10 trucos infalibles para disparar tu productividad hasta las nubes

Parafraseando a Thomas Edison puedo decir: tengo la convicción que  hacer realidad el destino que sueñas requiere de un 1% de inspiración y un 99% de transpiración. Pues, hacer que las cosas sucedan significa una buena praxis con  disciplina, hábitos y contextos favorables.

En el mundo de la productividad  y efectividad personal las fórmulas para lograr tus objetivos no faltan. Teniendo presente esto, en lugar de buscar en la blogosfera  y compartir aquello que me resultase relevante, decidí buscar  en mi baúl interior aquellas cosas que de algún modo practico y me ayudan a recorrer los caminos que he elegido. Estas cosas  al día de hoy son una convicción y una praxis.

En segundo lugar tome la decisión de no comunicarme tanto con la palabra sino con la imagen. Por eso cree una infografía, (en la cual utilice casi el mismo tiempo que hubiese dedicado a escribir. Toda una paradoja).

Aquí te dejo los 10 trucos que impulsan mi efectividad día a día.

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Si te hace sentido, por favor compartir.

Si quieres reaccionar, estaré atento a tus comentarios.

 

 

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10 trucos infalibles para disparar tu productividad hasta las nubes

Derrota al estrés, comienza a escribir.

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“Dadme un punto de apoyo y moveré el mundo”.  (Arquímedes)

 

Si algún amigo mío estuviese en problemas al sentirse sobrepasado, estresado, cansado y agobiado  para responder a sus diversos compromisos,  le diría  parafraseando a Arquímedes: “comienza por tomar nota  y moverás tus cosas hacia el lugar que quieras”.

Distintos modos de abordar el desafío

En ambientes laborales complejos, cambiantes y volátiles  no es extraño encontrarse con tensiones, estrés,  fallas y errores, que no tienen que ver tanto con  la buena voluntad de quienes hacen las cosas, sino con la inteligencia para  abordar la  marea de cosas que desbordan las  posibilidad de tiempo, energía y recursos personales.  Por eso, la autogestión es clave. En lugar de tener todo bajo control a “modo de comandante en jefe” en una gran campaña, algunos  se activan al   “modo bombero, apagando incendios con diversas cosas que se necesitan resolver aquí y ahora, pero que se activaron mucho tiempo atrás en una reunión, en un llamado telefónico, en un correo electrónico  o simplemente en una toma de conciencia personal que no se tomo nota ni se gestionó oportunamente. Pero el escenario aun puede ser peor, pues algunos se  activan el modo  quemado   al sentirse impotentes y sin fuerzas frente a los desafíos laborales o personales. Aquí el estrés se hace permanente, cuando la sensación de logro  esta ausente y la negación del problema acrecienta la crisis personal.

Evitar las trampas del estrés, incrementar el control de nuestro entono es la clave y esto se puede aprender sin utilizamos los medios adecuados para hacer bien las cosas.

Hacer bien las cosas

Todos estamos de acuerdo en hacer bien nuestro trabajo, ninguna persona sana busca hacer mal las cosas. Cada uno quiere hacer lo correcto y que las cosas ocurran. Buscamos  lograr nuestros objetivos, dar los pasos necesarios para llegar al lugar que deseamos. Sin embargo, no todos estamos de acuerdo en cual es la mejor forma para ser efectivos.

La efectividad tiene un método

La solución  tiene que ver con el método de gestión de las cosas personales y   los compromisos. Este método se llama efectividad personal y tiene que ver con una serie de pasos para mantener bajo control las cosas y darle altura a tu vida. Este método permite crear un sistema de gestión personal confiable vaciando la mente en un sistema confiable externo, sea análogo o digital. Esto porque la mente,  tal como dice David Allen, es muy buena para crear ideas pero muy mala para almacenarlas. La mente como sistema de recordatorios interno es limitado. Podemos recordar una, dos, tres y hasta 9 cosas a la vez. Pero pensar que podemos recordar 10, 15 o 20 cosas al mismo tiempo es engañarse.

