Derrota al estrés, comienza a escribir.

estres escribir

“Dadme un punto de apoyo y moveré el mundo”.  (Arquímedes)

 

Si algún amigo mío estuviese en problemas al sentirse sobrepasado, estresado, cansado y agobiado  para responder a sus diversos compromisos,  le diría  parafraseando a Arquímedes: “comienza por tomar nota  y moverás tus cosas hacia el lugar que quieras”.

Distintos modos de abordar el desafío

En ambientes laborales complejos, cambiantes y volátiles  no es extraño encontrarse con tensiones, estrés,  fallas y errores, que no tienen que ver tanto con  la buena voluntad de quienes hacen las cosas, sino con la inteligencia para  abordar la  marea de cosas que desbordan las  posibilidad de tiempo, energía y recursos personales.  Por eso, la autogestión es clave. En lugar de tener todo bajo control a “modo de comandante en jefe” en una gran campaña, algunos  se activan al   “modo bombero, apagando incendios con diversas cosas que se necesitan resolver aquí y ahora, pero que se activaron mucho tiempo atrás en una reunión, en un llamado telefónico, en un correo electrónico  o simplemente en una toma de conciencia personal que no se tomo nota ni se gestionó oportunamente. Pero el escenario aun puede ser peor, pues algunos se  activan el modo  quemado   al sentirse impotentes y sin fuerzas frente a los desafíos laborales o personales. Aquí el estrés se hace permanente, cuando la sensación de logro  esta ausente y la negación del problema acrecienta la crisis personal.

Evitar las trampas del estrés, incrementar el control de nuestro entono es la clave y esto se puede aprender sin utilizamos los medios adecuados para hacer bien las cosas.

Hacer bien las cosas

Todos estamos de acuerdo en hacer bien nuestro trabajo, ninguna persona sana busca hacer mal las cosas. Cada uno quiere hacer lo correcto y que las cosas ocurran. Buscamos  lograr nuestros objetivos, dar los pasos necesarios para llegar al lugar que deseamos. Sin embargo, no todos estamos de acuerdo en cual es la mejor forma para ser efectivos.

La efectividad tiene un método

La solución  tiene que ver con el método de gestión de las cosas personales y   los compromisos. Este método se llama efectividad personal y tiene que ver con una serie de pasos para mantener bajo control las cosas y darle altura a tu vida. Este método permite crear un sistema de gestión personal confiable vaciando la mente en un sistema confiable externo, sea análogo o digital. Esto porque la mente,  tal como dice David Allen, es muy buena para crear ideas pero muy mala para almacenarlas. La mente como sistema de recordatorios interno es limitado. Podemos recordar una, dos, tres y hasta 9 cosas a la vez. Pero pensar que podemos recordar 10, 15 o 20 cosas al mismo tiempo es engañarse.

 

Hacia una praxis efectiva

El punto de apoyo para  sacar de la cabeza las cosas y comenzar a crear un sistema externo confiable  es escribir, tomar nota, registrar, capturar. Esto lo podemos aplicar en distintas situaciones. Aquí enumero algunos contextos recurrentes en ambientes laborales en los cuales registrar es la clave para incrementar el control y reducir el estrés:

