un punto de apoyo y moveré el mundo”.  (Arquímedes)

 

Si algún amigo mío estuviese en problemas al sentirse sobrepasado, estresado, cansado y agobiado  para responder a sus diversos compromisos,  le diría  parafraseando a Arquímedes: “comienza por tomar nota  y moverás tus cosas hacia el lugar que quieras”.

Distintos modos de abordar el desafío

En ambientes laborales complejos, cambiantes y volátiles  no es extraño encontrarse con tensiones, estrés,  fallas y errores, que no tienen que ver tanto con  la buena voluntad de quienes hacen las cosas, sino con la inteligencia para  abordar la  marea de cosas que desbordan las  posibilidad de tiempo, energía y recursos personales.  Por eso, la autogestión es clave. En lugar de tener todo bajo control a “modo de comandante en jefe” en una gran campaña, algunos  se activan al   “modo bombero, apagando incendios con diversas cosas que se necesitan resolver aquí y ahora, pero que se activaron mucho tiempo atrás en una reunión, en un llamado telefónico, en un correo electrónico  o simplemente en una toma de conciencia personal que no se tomo nota ni se gestionó oportunamente. Pero el escenario aun puede ser peor, pues algunos se  activan el modo  quemado   al sentirse impotentes y sin fuerzas frente a los desafíos laborales o personales. Aquí el estrés se hace permanente, cuando la sensación de logro  esta ausente y la negación del problema acrecienta la crisis personal.

Evitar las trampas del estrés, incrementar el control de nuestro entono es la clave y esto se puede aprender sin utilizamos los medios adecuados para hacer bien las cosas.

Hacer bien las cosas

Todos estamos de acuerdo en hacer bien nuestro trabajo, ninguna persona sana busca hacer mal las cosas. Cada uno quiere hacer lo correcto y que las cosas ocurran. Buscamos  lograr nuestros objetivos, dar los pasos necesarios para llegar al lugar que deseamos. Sin embargo, no todos estamos de acuerdo en cual es la mejor forma para ser efectivos.

La efectividad tiene un método

La solución  tiene que ver con el método de gestión de las cosas personales y   los compromisos. Este método se llama efectividad personal y tiene que ver con una serie de pasos para mantener bajo control las cosas y darle altura a tu vida. Este método permite crear un sistema de gestión personal confiable vaciando la mente en un sistema confiable externo, sea análogo o digital. Esto porque la mente,  tal como dice David Allen, es muy buena para crear ideas pero muy mala para almacenarlas. La mente como sistema de recordatorios interno es limitado. Podemos recordar una, dos, tres y hasta 9 cosas a la vez. Pero pensar que podemos recordar 10, 15 o 20 cosas al mismo tiempo es engañarse.

 

Hacia una praxis efectiva

El punto de apoyo para  sacar de la cabeza las cosas y comenzar a crear un sistema externo confiable  es escribir, tomar nota, registrar, capturar. Esto lo podemos aplicar en distintas situaciones. Aquí enumero algunos contextos recurrentes en ambientes laborales en los cuales registrar es la clave para incrementar el control y reducir el estrés:

  • Reuniones: Cuando se trabaja en equipo registrar es fundamental. No se trata   tan solo de escribir  lo conversado, sino de capturar los acuerdos. Se trata de tomar nota  sobre los compromisos que he tomado o me han sido asignados. Tomar nota de la fecha de cumplimiento y clarificar al máximo las condiciones de satisfacción del compromiso. Cuantos malos i o frustraciones se evitarían si esto se clarifica. A modo de ejemplo, en nuestro grupo de trabajo tenemos la siguiente máxima: “Lo que no se escribe no existe”. Esto porque somos conscientes que si alguien se compromete con algo y no toma nota es altamente probable que no cumpla, porque al terminar la conversación su atención será copada por múltiples cosas que pueden dejar en el olvido lo conversado. Tomar nota es un acto de gestión por  compromisos.
  • Correo Electrónico: La  bandeja de correo contiene habitualmente  muchos mensajes de múltiples temas y que se deben trata de diversas maneras. Al leer  un mensaje que  conlleva alguna acción  que no se puede hacer en el momento, es fundamental registrar esta acción futura para no olvidarla. Para esto, puedes tomar nota en tu libreta sobre el asunto. Ahora bien, si tienes una aplicación para gestionar tareas, puedes reenviar el mensaje al buzón de entrada para gestionarla después. De esto modo en poco tiempo puedes vaciar toda la bandeja de entrada y seguir abordando tus prioridades del día.
  • Interrupciones: Resulta casi inevitable perder el foco en una tarea cuando alguien nos interrumpe. Por eso, para volver lo antes posible a la tarea en que se estaba, después de atender al compañero o compañera de trabajo, tomar nota de lo solicitado u ofrecido,  nos permite hacernos cargo de la novedad sin abandonar la tarea.
  • Llamados Telefónicos: Los llamados telefónicos de trabajo y también los personales, muchas veces merecen el mismo trato de una reunión, porque en el fondo se tratan de encuentros donde  puedes surgir  pedidos, ofrecimientos, reclamos, declaraciones y compromisos. Tomar nota es un acto de compromiso.
  • Ideas: Nuestra conciencia y emocionalidad trabajan constantemente. Estar atento a lo que pasa en nuestro mundo interior es una de las llaves del crecimiento personal. Registrar emociones, ideas, temores, sueños, preocupaciones, para luego retomarlas, se puede transformar en  un hábito que desarrolle tu inteligencia emocional de manera silenciosa pero impactante. A modo de ejemplo, en tu libreta de apuntes registra a pie de página tus ideas usando alguna marca. Pueden ser puntos suspensivos, asterisco o el que sea. Con tal que sepas que al revisar estas notas, esto es algo que hay que “rumiar”.