 

Hacia una praxis efectiva

El punto de apoyo para  sacar de la cabeza las cosas y comenzar a crear un sistema externo confiable  es escribir, tomar nota, registrar, capturar. Esto lo podemos aplicar en distintas situaciones. Aquí enumero algunos contextos recurrentes en ambientes laborales en los cuales registrar es la clave para incrementar el control y reducir el estrés:

  • Reuniones: Cuando se trabaja en equipo registrar es fundamental. No se trata   tan solo de escribir  lo conversado, sino de capturar los acuerdos. Se trata de tomar nota  sobre los compromisos que he tomado o me han sido asignados. Tomar nota de la fecha de cumplimiento y clarificar al máximo las condiciones de satisfacción del compromiso. Cuantos malos i o frustraciones se evitarían si esto se clarifica. A modo de ejemplo, en nuestro grupo de trabajo tenemos la siguiente máxima: “Lo que no se escribe no existe”. Esto porque somos conscientes que si alguien se compromete con algo y no toma nota es altamente probable que no cumpla, porque al terminar la conversación su atención será copada por múltiples cosas que pueden dejar en el olvido lo conversado. Tomar nota es un acto de gestión por  compromisos.
  • Correo Electrónico: La  bandeja de correo contiene habitualmente  muchos mensajes de múltiples temas y que se deben trata de diversas maneras. Al leer  un mensaje que  conlleva alguna acción  que no se puede hacer en el momento, es fundamental registrar esta acción futura para no olvidarla. Para esto, puedes tomar nota en tu libreta sobre el asunto. Ahora bien, si tienes una aplicación para gestionar tareas, puedes reenviar el mensaje al buzón de entrada para gestionarla después. De esto modo en poco tiempo puedes vaciar toda la bandeja de entrada y seguir abordando tus prioridades del día.
  • Interrupciones: Resulta casi inevitable perder el foco en una tarea cuando alguien nos interrumpe. Por eso, para volver lo antes posible a la tarea en que se estaba, después de atender al compañero o compañera de trabajo, tomar nota de lo solicitado u ofrecido,  nos permite hacernos cargo de la novedad sin abandonar la tarea.
  • Llamados Telefónicos: Los llamados telefónicos de trabajo y también los personales, muchas veces merecen el mismo trato de una reunión, porque en el fondo se tratan de encuentros donde  puedes surgir  pedidos, ofrecimientos, reclamos, declaraciones y compromisos. Tomar nota es un acto de compromiso.
  • Ideas: Nuestra conciencia y emocionalidad trabajan constantemente. Estar atento a lo que pasa en nuestro mundo interior es una de las llaves del crecimiento personal. Registrar emociones, ideas, temores, sueños, preocupaciones, para luego retomarlas, se puede transformar en  un hábito que desarrolle tu inteligencia emocional de manera silenciosa pero impactante. A modo de ejemplo, en tu libreta de apuntes registra a pie de página tus ideas usando alguna marca. Pueden ser puntos suspensivos, asterisco o el que sea. Con tal que sepas que al revisar estas notas, esto es algo que hay que “rumiar”.

A mover las fronteras de lo posible.

Tomar notas es el punto de apoyo para tu gestión personal. Esto lo puedes hacer    en un sistema análogo como una libreta de apuntes o un sistema digital como una aplicación de tareas. Así comenzarás a sacar las cosas de tu cabeza y comenzarás a liberar tu energía para reflexionar, analizar y decidir en lugar de recordar.  Pero atento, la mejor libreta de apuntes vale cero si luego no se procesa. Por eso, al termino del día, procesar tus notas y recordatorios. Así  comenzarás a organizar tu mundo personal para decidir que vas a hacer y que no vas a hacer. Luego podrás decidir a que objetivos le dedicarás tu atención y cuales quedarán a la espera. Así, tu conciencia estará moviendo las fronteras de lo posible a la hora de hacer una acción que sin tu sistema de registro no sería probable.

