Derrota al estrés, comienza a escribir.

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“Dadme un punto de apoyo y moveré el mundo”.  (Arquímedes)

 

Si algún amigo mío estuviese en problemas al sentirse sobrepasado, estresado, cansado y agobiado  para responder a sus diversos compromisos,  le diría  parafraseando a Arquímedes: “comienza por tomar nota  y moverás tus cosas hacia el lugar que quieras”.

Distintos modos de abordar el desafío

En ambientes laborales complejos, cambiantes y volátiles  no es extraño encontrarse con tensiones, estrés,  fallas y errores, que no tienen que ver tanto con  la buena voluntad de quienes hacen las cosas, sino con la inteligencia para  abordar la  marea de cosas que desbordan las  posibilidad de tiempo, energía y recursos personales.  Por eso, la autogestión es clave. En lugar de tener todo bajo control a “modo de comandante en jefe” en una gran campaña, algunos  se activan al   “modo bombero, apagando incendios con diversas cosas que se necesitan resolver aquí y ahora, pero que se activaron mucho tiempo atrás en una reunión, en un llamado telefónico, en un correo electrónico  o simplemente en una toma de conciencia personal que no se tomo nota ni se gestionó oportunamente. Pero el escenario aun puede ser peor, pues algunos se  activan el modo  quemado   al sentirse impotentes y sin fuerzas frente a los desafíos laborales o personales. Aquí el estrés se hace permanente, cuando la sensación de logro  esta ausente y la negación del problema acrecienta la crisis personal.

Evitar las trampas del estrés, incrementar el control de nuestro entono es la clave y esto se puede aprender sin utilizamos los medios adecuados para hacer bien las cosas.

Hacer bien las cosas

Todos estamos de acuerdo en hacer bien nuestro trabajo, ninguna persona sana busca hacer mal las cosas. Cada uno quiere hacer lo correcto y que las cosas ocurran. Buscamos  lograr nuestros objetivos, dar los pasos necesarios para llegar al lugar que deseamos. Sin embargo, no todos estamos de acuerdo en cual es la mejor forma para ser efectivos.

La efectividad tiene un método

La solución  tiene que ver con el método de gestión de las cosas personales y   los compromisos. Este método se llama efectividad personal y tiene que ver con una serie de pasos para mantener bajo control las cosas y darle altura a tu vida. Este método permite crear un sistema de gestión personal confiable vaciando la mente en un sistema confiable externo, sea análogo o digital. Esto porque la mente,  tal como dice David Allen, es muy buena para crear ideas pero muy mala para almacenarlas. La mente como sistema de recordatorios interno es limitado. Podemos recordar una, dos, tres y hasta 9 cosas a la vez. Pero pensar que podemos recordar 10, 15 o 20 cosas al mismo tiempo es engañarse.

 

Hacia una praxis efectiva

El punto de apoyo para  sacar de la cabeza las cosas y comenzar a crear un sistema externo confiable  es escribir, tomar nota, registrar, capturar. Esto lo podemos aplicar en distintas situaciones. Aquí enumero algunos contextos recurrentes en ambientes laborales en los cuales registrar es la clave para incrementar el control y reducir el estrés:

