Odio mi Revisión Semanal pero no la cambio por nada, porque amo vivir en libertad

visión vidaLevantarse el viernes tiene siempre algo de júbilo. Es el anuncio de que comienza el fin de semana.  No más trabajo, no más pedidos o compromisos de clientes, compañeros de trabajo o jefes y por fin… tiempo libre.  Tiempo para descansar, tiempo para compartir con los amigos y la familia, tiempo para  cosas personales, tiempo para el ocio, tiempo para lo que sea.

Sin embargo,  en mi tiempo libre del fin de semana hay una de las cosa que me desagrada pero que nunca dejo de hacer. Se trata de mi revisión semanal.  La mayoría de las veces detesto ese momento. Es más, me violenta programarla en mi descanso de fin de semana, pues prefiero mil  veces disfrutar   de manera espontánea tal como lo hacen los niños antes que sentarme a revisar mis cosas. Sin embargo,  la semana tiene siete días y esto se hace al cerrar la semana.

A pesar de mis resistencias internas. Este nuevo hábito  ha llevado mi vida personal y profesional a un nuevo nivel y quiero compartir contigo mi experiencia. En primer lugar  voy y relatar el antes y el después en una semana. En segundo término, compartiré mi fórmula personal. Finalmente, concluiré con los beneficios que he descubierto de este hábito.

 

Trabajo sin Revisión Semanal.

Antes mis días de trabajo  eran  como entrar a un campo  de batalla después de una tregua.  Ya al salir de casa me disponía con ánimo de lucha para enfrentar lo que sea que surgiera. Y lo que  pasaba eran cosas como las que te cuento a continuación. Abría mi  correo electrónico y me encontraba con muchos mensajes y con pocos minutos para detectar, cual de todos era el más importante. Miraba mi  agenda con diversas reuniones, encuentros con otras personas y me preguntaba a que hora haré todo lo que tengo que hacer.  Y como si fuera poco, me llenaba de  conversaciones emergentes que me llevaban de un lado a otro.  Pero lo que era recurrente era sentirme sorprendido por un recordatorio de alguien respecto a un documento a entregar, o  una respuesta pendiente o lo que es peor, un reclamo por no haber cumplido con algo. Por eso, no era extraño que alguien me preguntara que me pasaba pues mi cuerpo estaba allí y mi mente andaba en cualquier parte.  Ante esto, muchas veces apretaba los dientes y cual Quijote me lanzaba a pelear con los molinos de viento. Y al terminar la tarde, cuando todos se habían ido, por fin podía mirar mi agenda y  me daba cuenta que no he hecho nada de lo que quería hacer. ¿Frustrante, no?

Esto era el trabajo, pero si te cuento que  al llegar a casa a veces no era tan distinta, sobre todo cuando mi esposa me preguntaba con cierta ironía ¿que día es hoy?. Y como ya nos conocemos, detectaba inmediatamente que esta pregunta inocente tenía un veneno mortal: un reclamo  de víctima furiosa. Ante esto… mi mente comenzaba a  buscar rápidamente qué momento significativo es hoy… y en fracción de segundos ya tenía la respuesta había olvidado alguna fecha especial, o un aniversario o un cumpleaños. Pero ya nada se podía  hacer. Mi mente estaba tan absorta en temas de trabajo que no tenía energía disponible para los temas personales. Por ende, en estos días terminaba agobiado por el trabajo y sintiéndome culpable por no ser un buen padre o buen esposo.

 

Trabajo con Revisión Semanal.

Ahora, después de repetir y repetir semana tras semana mi revisión, mi ánimo, mi energía y resolución personal han mejorado notablemente. Ahora no me siento sorprendido ni por mis compañeros, ni mi jefe ni por mi secretaria. Tengo clara conciencia de los asuntos importantes que tengo  y que debo atacar tan pronto sea posible. Tengo clara conciencia de las tareas importantes que esta desarrollando mi equipo. Es más tengo una noción más o menos certera de que esta marchando viento en popa, que esta a medias y que proyecto definitivamente esta estancado. Mis días siguen igual de intensos, pero me siento cómodo, focalizado,  presente en el aquí y en al ahora, me siento mucho más comprometido y productivo. Mis días se me hacen cortos, las cosas fluyen. Puedo abordar temas personales a cualquier hora del día, del mismo modo que abordo mis asuntos laborales. Me siento más equilibrado.  Los problemas no desaparecen, siguen apareciendo todos los días,  pero estoy disponible con lo mejor de mi para abordarlos y creo que esto es una diferencia fundamental.