 

 

Derrota al estrés, comienza a escribir.

Como ser más efectivo sin estrés

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El Blog

El año 2015 fue el inicio del  blog Praxis y Poesía como un esfuerzo de compartir el camino personal y comunitario de un grupo de directivos de educación animados en la  cruzada de mejorar la productividad personal y grupal dada las diversas tensiones  laborales y las no pocas preocupaciones personales.

El Método

La creación del blog fue la segunda fase de un recorrido previos de cuatro años que comenzó con la lectura de Organízate con Eficacia de David Allen y que luego continúo con la elección de una aplicación comunitaria para gestionar nuestro flujo de tarea, pero que desembocó en la sintonía con una filosofía  que busca el máximo de efectividad manteniendo el control de nuestras cosas, vinculándonos con el logro de nuestros objetivos a corto, mediano y largo plazo. En este sentido, somos un grupo de  discípulos  de la metodología Getting Things Done (GTD) que se puede traducir literalmente como hacer las cosas. La metodología GTD transmite el evangelio que es posible vivir con intensidad el presente, exorcizando el estrés, con altos estándares de efectividad personal, sacando afuera de nuestra mente todas las preocupaciones, trasvasijándolas en un sistema confiable de trabajo afuera de nuestra cabeza. Todo esto para estar 100% disponible en el aquí y en al ahora.

La Síntesis

Cada artículo de este blog se escribió para iluminar alguna problemática de nuestro equipo de trabajo. Ahora bien, con mucha alegría les comparto nuestro primer Ebook Como Ser Más Efectivo que contiene los siete artículos más leídos  durante el año 2015.  Por ende, el orden de los capítulos no tiene una lógica temática sino que refleja las preferencias de nues tros lectores. A todos ellos gracias.

Puedes leer nuestro Ebook directamente en  la página web  en Papyrus.  O descargar Como ser más Efectivo   en el formato del lector de libros preferido para  tu tablet. 

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Ahora te toca a ti.

Este libro es semejante a una gota de agua en el océano de la información,  pero se puede transformar en un manantial,  para quien camina agobiado en el desierto del estrés laboral y personal, sin dominar el arte de la efectividad. Con este anhelo te invitamos a  compartir este  libro en tus redes.

 

Como ser más efectivo sin estrés

El Secreto de las Personas Altamente Efectivas

secreto

En una sociedad tan competitiva y exitista la efectividad personal  es la llave que puede abrir la puerta de la productividad y la realización personal. Ella nos permite integrar de manera equilibrada  lo laboral, familiar y personal. Por lo tanto,  quien desarrolla esta competencia    puede obtener muchos  beneficios,  pero quien la ignora probablemente no logrará  progresos significativos ni en  lo personal ni en lo laboral y, lo mas probable, es que termine siendo un “ladrillo más en la pared” de la gran ciudad.

Los contenidos de este post son los  siguientes:

  1. Contexto de efectividad:
    • Cambió la riqueza;
    • Cambió el trabajo;
    • Cambió la productividad.
  2. Los secretos de las personas altamente efectivas:
    • La falsa ilusión de éxito.
    • Un gran secreto
    • Responder las preguntas fundamentales
    • Acrecentando el espacio interior.
  3. Ahora te toca a ti.

CONTEXTO DE EFECTIVIDAD

Cambió la riqueza.

El contexto de la efectividad son los cambios  tecnológicos, económicos y sociales. Si en la edad media, un predictor de la riqueza  eran los activos tangibles como la posesión de tierras, en nuestra era la riqueza se mide  en  activos intangibles como  es la creación de conocimiento. Como prueba de esto basta constatar que las empresas  mas valiosas en nuestra cultura occidental  tales como , Apple, Microsoft y Google entre otras,  lograron su riqueza  no por sus tierras o los títulos nobiliarios de sus dueños. Al contrario, lograron su riqueza gracias a su innovación y emprendimiento,  crearon conocimiento y valor  para todos nosotros.