  • Reuniones: Cuando se trabaja en equipo registrar es fundamental. No se trata   tan solo de escribir  lo conversado, sino de capturar los acuerdos. Se trata de tomar nota  sobre los compromisos que he tomado o me han sido asignados. Tomar nota de la fecha de cumplimiento y clarificar al máximo las condiciones de satisfacción del compromiso. Cuantos malos i o frustraciones se evitarían si esto se clarifica. A modo de ejemplo, en nuestro grupo de trabajo tenemos la siguiente máxima: “Lo que no se escribe no existe”. Esto porque somos conscientes que si alguien se compromete con algo y no toma nota es altamente probable que no cumpla, porque al terminar la conversación su atención será copada por múltiples cosas que pueden dejar en el olvido lo conversado. Tomar nota es un acto de gestión por  compromisos.
  • Correo Electrónico: La  bandeja de correo contiene habitualmente  muchos mensajes de múltiples temas y que se deben trata de diversas maneras. Al leer  un mensaje que  conlleva alguna acción  que no se puede hacer en el momento, es fundamental registrar esta acción futura para no olvidarla. Para esto, puedes tomar nota en tu libreta sobre el asunto. Ahora bien, si tienes una aplicación para gestionar tareas, puedes reenviar el mensaje al buzón de entrada para gestionarla después. De esto modo en poco tiempo puedes vaciar toda la bandeja de entrada y seguir abordando tus prioridades del día.
  • Interrupciones: Resulta casi inevitable perder el foco en una tarea cuando alguien nos interrumpe. Por eso, para volver lo antes posible a la tarea en que se estaba, después de atender al compañero o compañera de trabajo, tomar nota de lo solicitado u ofrecido,  nos permite hacernos cargo de la novedad sin abandonar la tarea.
  • Llamados Telefónicos: Los llamados telefónicos de trabajo y también los personales, muchas veces merecen el mismo trato de una reunión, porque en el fondo se tratan de encuentros donde  puedes surgir  pedidos, ofrecimientos, reclamos, declaraciones y compromisos. Tomar nota es un acto de compromiso.
  • Ideas: Nuestra conciencia y emocionalidad trabajan constantemente. Estar atento a lo que pasa en nuestro mundo interior es una de las llaves del crecimiento personal. Registrar emociones, ideas, temores, sueños, preocupaciones, para luego retomarlas, se puede transformar en  un hábito que desarrolle tu inteligencia emocional de manera silenciosa pero impactante. A modo de ejemplo, en tu libreta de apuntes registra a pie de página tus ideas usando alguna marca. Pueden ser puntos suspensivos, asterisco o el que sea. Con tal que sepas que al revisar estas notas, esto es algo que hay que “rumiar”.

A mover las fronteras de lo posible.

Tomar notas es el punto de apoyo para tu gestión personal. Esto lo puedes hacer    en un sistema análogo como una libreta de apuntes o un sistema digital como una aplicación de tareas. Así comenzarás a sacar las cosas de tu cabeza y comenzarás a liberar tu energía para reflexionar, analizar y decidir en lugar de recordar.  Pero atento, la mejor libreta de apuntes vale cero si luego no se procesa. Por eso, al termino del día, procesar tus notas y recordatorios. Así  comenzarás a organizar tu mundo personal para decidir que vas a hacer y que no vas a hacer. Luego podrás decidir a que objetivos le dedicarás tu atención y cuales quedarán a la espera. Así, tu conciencia estará moviendo las fronteras de lo posible a la hora de hacer una acción que sin tu sistema de registro no sería probable.

 

 

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Derrota al estrés, comienza a escribir.

No Seas Espectador. ¡Escribe Tu Proyecto Personal!

Escribir Proyecto Personal

Se Abre el Telón

Con la llegada de marzo se dio inicio al año laboral en Chile y en todo el hemisferio sur. Por lo anterior, una serie de rutinas se activan. En lo personal, levantarse más temprano, retomar rutinas familiares. En lo laboral iniciar proyectos, participar reuniones,  realizar tareas asignadas, recibir pedidos de compañeros y clientes, realizar compromisos,  y muchas actividades más.

Todo indica que se ha abierto el telón y una nueva obra esta por comenzar. Por esto el tiempo es una nueva posibilidad para hacer de este año una obra magistral que al final el público aplauda de pie por la notable actuación. O por el contrario, la obra puede ser de tal calidad que al final los asistentes se retiren en silencio. ¿De que depende tener un buen año si sabemos que los contextos son inciertos y cambiante? ¿Cómo “hacer un buen papel” si desconocemos las escenas en las cuales vamos a actuar? En el lenguaje teatral diremos que la clave esta en escribir un buen guión y en tener la capacidad de improvisar y crear cuando la situación lo amerite sin perder el motivo central que da vida al personaje.