Pero el trabajar con esta libertad, energía y flexibilidad supone mucho de análisis. Si comparáramos la semana con un partido de fútbol, diríamos que es clave para buscar el triunfo lo que pasa en el camarín entre el entrenador y sus jugadores. En el camarín se analiza a cada uno de los adversarios, sus ventajas y debilidades. Se define una estrategia y diversas tácticas para salir a la cancha. Luego, una vez en el campo de juego todo es juego y flujo desde el pitazo inicial al silbato final. Algo así ocurre con cada semana laboral.

Pues bien, a continuación y  siguiente la analogía del partido,  te quiero compartir mi “código camarín”.

Mi revisión semanal.

  1. Programo este momento con flexibilidad. Primero intenté los viernes pero no me resulto. Por eso,  prefiero los sábados en la mañana  a primera hora como primera actividad del día. Esto es muy ventajoso si en casa  la familia duerme. La otra alternativa que uso es el  domingo por la tarde.
  2. Dispongo en mi escritorio las herramientas  indispensables para mi revisión semanal: mi libreta de apuntes, mi teléfono, mi Tablet y  Notebook.
    • De mi libreta de apuntes  pongo a la vista mis registros de la semana, mis apuntes en reuniones, mis compromisos, las ideas o preguntas interesantes regísregistradas.
    • De mi Notebook o Tablet pongo a la vista mi calendario online,  mi correo. Aquí uso Google Calendar y Gmail.
    • De mi iPad abro mi gestor de tareas con mégodo GTD. que uso uso tanto a nivel personal y  laboral.
    • Y finalmente de mi Teléfono activo  los grilletes invisibles que me ataran durante el tiempo que sea necesario para mi revisión semanal:  activo mi .
  3. Proceso mi libreta de apuntes. En la actualidad uso una Leuchtturm1917. Pero la verdad cualquiera sirve. Para ello utilizo lápices de color negro y otro  rojo. Con ellos  voy haciendo diversas marcas al margen y en las hojas. Luego voy emigrando  registros a mi gestor de tarea  cuando se trata de   tareas asignadas para mi o para un compañero. Y cuando los registros se tratan de reuniones específicas, con día y hora,   los traslado al calendario.
  4. Revisión del correo. En esta etapa reviso mi bandeja de entrada, tanto en mi cuenta laboral como  personal, hasta que las dejó en cero. Es decir ningún  correo sin leer.  Pero lo más importante aquí es leer correos pero no trabajar con los correos. Es decir si una vez leído un mensaje, me doy cuenta que debo hacer algo, esto no lo hago inmediatamente sino que lo difiero enviándolo  a mi gestor de tareas. Esto puede ser denso. por eso  utilizo un truco que me ayuda mucho a la hora de procesar después estas tareas. Antes de reenviar el correo reescribo el asunto anotando un verbo y los sustantivos que mejor expliquen la tarea. Ejemplo. Si me llega un correo con el asunto  “información”, leo el correo y luego reescribo: “leer normativa sobre subvención escolar”. Con esta claridad sobre lo  que debo hacer envío el asunto a mi gestor de tareas.
  5. Revisión de Calendario. De un vistazo en Google Calendar analizo el tiempo disponible para la semana que viene, mirando las reuniones agendadas y compromisos personales me formo una idea realista del tiempo disponible para los próximos siete días. Por regla personal trato de no agenda ninguna reunión antes de las 10.00 de la mañana, pues el tiempo más productivo que tengo y es aquí donde mas puedo hacer.
  6.  Gestión de tareas. Utilizo Todo Cloud,  una aplicación basada en la metodología GTD,  que consta fundamentalmente de listas a modo de contenedores donde  voy alojando mis tareas o proyectos. Esto tanto para lo   personal como para lo laboral. La clave de mi revisión semanal consiste en  revisar todas mis cosas. Por eso,  las que están atrasadas, las reprogramo; las que definitivamente no voy a hacer las  elimino; las que puedo delegar las reasigno. De este modo  obtengo  un panorama de trabajo global para la semana.
  7. Focalización. Utilizo la técnica del  Pomodoro para no dispersarme  usando Flat Tomato. Cuando comienza el contador me encadeno a mi escritorio para hacer mi revisión semanal, con mucha o poca energía, con entusiasmo o con repulsión, con lucidez o confusión. Pero no la dejo por nada.