Cambió el trabajo.

Por otra parte, la naturaleza de nuestro trabajo ha cambiado, si en la época industrial  el obrero ofrecía su fuerza de trabajo para producir bienes  ejecutando procesos de manera mecánica optimizando  los tiempos  de producción. Aquí Taylor fue el gurú de la productividad. Ejemplo de lo anterior, es el obrero de una línea de producción de automóvil, cuyo trabajo consistía en hacer ciertas rutinas de la misma manera, en cierto tiempo y con la menor cantidad de errores. En la actualidad, nuestro paradigma es el de la sociedad del conocimiento acuñado por Drucker, en donde el conocimiento sustituye a la mano de obra, a las materias primas y al capital como fuente más importante de productividad y riqueza. Así surge el trabajador del conocimiento.

Cambió la productividad.

Ahora bien, dada nuestro  cambio de paradigma la competencia clave en nuestra sociedad del conocimiento es la efectividad personal. Esto es pasar de ser un espectador a actor principal en la obra de la vida ,  controlando el presente y diseñando el futuro, Esto es más que  productividad personal que nos permite ser eficientes y tener bajo control nuestros asuntos. Es más que la eficacia personal logrando nuestros objetivos. La efectividad  personal es la competencia personal que nos permite mantener el equilibrio entre el control de nuestros asuntos mientras movemos las fronteras de lo posible.

LOS SECRETOS DE LAS PERSONAS ALTAMENTE EFECTIVAS.

Si comparo la efectividad personal con nuestro cosmos diré que la efectividad es una estrella al rededor de la cual orbitan muchos planetas. En este post voy a dar cuenta de uno de sus muchos “planetas”. El primer secreto de la efectividad es  cultivar el propio ser.

La Falsa ilusión de éxito.

Para entender porque cultivar el propio ser es un gran secreto hemos de tener presente que nuestra cultura occidental no nos enseña a cultivar la propia identidad. Al contrario nos seduce con modelos estereotipados de éxito.  Constantemente estamos bombardeados de mensajes en los medios de comunicación  que nos ilusionan con un éxito casi inmediato, con poco esfuerzo y alto beneficio. Cuerpos esculturales tomando el producto A o B. Estrellas mediáticas del fútbol, la música o el cine rodeadas de fama .  Y para que decir las fórmulas  casi mágicas de obtener dinero. Lo  que los medios no nos cuentan es que por lo general   el éxito es la cima de un camino de esfuerzo, disciplina y dedicación. Sólo en el diccionario la palabra éxito esta antes que trabajo. Por otra parte, el deseo legítimo de triunfar requiere tiempo y perseverancia. Pensemos en los formación  inicial de medicina, por ejemplo, son a lo menos cinco años para ejercer una profesión. ¿Qué pasaría si por la pasión por ayudar a los demás los alumnos de medicina estudiaran la mitad de los años? ¿cuantos errores cometerían? Su ayuda sería un desastre  y  perderían la confianza de la comunidad. Repito, sólo en el diccionario la palabra éxito esta antes que trabajo.

Un gran secreto: Ser para hacer

Cuando tenía 22 años, me estaba formando para el ministerio sacerdotal en la Congregación Salesiana, deseoso de trabajar a favor de los más necesitados. En la semana estudiaba filosofía y los fines de semana trabajaba en Centro de Menores. En mi comunidad nos quejábamos   por el poco tiempo que nos dejaban para hacer apostolado. En esta comunidad  conocí a un octagenerio   sacerdote, llamado Guillermo Quiroz, quien nos compartía su secreto   de la vida apostólica: ser para hacer. Y luego nos señalaba que el alma del apostolado era la interioridad. Con esto nos quería decir que la impaciencia no era buena consejera  y que lo mejor que podíamos hacer por nuestro apostolado era estudiar, estudiar y estudiar. Ya vendrán  tiempos para hacer muchas cosas. La verdad es que esto me sonaba  a justificación para limitar nuestro servicio comunitario.    Pero  bueno, ya han pasado muchos años que dejé el ministerio y ahora me  me doy cuenta que él tenía toda la razón,  pues gracias a mi formación  he podido hacer cosas que ni siquiera había pensado. Considero que este consejo que recibí al inicio de mi formación “ser para hacer”, es válido para todos y ahora te lo comparto para que puedas obtener sus beneficios.