  • Reuniones: Cuando se trabaja en equipo registrar es fundamental. No se trata   tan solo de escribir  lo conversado, sino de capturar los acuerdos. Se trata de tomar nota  sobre los compromisos que he tomado o me han sido asignados. Tomar nota de la fecha de cumplimiento y clarificar al máximo las condiciones de satisfacción del compromiso. Cuantos malos i o frustraciones se evitarían si esto se clarifica. A modo de ejemplo, en nuestro grupo de trabajo tenemos la siguiente máxima: “Lo que no se escribe no existe”. Esto porque somos conscientes que si alguien se compromete con algo y no toma nota es altamente probable que no cumpla, porque al terminar la conversación su atención será copada por múltiples cosas que pueden dejar en el olvido lo conversado. Tomar nota es un acto de gestión por  compromisos.
  • Correo Electrónico: La  bandeja de correo contiene habitualmente  muchos mensajes de múltiples temas y que se deben trata de diversas maneras. Al leer  un mensaje que  conlleva alguna acción  que no se puede hacer en el momento, es fundamental registrar esta acción futura para no olvidarla. Para esto, puedes tomar nota en tu libreta sobre el asunto. Ahora bien, si tienes una aplicación para gestionar tareas, puedes reenviar el mensaje al buzón de entrada para gestionarla después. De esto modo en poco tiempo puedes vaciar toda la bandeja de entrada y seguir abordando tus prioridades del día.
  • Interrupciones: Resulta casi inevitable perder el foco en una tarea cuando alguien nos interrumpe. Por eso, para volver lo antes posible a la tarea en que se estaba, después de atender al compañero o compañera de trabajo, tomar nota de lo solicitado u ofrecido,  nos permite hacernos cargo de la novedad sin abandonar la tarea.
  • Llamados Telefónicos: Los llamados telefónicos de trabajo y también los personales, muchas veces merecen el mismo trato de una reunión, porque en el fondo se tratan de encuentros donde  puedes surgir  pedidos, ofrecimientos, reclamos, declaraciones y compromisos. Tomar nota es un acto de compromiso.
  • Ideas: Nuestra conciencia y emocionalidad trabajan constantemente. Estar atento a lo que pasa en nuestro mundo interior es una de las llaves del crecimiento personal. Registrar emociones, ideas, temores, sueños, preocupaciones, para luego retomarlas, se puede transformar en  un hábito que desarrolle tu inteligencia emocional de manera silenciosa pero impactante. A modo de ejemplo, en tu libreta de apuntes registra a pie de página tus ideas usando alguna marca. Pueden ser puntos suspensivos, asterisco o el que sea. Con tal que sepas que al revisar estas notas, esto es algo que hay que “rumiar”.

A mover las fronteras de lo posible.

Tomar notas es el punto de apoyo para tu gestión personal. Esto lo puedes hacer    en un sistema análogo como una libreta de apuntes o un sistema digital como una aplicación de tareas. Así comenzarás a sacar las cosas de tu cabeza y comenzarás a liberar tu energía para reflexionar, analizar y decidir en lugar de recordar.  Pero atento, la mejor libreta de apuntes vale cero si luego no se procesa. Por eso, al termino del día, procesar tus notas y recordatorios. Así  comenzarás a organizar tu mundo personal para decidir que vas a hacer y que no vas a hacer. Luego podrás decidir a que objetivos le dedicarás tu atención y cuales quedarán a la espera. Así, tu conciencia estará moviendo las fronteras de lo posible a la hora de hacer una acción que sin tu sistema de registro no sería probable.

 

 

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Derrota al estrés, comienza a escribir.

El Control y la Perspectiva son un Camino

Camino control y perspectiva“Las habilidades que usted adquirió anteriormente pueden no ser las habilidades necesarias para llegar a donde necesita ir”. (Michael Watkins)

Laboralmente comparto con directivos, de hecho soy uno  de ellos. En mi experiencia he visto como buenos profesionales han sido promovidos a cargos de mayor responsabilidad. He visto de cerca como algunos de ellos han logrado adaptarse a los nuevos desafíos y he visto como otros han fracasado. No todos logran   triunfar en el nuevo escenario al cual han sido promovidos. ¿Qué factores hacen que un buen profesional triunfe o fracase al ser promovido a un nuevo cargo?  Las respuestas son múltiples. De hecho Michael Watkins desarrolla muy bien este tema en How Manegers Become Leaders. Por mi parte en  esta entrada quiero exponer una:  Los buenos líderes están siempre  aprendiendo y adaptándose, tomando control de sus asuntos y perspectiva en su vida personal y profesional.