A mover las fronteras de lo posible.

Tomar notas es el punto de apoyo para tu gestión personal. Esto lo puedes hacer    en un sistema análogo como una libreta de apuntes o un sistema digital como una aplicación de tareas. Así comenzarás a sacar las cosas de tu cabeza y comenzarás a liberar tu energía para reflexionar, analizar y decidir en lugar de recordar.  Pero atento, la mejor libreta de apuntes vale cero si luego no se procesa. Por eso, al termino del día, procesar tus notas y recordatorios. Así  comenzarás a organizar tu mundo personal para decidir que vas a hacer y que no vas a hacer. Luego podrás decidir a que objetivos le dedicarás tu atención y cuales quedarán a la espera. Así, tu conciencia estará moviendo las fronteras de lo posible a la hora de hacer una acción que sin tu sistema de registro no sería probable.

 

 

Derrota al estrés, comienza a escribir.

Las Trampas del Correo Electrónico

tela de araña
Del mismo modo, como las arañas tejen sus redes de modo casi invisible para atrapar a sus presas, el correo electrónico tienes sus hilos invisibles que te pueden atrapar sin dejar avanzar en aquello que realmente quieres o debes hacer.
Para evitar ser capturado por el estrés de los múltiples requerimientos que nos llegan por los correos.  Para no perderse en el cúmulo de información que nos llegan en un sin fin de mensajes. Para evitar llegar al fin del día con la sensación que te has movido como loco pero aun no has hecho nada, la metodología Getting Things Done (GTD), traducida como Organización Eficaz,  es una herramienta poderosa que te ayuda a tener el control de tus bandejas de entradas manteniendo en curso tu agenda.
TRAMPAS
Veamos cuales son algunas de las trampas invisible más comunes en el uso del correo electrónico.
  1. Llegar a tu lugar de trabajo y lo primero que haces es ver tu bandeja de entrada y responder tus  correos.
  2. Tener a la vista tus correos electrónicos y organizar tu tiempo de trabajo  de acuerdo a sus requerimientos.
  3. Revisar la bandeja de correos muchas veces durante el día.
  4. Dado que tienes un gran número de mensajes sin responder,  sólo procesas los correos que están encima.
  5. Leer todos los correos de la bandeja de entrada sin registrar lo que vas a hacer con ellos.
El CORREO
El Correo nos transmite muchas cosas:   información,  peticiones, reclamos, ofrecimientos, información y diversas conversaciones de nuestro equipo de trabajo, familiares o asuntos personales.
Esta información por si misma sobrepasa nuestra disponibilidad de tiempo. Por ende, si nos dejamos atrapar por la tentación de responder en el momento uno por uno los mensajes, lo más probable es que después de un bloque de tiempo no lleguemos a revisarlos todos y puede suceder que un correo crítico para una decisión no sea procesado dejándonos en incumplimiento.
Por otra parte, si queremos ser eficiente en mantener en cero nuestra bandeja, lo más probable es que no avanzaremos con energía en un proyecto o tarea que requiera nuestra dedicación.
LA SALIDA.
 Por lo anterior, resulta adecuado una lectura a cada correo , teniendo un par de preguntas guías:  ¿de que se trata? ¿debo hacer algo con esto?
  • Si no debemos hacer algo con el correo… a la basura.
  • Si es información de una conversación donde participo se guarda.
  • Si el correo tiene información de referencia, tales como archivos en word, excel u otro formato, se archiva en mi sistema de carpetas.
  • Si debo hacer algo con el correo. Acciones tales como llamar, pedir más información, interactuar con otras personas… etc. Debo registrar esas acciones  en algún sistema para luego procesarla. Mi sistema puede ser papel y lápiz en una libreta o una aplicación vinculada directamente a mi correo. Pero lo importante es registrar.

Una vez que hemos procesado todos los mensajes, teniendo una visión global, procesamos estos requerimientos que se suman a los que ya tengo en mi sistema de trabajo. De este modo,  podremos decidir con mayor claridad cuales van a ser las próximas acciones que vamos a realizar.

En mi caso, con este procedimiento, proceso mis correos unas tres o cuatro veces al día. Y si algo es muy importante,  las personas llaman o me visitan.

LA EXCEPCIÓN
 Ahora bien, este procedimiento  tiene una excepción: la regla de los dos minutos, David Allen sostiene que si hay una tarea que se puede despachar en menos de dos minutos.. ¡ Hazla inmediatamente! Esto, porque resulta más eficiente su gestión inmediata que postergar la tarea para un segundo momento. Aquí postergar significa una mayor   cantidad de tiempo y energía. Por lo tanto es ineficiente. Ejemplo, si el correo es el cumplimento de una tarea que tu solicitaste, basta escribir gracias. Si alguien te envía una citación, basta agendarla y listo. Si alguien adjunta información importante de un proyecto basta archivarla y “registrar analizar documentos”.
Con este simple procedimiento, sumado a una práctica constante tu tiempo de trabajo puede ser mucho más productivo y tu nivel de control sobre lo que pasa a tu alrededor se incrementa.
Las Trampas del Correo Electrónico