Por esto, tanto en la formación profesional en una casa de estudios, como en la formación del carácter al interior de la familia  y en el desarrollo de proyectos vitales  es necesario cultivar el ser antes que el hacer, desarrollando las potencialidades, acrecentando el saber, fortaleciendo la voluntad para dejar huella. ¿Pero cómo se cultiva el ser?

Responder las  preguntas fundamentales

Cada uno de nosotros en el algún momento debe responder a la preguntas fundamentales de la vida: ¿Quien soy? ¿Que sentido le voy a dar  a mi la vida? ¿Cuál será mi aporte al mundo? Responder auténticamente estas preguntas permite crear un propósito para   hacer lo que es correcto, lo que  apasiona, lo que  da fuerzas para luchar contra la adversidad y hacer realidad los sueños.   En este contexto, Nietzsche decía “quien tiene un porque casi siempre encontrará un como“. Teniendo este porque el estudio profesional  o el trabajo pasan a ser la expresión de nuestro ser. Sólo un ejemplo para ilustrar este punto.  Tiempo atrás, conocí en Santiago  a un músico de profesión abogado. Me contaba que estudió derecho por la influencias de sus padres pero su pasión era el piano. Pero ya que había dado el gusto a sus padres estaba ahorrando para estudiar en el Conservatorio de Música.  Y eso hizo, renunció a su trabajo, tomo sus maletas y viajó a Italia a probarse en el Conservatorio. Dio su examen,  fue aprobado  estudió piano. Él fue capaz de responder auténticamente a la pregunta del sentido de su vida y luego hizo lo correcto.

En este contexto, las palabras de Steve Jobs son una invitación provocadora para responder las preguntas fundamentales con autenticidad.

“No os dejéis atrapar por el dogma que es vivir según los resultados del pensamiento de otros. 

No dejéis que el ruido de las opiniones de los demás ahogue vuestra propia voz interior.

Y lo más importante, tened el coraje de seguir a vuestro corazón y vuestra intuición.

De algún modo ellos ya saben lo que tú realmente quieres ser.”

(Steve Jobs, Discurso Universidad de Stanford, 2005)

Acrecentando el espacio interior. 

Pero cultivar el propio ser  no viene en ningún programa y es un arte que se aprende. Tiene  tiene que ver con desarrollar tu inteligencia emocional con el  ser capaz de escuchar tus emociones, estar atento a tus sueños despiertos,  a los pequeños o grandes descubrimientos personales, a lo que te dicen las personas que te quieren bien. Esto es  una tarea vital. Discernir para tomar decisiones auténticas es  una habilidad básica para la efectividad. Para esto, es necesario  entrar al santuario de la propia  conciencia para escuchar la voz interior y  permitirte ser uno mismo, todo uno mismo y nada más que uno mismo.  Se trata de cultivar el propio  ser  evitando los complejos de superioridad o inferioridad. Se trata de  escuchar al corazón y a la intuición, tal como señalaba Steve Jobs en su discurso en Stanford.

 

AHORA TE TOCA A TI.

Recuerda que no existe verdadera efectividad sin autenticidad,  ni  autenticidad sin escucha del propio ser. Por lo anterior te invito a cultivar tu mundo interior. Bloqueando  tiempos para ser, en la mañana o en la tarde,  o en los fines de semana con alguna de estas sugerencias:

  • leer un buen libro.
  • Escribir en un diario.
  • Escuchar tus emociones.
  • Meditar
  • Orar
  • Escuchar música
  • Caminar
  • Andar en Bicicleta

Ahora bien, si esto para ti es una nueva rutina te invito a que comiences con períodos cortos de prueba, una semana o un mes. De modo que vayas evaluando tu avance. Puedes registrar tus compromisos en un diario o en una aplicación como Coach.me. ¡Hoy es un buen día para comenzar!