 

Buenas intenciones con malas elecciones

Un directivo no  puede pretender tomar buenas decisiones en los diversos contextos sólo con buena voluntad y con lo aprendido en experiencias anteriores. Actuar así puede transformar el espacio de trabajo en un terreno pantanoso del cual resulte muy difícil salir. Veamos algunos ejemplos:

  • Para un directivo un correo sin leer puede no ser gravitante. No atender en un día el correo es un problema, pero varios días sin procesar  la bandeja de entrada es  activar   bombas de tiempo a discreción.
  • Comenzar la jornada de trabajo revisando el correo es un error. Pero organizar el trabajo en la medida que se abren los correos es síntoma de falta de propósitos y de agenda personal.
  • Escuchar en una entrevista o en una reunión es correcto. No tomar nota de lo acordado es temerario.
  • Tener un cuaderno de apuntes es buena señal, no procesar la notas es peligroso . Pero no tener un sistema de seguimiento de compromisos y tareas es nefasto.
  • Tomar decisiones es bueno, decidir movido por el entusiasmo o el desánimo, por aprobación o desaprobación de los demás, no es aconsejable. Pero decidir sin tomar en cuenta el aporte que se quiere hacer en la organización es perderse en el bosque de los  diversos intereses.
  • Trabajar comprometido con el corazón y la mente es bueno. Postergar el  tiempo personal por compromisos laborales es altruista pero sacrificar sistemáticamente a la familia, la salud y otros intereses por el trabajo empobrece y apaga la alegría del alma.

 

Los desafíos del Directivo.

El día de un directivo es intensa, comienza  antes de las ocho a.m. y termina después de las 18.00 hrs. Una jornada puede llevar entrevistas, revisión de documentos, preparación de informes, reunión de equipos, llamados telefónicos, interrupciones, interrupciones e interrupciones. Sin contar la cantidad de correos electrónicos que se acumulan en la bandeja de entrada. Aquí nace el primer gran desafío del directivo: tener bajo control todos sus asuntos, siendo proactivo en los diversos frentes abiertos, distinguiendo las señales de los ruidos,  decidiendo en que asuntos va “a tomar el toro por las astas” y cuales va a delegar; que asuntos  va a dejar “incubando”, cuales serán archivados o cuales simplemente no se tratarán. El segundo gran desafío,   tiene que ver con la contribución de valor para la institución. Esto en  palabras de Peter Drucker, sería que  ellos aprendan a ser eficaces tomando buenas decisiones que impactan en la ejecución   y en  la obtención de buenos resultados para su institución.  Para esto, ellos crean y animan diversos proyectos que van dando vida y perspectiva a la institución.

 

La Efectividad se aprende

Afortunadamente la historia directiva no comienza con nosotros y hay muchos evangelistas de la organización personal, de la  gestión del tiempo, de la eficiencia  y efectividad personal.  David Allen es el padre de muchos de ellos y   lidera una metodología propia basada en la observación, acompañamiento y sistematización de sus experiencias con  directivos y ejecutivos estresados por los diversos desafíos de sus trabajos.  Este método destinado para hombres y mujeres de la sociedad del conocimiento que aspiran a tener control y perspectiva en sus vidas, tanto en lo personal como en lo profesional. Este método lo bautizó Getting Things Done (GTD) y fue el título de  su primer libro. Esto se puede traducir  como hacer las cosas. Ahora bien, este  libro de Allen fue traducido al español como Organízate Con Eficacia, Máxima productividad personal sin estrés.

Por lo anterior, habiendo un método probado no importa  que tan malas son tus prácticas de gestión personal sino cuanta disposición  tienes para desaprender de lo que sea necesario  para aprender nuevos hábitos que te alejen de la zona de confort para llevarte a la zona de aprendizaje. En otras palabras, lo importante  no es cual es tu situación actual sino cual es lugar al cual quieres llegar.

Desde que Allen publicó su libro, profesionales de distintas industrias han hecho el camino que lleva a un estilo personal con menos estrés, con mayor control del mundo personal y con mayor perspectiva en su vida.

Iniciamos un nuevo camino

Con este artículo comenzamos  una serie de publicaciones destinadas a directivos que se animan a salir de su zona de confort y están disponibles para desarrollar sus competencias personales  buscando incrementar la efectividad personal y la contribución original a sus organizaciones mediante la metodología GTD.