Contenidos.

Los contenidos de esta entrada son:

  1. La relevancia  de crear un proyecto personal.
  2. Como se escribe un proyecto personal
  3. Sugerencias para que el proyecto personal se desarrolle adecuadamente

 

¡Diferénciate!

El guión de los animales esta escrito  por su instinto. En cambio el guión de las personas esta en blanco dada su conciencia y libertad, y comienza a escribirse desde su estadía en el vientre materno, pasando por la infancia transitando por diversas etapas de crecimiento y madurez. Nuestra diferencia fundamental con los animales es la capacidad de determinar nuestro destino a pesar de la historia y las circunstancias que nos ha tocado vivir. 

La pregunta más importante no es ¿quien soy? sino ¿quién quiero ser? Lo concluyente no es ¿cómo fue tu infancia? Sino ¿qué historia quieres escribir?

 Decidir que quiero hacer con mi vida es una tarea existencial que no se puede delegar. Si la respondemos desde lo mejor de nosotros mismos nos ayudará a tener una vida auténtica. Responder esta pregunta desde los estereotipos de la sociedad no puede llevar a una vida alienada. Y en palabras del célebre discurso de Steve Jobs en Standford “el tiempo es limitado, por lo tanto no lo gasten  viviendo la vida de otros… Tengan el coraje de seguir al propio  corazón e  intuición”

Por lo anterior, crear propósitos personales que le den sentido a la vida es un acto de responsabilidad y de fidelidad al llamado personal.

Los propósitos son medios que permiten ir avanzando en el camino de la autodeterminación y realización personal.

Escribe tu Proyecto Personal

Los propósitos personales   son como semillas que están llenas de posibilidades esperando caer en un buen terreno donde puedan dar mucho fruto. Estas semillas las podemos cultivar  en nuestra mente y lo más probable es que crezcan con fuerza los primeros días pero  con el paso del tiempo  se ahogarán dada las   las diversas preocupaciones del día a día.  Pero si estas semillas las trasplantamos de nuestra mente a un documento escrito llamado proyecto personal , sea en una libreta de papel  o en un dispositivo digital estas semillas darán fruto.  Si somos capaces de escribir  nuestros sueños, estableciendo un plan con objetivos, hitos personales, fechas de revisión y de cumplimiento . Si además somos capaces de abonar estas semillas  con nuevos hábitos y con condiciones favorables las probabilidades de tener una cosecha abundante a fin de año es casi segura.

Ahora bien, en nuestra vida tenemos distintas áreas de responsabilidad dependiendo de los compromisos que tenemos con nuestros seres queridos, otras personas y nosotros mismos. Por lo general algunas áreas de responsabilidad son: 

  • Familia 
  • Trabajo
  • Salud
  • Finanzas
  • Espiritualidad
  • Otras…

Los buenos propósitos y objetivos están contextualizados al interior de las áreas de responsabilidad . De este modo se evita ser genérico y descuidar áreas. Por ejemplo, si tu proyecto personal tiene un propósito en el área laboral  y no tiene objetivos el el área familia o salud, es probable que no asignes tiempo ni recursos a estas áreas. Y las facturas que pasa la vida son caras. 

 

Imagina y Diseña

Ya tenemos presente que un plan personal implica buenos propósitos en nuestras áreas de responsabilidad. Pero ¿cómo elaboró mi plan? Para elaborar un proyecto personal hay muchas técnicas. En lo personal recomiendo  la indagación apreciativa. Esta técnica tiene la cualidad de partir de lo positivo, es muy energizarte y se utiliza tanto en el plano personal como organizacional para innovar.