Si este artículo te ha gustado, deja tu comentario. Y si crees que a alguien más le puede ayudar no dejes de compartirlo. Gracias.

El Secreto de las Personas Altamente Efectivas

GTD como Evangelio

 

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La palabra griega evangelio significa buena noticia y en sus orígenes se aplicó al mensaje de Jesús. Muchas personas cuando escuchaban sus  palabras encontraban en ellas una buena noticia que cambiaba sus vidas.  Por ejemplo, “Vengan a mí todos los que estén cansados y agobiados que yo los aliviaré” (Mt 11:28). Para la gente de su tiempo que vivía agobiada por el peso de las normas de la sociedad religiosa que gobernaba, estas palabras  fueron una buena noticia, pues Jesús señalaba que los ritos y normas  no tienen sentido por si mismas si no   van acompañados de una actitud interior.  Y  para quienes se sentían de segunda categoría, marginados o indignos,  Jesús les mostró el amor gratuito de un Dios que se mueve compasivamente hacia los pequeños, los pobres y marginados.

Por eso, extrapolando el significado de evangelio  al ámbito de la efectividad personal, GTD tiene el mérito   de ser una buena noticia para todos aquellos que andan cansados y agobiados por el estrés de la vida moderna, por   los desafíos que conlleva vivir  en un mundo globalizado y trabajar en esta era del conocimiento.

Profundicemos un poco más el tema. Por efectividad entendemos el hacer las cosas de forma eficiente y eficaz. Es decir, hacer algo  usando adecuadamente los recursos disponibles, obteniendo  el logro de nuestros objetivos. Dicho esto, la efectividad tiene que ver con nuestra praxis, con nuestro actuar, con  acciones  para lograr nuestros objetivos en el amplio sentido de la palabra (personal, laboral, familiar, existencial, trascendental…). Siendo el objeto de estudio de la efectividad nuestra praxis, el método GTD ofrece una respuesta plausible para tomar el control de las áreas de responsabilidad que tenemos, de la cantidad de proyectos en los cuales nos embarcamos, del sin fin de acciones que hacemos día a día.

Pero además no descuida el sentido trascendente de la persona al vincular control del presente con perspectiva del futuro, al cultivar los objetivos personales, visión y misión. Por esto, a mi juicio la metodología GTD es más que una herramienta integral y  no se reduce a un mero entrenamiento de habilidades técnicas para dominar con mayor rapidez las bandejas de correos, listas de tareas o alguna aplicación tecnológica. Es más que una herramienta GTD pasa a ser una ciencia para el buen vivir del hombre de hoy.

Ahora bien, al igual que en el tiempo de Jesús en el que muchos escucharon su mensaje pero sólo una pequeño grupo lo siguió como  discípulos y otros como apóstoles, también ocurre que cuando muchos escuchan hablar de GTD sólo un grupo lo acoge como buena noticia y comienza su camino de “conversión” personal. Esto es parte de la dinámica de la libertad humana y de la búsqueda personal del propio camino que lleva a la  realización personal.

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GTD como Evangelio

La Técnica del Pomodoro:  ¡Divide y Vencerás!

técnica pomodoo

En el post anterior comentábamos sobre el timeboxing como un pequeño truco con gran efectividad. Dentro de este contexto la técnica del Pomodoro permite desarrollar  el hábito de bloquear el tiempo. En lo personal, llevo más de un año usando esta técnica y ha significado un antes y un después en el ámbito del tratamiento de documentos, presentaciones, proyectos y tareas que requieren tiempo, energía y concentración.