Imagen Camino de Santiago Flickr

El Control y la Perspectiva son un Camino

Como ser más efectivo sin estrés

Ser más efectivo

Descarga gratis nuestro primer Ebook de efectividad personal, con los artículos más leídos en el año 2015.

El Blog

El año 2015 fue el inicio del  blog Praxis y Poesía como un esfuerzo de compartir el camino personal y comunitario de un grupo de directivos de educación animados en la  cruzada de mejorar la productividad personal y grupal dada las diversas tensiones  laborales y las no pocas preocupaciones personales.

El Método

La creación del blog fue la segunda fase de un recorrido previos de cuatro años que comenzó con la lectura de Organízate con Eficacia de David Allen y que luego continúo con la elección de una aplicación comunitaria para gestionar nuestro flujo de tarea, pero que desembocó en la sintonía con una filosofía  que busca el máximo de efectividad manteniendo el control de nuestras cosas, vinculándonos con el logro de nuestros objetivos a corto, mediano y largo plazo. En este sentido, somos un grupo de  discípulos  de la metodología Getting Things Done (GTD) que se puede traducir literalmente como hacer las cosas. La metodología GTD transmite el evangelio que es posible vivir con intensidad el presente, exorcizando el estrés, con altos estándares de efectividad personal, sacando afuera de nuestra mente todas las preocupaciones, trasvasijándolas en un sistema confiable de trabajo afuera de nuestra cabeza. Todo esto para estar 100% disponible en el aquí y en al ahora.

La Síntesis

Cada artículo de este blog se escribió para iluminar alguna problemática de nuestro equipo de trabajo. Ahora bien, con mucha alegría les comparto nuestro primer Ebook Como Ser Más Efectivo que contiene los siete artículos más leídos  durante el año 2015.  Por ende, el orden de los capítulos no tiene una lógica temática sino que refleja las preferencias de nues tros lectores. A todos ellos gracias.

Puedes leer nuestro Ebook directamente en  la página web  en Papyrus.  O descargar Como ser más Efectivo   en el formato del lector de libros preferido para  tu tablet. 

Ser más efectivo

 

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Ahora te toca a ti.

Este libro es semejante a una gota de agua en el océano de la información,  pero se puede transformar en un manantial,  para quien camina agobiado en el desierto del estrés laboral y personal, sin dominar el arte de la efectividad. Con este anhelo te invitamos a  compartir este  libro en tus redes.

 

Como ser más efectivo sin estrés

¿Capturar o ser capturado? Ese es el dilema.

capturar
enfoquecarnot.com

“Si no anotas nada, eso  conseguirás”

(Jeroen Sanngers)

 

El primer paso en el camino de la productividad personal  es capturar  información. En otras palabras, si no tomas nota, si no registras, si no escribes en un sistema confiable, sea una libreta o algún sistema digital, es altamente probable que tu mente se mantenga capturada por un sin fin de preocupaciones y no este disponible para ayudarte en lo que quieres hacer aquí y ahora. Sólo si logras el hábito de registrar podrás romper las cadenas del estrés.

La base biológica del método

El supuesto que esta detrás   es que el cerebro no es confiable como sistema para  recordar muchas cosas al mismo tiempo. De hecho la memoria a corto plazo puede recordar entre siete y nueve cosas. Además, el esfuerzo que hace nuestro cerebro “por no olvidar”  algo es enorme. Por esto, no resulta extraño que si no tenemos un método personal de productividad y tenemos diversos frentes abiertos que no hemos procesado adecuadamente (familia, trabajo, finanzas, estudios, salud…) terminemos al final del día muy cansados, porque el subconciente se mantiene en estado de alerta para prevenirnos de las pequeñas o grandes catástrofes que se aproximan si no hacemos nada. Por eso es recomendable generar un sistema externo que sea confiable para registrar las diversas preocupaciones y luego procesarlas. Y aquí esta la genialidad del método  creado por David Allen  Getting Things Done. (GTD). Pues este , después de observar, ayudar y hacer seguimiento durante muchos años a diversas personas que no lograban tener un ritmo de vida satisfactoria abrumados por sus preocupaciones, logro entregarles una disciplina que contribuye al flujo de las cosas tanto personales como laborales.