Veamos de que se trata. Su método consta de 5 pasos, conocido como las 5D (en inglés) que nombro y describo  brevemente:

  1. Definición del tema o tarea prioritaria. ¿Qué aspecto  positivo de tu persona sientes que puedes desarrollar mejor?
  2. Descubrir lo positivo respecto al tema a tratar. ¿Qué experiencias positivas tienes en este tema?
  3. Soñar con lo mejor que podría ser. ¿Como te imaginas en el futuro respecto a este tema?
  4. Diseñar un plan ¿que debes hacer para hacer realidad tu sueño?¿Qué plan debes elaborar? ¿que metas debes establecer? ¿Qué hitos debes lograr?
  5. Construir el destino mediante acciones congruentes. Realiza tu plan y celebra.

Para trabajar en tu Proyecto Personal necesitas espacio y tiempo. Busca un lugar donde te sientas a gusto y te permita escribir con tranquilidad sin interrupciones. También elige el momento del día adecuado, una hora en la que cantes con energía suficiente para   concentrarte  y permanecer focalizado en tu proyecto por más de treinta minutos.

Cuida Tu Proyecto

Cualquier proyecto personal puede fracasar si no tienes claridad del terreno que estas pisando o  no tienes en cuenta las diversas influencias del medio. La teoría de las campos de fuerza se puede aplicar a la dinámica del proyecto personal.

La teoría de campo fue elaborada por el sicólogo Kurt Lewin ofrece una buena interpretación del juego de tensiones que se producen cuando  nuestras metas  entran en juego con  las diversas influencias  de nuestra ambiente.

Para Lewin la conducta no se deduce sólo de las motivaciones o metas de la persona. La conducta ha de entenderse como el resultado de las diversas influencias y tensiones  existentes en una situación. A esto Lewin le llama campo. En otras palabras, para lograr una meta debes construir situaciones positivas que tengan un valor superior a las fuerzas negativas. Así podrás avanzar hacia   tu situación deseada.

Por ejemplo, si como meta personal en el área de efectividad personal, declaras tener controlado el correo, dejando la bandeja de entrada una vez al día en 0. Para esto, debes crear campo de fuerza positivo, donde  se pueda realizar esta actividad de leer correos, responder brevemente los que correspondan, guardar archivos adjuntos para leer después,  enviar a una lista de tareas aquellos asuntos que piden hacer  algo .  Esta actividad podría ser en diversos momentos, cuando las posibilidades de  interrupción son menos probables. Aquí la motivación y las condiciones se conjugan creando fuerzas positivas. Por el contrario,  difícilmente podremos avanzar  si estamos tensionados por interrupciones de compañeros o por la presión de entregar un informe con una hora de vencimiento próxima. Aquí la motivación se tensiona más, dada fuerzas negativas que impiden avanzar en la dirección deseada.

Esto mismo dicho parafraseando a Sun Tzu queda de la siguiente manera: si quieres ganar una batalla debes conocerte  a ti mismo, conocer muy bien a tu enemigo y elegir correctamente el terreno y el tiempo para entrar en combate.  Es decir, el entusiasmo y el voluntarismo no te llevará de por si al logro de tus metas. La elaboración de un buen plan requiere de un análisis inteligente de las diversas condiciones que te rodean y elegir aquellas que te son favorables para la consecución de tus objetivos.

Resumiendo

Cada año entrega una nueva oportunidad para dejar tu huella en el mundo. Para resolver adecuadamente el dilema entre una vida auténtica y una vida alienada debes pasar del buen deseo a la acción mediante la creación de un proyecto personal. Esto lo puedes escribir   con  baja tecnología mediante papel y lápiz o con alta tecnología, mediante un buen procesador de texto o una aplicación móvil o web. Lo importante es sacar de la cabeza los buenos deseos y  sembrar en un terreno adecuado tus propósitos y revisarlo periódicamente para que las preocupaciones no lo ahoguen.

Finalmente dos sugerencias, primero, parte desde lo mejor de ti, Segundo, sea cual sea tu plan, crea inteligentemente el mejor ambiente posible para tus acciones fluyan como el agua de un río que va hacia el mar.

Por último, si crees que este artículo le puede ayudar a alguien…¡Por favor compártelo!

 

 

 

 

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