La técnica del Pomodoro consisten en bloquear  un lapso de 25 minutos para realizar una  actividad, dejando 5 minutos para un pequeño  descanso. Luego repites la actividad. Y cada tres pomodoros el descanso es de 15 minutos. Su autor la bautizo con este nombre porque media el tiempo con un temporizador de cocina en forma de tomate.  En la actualidad, dada la tecnología que poseemos Pomodoro  esta presente, tanto en ambientes IOS como Android y en dispositivos como   teléfonos inteligentes, tablets o Notebooks.

 

BENEFICIOS DE USAR POMODOROS

1.- “Divide y Vencerás”

A Napoleón se le atribuye esta máxima con la cual  enfrentaba a sus grandes enemigos . Intencionalmente generaba las alianzas necesarias o acrecentaba las enemistades pertinentes de modo que a la hora de entrar en combate sus fuerzas enfrentaran a tropas estratégicamente vencibles.  Con los comodoros pasa algo similar. Por muy grande que sea la tarea si la divides con inteligencia y astucia resultarás victorioso después de varias  batallas. De aquí que los 25 minutos resulta una unidad corta pero efectiva.

 

2.- “No Huyas, enfrenta tus fantasmas”

Una de las tendencias naturales ante la adversidad es evitar. Ante tareas que emocionalmente nos resultan desagradables o difíciles tendemos a postergarlas para otro momento, para otro día o para otra semana. Esto se llama procrastinar y es un virus que debilita nuestro efectividad personal. Ante la procrastinación los pomodoros tienen la virtud de situarte frente al desafío, del cual   no hay escapatoria. Y por lo general, a los pocos minutos, los fantasmas desaparecen, tu nivel de concentración se acrecienta  y todo comienza a fluir. En mi caso, una de las tareas que más me cuesta realizar es actualizar el presupuesto familiar una vez al   mes, porque me significa más de una hora, implica  revisar gastos y hacer ajustes. Sin embargo, es una tarea que programo para el sábado en la mañana y con mi aplicación de Pomodoro en mi teléfono no me levanto de mi escritorio hasta que termino, y esto puede significar tres o cuatro pomodoros. De esta manera me libero de una preocupación y me mente esta disponible para otras cosas.

 

3.- “Tu tiempo es oro”

Sin duda alguna el tiempo es uno de los recursos más valiosos  que contamos y hacerlo productivo es fundamental. Poder bloquear en el día diversos momentos y dedicarlos a las tareas mas importantes o las más complejas y al final de la jornada evaluar lo realizado se convierte  en un ejercicio enriquecedor. Esto porque detrás de la asignación de tiempo hay prioridades, hay expectativas, compromisos con uno mismo u otra personas y el trabajo bien hecho acrecienta la sensación de logro personal.

 

4.- “A la Carga”

La pregunta es ¿por qué 25 minutos? ¿ por qué no 30, o 45 o 60 minutos?. Aquí no hay certezas. Al respecto, el mejor argumento que he encontrado es que  la arbitrariedad de  25 minutos responde  a la división de una hora con dos comodoros y sus correspondientes recreos de 5 minutos. Esto es conveniente señalarlo, pues alguien podría trabajar  más concentrado con bloques de 40 minutos y eso es legítimo. Lo esencial es bloquear el tiempo y hacer la tarea que tienes por delante, la cantidad de minutos es accidental. En este punto, me ha ocurrido en ocasiones que,  cuando estoy muy concentrado en una tarea,   suena la alarma del Pomodoro,  y simplemente la apago y continuo con el siguiente bloque. Por esto, si prefieres programar de modo propio tus bloques de tiempo la aplicación  30/30 es la correcta para esto.

Ahora bien, el efecto positivo que genera los bloques 25 minutos es  motivación para “atacar” las tareas.  Desafíos de 25 minutos  resultan razonables y hasta inofensivas y se pueden hacer   con agrado. Pero pensar en una tarea de una hora y media  no  resulta atractiva y los más probable es que termines  postergando esa labor para otro momento. Sin embargo,  usando Pomodoros  puedes  hacer mucho más que esto casi sin darte cuenta.