Qué es Capturar

Por captura entendemos el registro de toda cosa incompleta que conlleve una acción. Un correo electrónico, un llamado telefónico, un pedido de un amigo o un jefe; un ofrecimiento hacia los hijos o hacia el equipo de trabajo; un deseo de algo que gustaría hacer en el futuro; un problema a resolver tan pronto se pueda. En fin, se trata de vaciar la mente en un sistema confiable. Ahora bien, considerando que toda captura conlleva al acción, estos  registros los podemos denominar  tareas, para indicar que son cosas que vamos a hacer tan pronto sea posible o cuando estemos en el contexto adecuado.

Cuanto Tiempo 

Tanto si tienes el propósito o ya te estas iniciando en el arte de productividad personal la pregunta casi obligada es ¿cuanto tiempo me tomará crear un sistema confiable de tareas fuera de mi cabeza? La respuesta: tanto tiempo como sea necesario para que el registrar se transforme en una actividad inconsciente. Es decir, se requiere la práctica necesaria para adquirir un nuevo hábito. Y aquí entran a jugar otros factores: motivación , hábitos previos, disposición a aprender algo nuevo, tolerancia a la frustración, resiliencia. Ahora bien, considerando lo anterior y sobre la base de tener la voluntad de practicar diariamente, en un escenario optimista uno se podría demorar 21 días y en un escenario realista un par de meses, en adquirir el hábito de registrar todo y crear un sistema confiable fuera de la cabeza.

Sistemas de Registro.

Si bien es cierto, recomiendo aplicaciones y en lo personal tengo una que utilizo en mi teléfono inteligente y en mi computador, la base para mi, es la libreta de notas. El papel y el lápiz son las herramientas tecnológicas más confiables a lo largo de la historia. Pensemos que en la antigüedad… no existían ni Iphone, ni Ipad, ni computadores y con solo papel y lápiz los romanos construyeron imperios.  Con lápiz y papel Miguel Ángel diseño sus obras de arte. Por lo tanto, si bien es cierto que en los ambientes tecnológicos  IOS o Android existen muchas herramientas de productividad sobre la base de GTD, recomiendo siempre llevar una buena libreta de notas para registrar todo.

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Cuando la lista de tareas nos abruma

Einstein

Al poco andar en el camino de la productividad personal, nos encontraremos registrando en nuestra libreta de apuntes o en nuestra aplicación preferida, diversos compromisos, peticiones y tareas vinculadas a nuestros objetivos personales o responsabilidades. Por lo anterior, no es extraño que nos encontremos con una lista de más de 30 acciones a realizar. Entonces, ante nuestros ojos tenemos un nuevo problema, una lista de tareas que supera nuestras posibilidades de tiempo y espacio para su realización. Entonces ¿Cómo salimos adelante?

Para salir delante de este problema resulta pertinente la vieja afirmación Einstein:  “ no podemos resolver problemas pensando de la misma manera que cuando los creamos”. Es decir, si continuamos registrando nuevas acciones y las sumamos a las anteriores, lo más probable que nuestra lista de tareas aumente a 50, 100 y hasta 200 tareas por realizar. Y esto en si mismo no es bueno ni es malo, simplemente es un registro de acciones futuras. El problema está en definir cuál es la acción siguiente a realizar aquí y ahora. Pues, no puedo gastar 15 minutos revisando toda mi lista para definir la acción de este momento.

Un primer acercamiento para solucionar este problema es hacer un análisis inteligente de estas tareas a través de alguna aplicación  como Todo Cloud, Things, Todoist o Nozbe, que permita asignar a las tareas, fecha de cumplimiento y prioridad. Ahora bien, existe otra manera de resolver este problema asignando a las tareas contextos.

 

Los Contextos

¿Qué son los contextos? David Allen En su primer libro Organízate con Eficacia señala que contexto es el lugar, herramienta o persona necesarios para poder completar una acción determinada.

Por lo anterior, si no sentimos abrumados por nuestra lista de tareas una distinta de lograr el control es asignar contexto a la tarea. Veamos un par de ejemplos. Si al revisar mi lista de tareas me doy cuenta que varias de ellas necesitan un llamado telefónico, puedo asignarles a ellas un contexto titulado @llamados o @teléfono. De este modo, al aplicar el filtro de llamados, mi foco de atención se dirige a las tres o cinco llamadas telefónicas que debo realizar en el día.

Si al revisar mi lista de tareas encuentro que hay varias acciones que requieren una lectura concentrada y focalizada de documentos en mi escritorio, puedo crear un contexto titulado @enfoque o @escritorio-enfoque. De este modo, si me encuentro organizando mi día y estoy bloqueando tiempo para análisis, puedo aplicar el filtro @enfoque a mis tareas para visualizar aquellos documentos que requieren una atención especial de mi parte.

El uso de contextos en el análisis de nuestras tareas es una herramienta en nuestra praxis productiva que nos resuelve dos problemas: el de la extensión de nuestra lista de tareas y el decidir de manera eficiente y efectiva que hacer aquí y ahora.

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Estrés 
Cambia tu modo de hacer las cosas
“Quien tiene un porque, casi siempre encontrará el como”
(Nietzsche)
Considerando que somos muchos los que tenemos un trabajo con múltiples tareas y reuniones, con un sin fin de peticiones, compromisos y proyecto. Además  como si fuera poco, hacemos diversos ofrecimientos  a compañeros y otras personas. En fin una agenda que supera el tiempo real disponible.
Para quienes no tienen un método de productividad personal, todo lo anterior, suele estresar bastante. Y esto lo notamos, en personas que andan corriendo de un lado a otro. Lo notamos en personas que llegan a su hogar y siguen pensando en el trabajo. Incluso no duermen  bien, o despiertan pensando en algo pendiente del trabajo.
Lo notamos en personas cansadas mentalmente, con poca energía disponible.
Si complicamos más el problema de carencia de método de productividad personal, digamos que lo laboral es sólo una dimensión. La vida familiar tiene requerimientos, compromisos y tareas que se suman a nuestra lista anterior de cosas por hacer.
Por lo anterior, no resulta extraño que el estrés sea un sentimiento común en nuestro tiempo. No resulta extraño que los grados de cumplimiento de compromisos no sean los mejores y que el estar pensando constantemente en aquello que es importante y se nos esta olvidando sea más común de lo que creemos.
Un observador curioso de estos fenómenos, David Allén,  elaboró un método para favorecer la productividad personal y lo llamó “Getting Things Done”( GTD ), cuya traducción sería algo así como “hacer las cosas” o como organizar tu sistema de trabajo.
El mérito de este método, es que permite tanto el incremento del  control de tareas como el cultivo de los objetivos personales descargando la mente de un sin fin de cosas que conllevan cuotas de estrés.
La premisa básica de GTD se encuentra en la comprensión de la memoria de corto plazo. Nuestro cerebro esta hecho para recordar entre 5 y 9 cosas al mismo tiempo. Por lo tanto, si confeccionamos una lista de cosas por hacer y superamos este número, podemos decir que esta metodología nos puede ayudar.
La segunda premisa, es que para ser productivos hemos de vaciar nuestra mente generando un sistema confiable en nuestro exterior. En otras palabras, la mente esta hecha para producir ideas y no para almacenarlas. Para eso, es bueno tener una libreta y un lápiz o una buena aplicación.
El practicar esta metodología implica un nuevo hábito que requiere perseverancia, perseverancia y perseverancia. Esto porque aprender algo nuevo puede resultar interesante pero desaprender algo antigüo es muy difícil. Y para quienes tenemos más de 15 años, un nuevo hábito es virtud y conquista antes que un don o carisma.
La metodología GTD es recomendada para todos quienes están superados entre lo que tienen que hacer y lo  que pueden hacer día a día. Para quienes viven en carne propia las virtudes y complejidades de participar en redes de compromisos. Para quienes tienen sueños y aspiraciones y quieren vivir el presente intensamente.
Libérate del estrés