 

En conclusión, la técnica del Pomodoro es una herramienta que puede impactar positivamente en el desarrollo de la efectividad personal. Para su uso no importa la edad pero si necesita de disciplina y perseverancia.

(Imagen tomada de rapidrabbit.com)

 

La Técnica del Pomodoro:  ¡Divide y Vencerás!

Timeboxing: Un pequeño truco con gran efectividad

TimeboxingHay cierto tipo de tareas que son grandes y pesadas. Hay cierto tipo de proyectos que requieren mucho tiempo  y concentración. Algunas actividades tales como: escribir un informe, hacer una presentación, confeccionar un presupuesto, revisar evaluaciones, son tareas importantes que difícilmente se pueden realizar en poco tiempo o en cualquier momento. Si a esto le sumamos que en el lugar de trabajo existe interacción con distintos clientes, compañeros y jefaturas, también nos daremos cuenta que las interrupciones son un sabotaje constante. Para este tipo de desafíos el Timeboxing es un pequeño truco con gran efectividad.

El Timeboxing (caja de tiempo) es la asignación de un tiempo fijo a una actividad determinada. Usar estas cajas de tiempo es una buena alternativa para quienes  tienen entre sus manos un proyecto  que  necesitan realizar antes de una fecha determinada. De este modo pueden progresar sistemáticamente en el logro de un objetivo. Por ejemplo, si alguien prepara una informe mensual para su jefe. Hace una cálculo y estima que necesita 5 horas de trabajo. Bien, con está técnica puede bloquear todos los días la primera hora de su jornada. De este modo, al quinto día de trabajo es altamente probable pueda terminar este informe. Ahora bien, si al avanzar se da cuenta que requiere más tiempo, hace los ajustes. Por el contrario, una mala práctica sería postergar el informe hasta el último momento. Esto es  el día antes, ocupando toda la jornada, suspendiendo citas y compromisos y con altos niveles de ansiedad y con mayores probabilidades de cometer errores. Para evitar esto último, el timeboxing es una buena técnica.

El buscar el mejor tiempo para estas cajas de tiempo es crucial. Si sabemos que desde las 10 de la mañana en adelante lo normal es interactuar con  compañeros de trabajo o estar disponible para diversos requerimientos, lo lógico es bloquear el tiempo antes de esa hora. Aquí sería desde 8.30 a 9.30 hrs.  Además, hemos de considerar que en este  horario nuestros niveles de energía son buenos, y por ende, trabajaremos de mejor manera.

El espacio también es relevante, pues, si “nos vamos a encerrar en una caja de tiempo” la idea es que nadie entre. Pues, una interrupción de tres minutos, puede requerir cinco para retomar el nivel de concentración. Esto es difícil si no contamos con un espacio privado.  Para quienes cuentan con secretaría, la solución es sencilla, solicitan bloquear en la agenda esta hora y piden no ser interrumpido. Para quienes no tienen esa posibilidad, otra alternativa es buscar un espacio distinto para “perderse” por una hora. Años atrás, trabajaba como rector en un colegio en Iquique, y las interrupciones y solicitudes eran constantes y debía terminar un proyecto importante. Esto me estaba poniendo muy ansioso.  Por lo que decidí salir de mi oficina durante una semana, por una hora a una sala de clases de un grupo electivo que se ocupaba sólo en las tardes. Esto fue genial, lleve mi notebook  y un par de carpetas y al término de la semana tenía un documento muy robusto y consistente.  Ahora bien, si eres independiente, otra alternativa es instalarte en un Café con tus audífonos, buena música y bloquear el tiempo que sea necesario.

Resumiendo, el practicar el timeboxing es una pequeño truco con gran efectividad en la gestión de proyectos o tareas que requieren mucho tiempo y concentración. Si no lo has ejercitado, te invito a intentarlo y luego comentar tus resultados.

(Imagen tomada de Mindtools.com)

 

Timeboxing: Un pequeño truco con gran efectividad