 

Beneficios de Revisión Semanal.

Después de un tiempo de practicar la revisión semanal me gustaría compartir contigo los beneficios que he descubierto:

  1. Un nuevo estado de conciencia. Tal como señala José Miguel Bolívar uno de los beneficios de la revisión semanal es un estado de alerta global de lo que quieres hacer una vez que has vaciado tu mente en un sistema externo confiable.
  2. Te liberas del estrés, de la falta de control, de actuar como un autómata haciendo cosas que no sabes muy bien porque las haces
  3. Fortalece el carácter al practicar constantemente las acciones se transforman en hábitos: registrar, procesar, decidir, hacer, evaluar.
  4. Pasar del   caos personal al cosmos existencial.  Con una buena revisión semanal, la entropía del sistema personal se puede transformar en un nuevo micro universo  con sentido y factibilidad, donde nada quede al azar, donde todo tiene sentido, contexto y tiempo.
  5. Realización personal. Este ritual ha incrementado significativamente el grado de ejecución tanto entre lo que debo hacer y lo que quiero hacer porque mejora considerablemente la toma decisiones personales. En mi trabajo me siento con más  iniciativa, creatividad y compromiso, muy energizado y muy flexible. Y en el plano personal he logrado ser sistemático y progresar con aquellas iniciativas que nadie me pide pero son mis compromisos  conmigo mismo, con mi familia y con el mundo que me rodea.

 

Conclusión.

La revisión semanal es odiosa es cierto.  Pero contar un repertorio semanal de  proyectos, compromisos y  próximas acciones a realizar  no se cambia por nada, pues parte del éxito profesional y personal pasa por este camino. En otras palabras, si quieres jugar un buen partido y ganar, recuerda que lo primero no son tus ganas ni tus cualidades, pues no juegas solo y los 90 minutos se pueden sentir como una eternidad ante adversarios que te tomen por sorpresa. Lo primero es tener un buen análisis, una buena estrategia y diversas tácticas para triunfar y eso se logra a puertas cerradas en una buena conversación de camarín,  después en el campo, todo es juego y pasión.

 

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Odio mi Revisión Semanal pero no la cambio por nada, porque amo vivir en libertad

Claves para formar hábitos según la ciencia

nuevo hábito

“Todo cambio es difícil al principio, desordenado en el medio y tan precioso al final.” ~ Robin Sharma

¿Se puede aprender un nuevo hábito después de los 18 años?

Aprender y entrenarse en los hábitos de la metodología GTD requiere mucho esfuerzo, perseverancia y resiliencia.  Por lo tanto, no es de extrañar que algunos desistan y otros perseveren. El desafío es más complejo cuando un equipo de trabajo decide aprender e implementar esta metodología.

En mi trabajo estoy impartiendo un taller semanal y después de varias sesiones ya aparecen las tensiones, pues los nuevos hábitos de   de  capturar, aclarar y procesar requieren práctica. Y algunos están a punto de “tirar la toalla” y otros parecen atletas en entrenamiento para una olimpiada. Lo segundo que he observado que la variable edad no es la  relevante. Ocurre que una directora de más de 60  años es una de las más entusiastas, mientras que varios jóvenes tienen dificultades para avanzar.  Pero más allá de lo observado la pregunta que me ha surgido es ¿Se puede aprender un nuevo hábito después de los 18, 25, 35 o 45 años? Si ya no somos niños, ¿podemos seguir aprendiendo? Algunos dirán que si  y otros dirán que no.  Por lo anterior me dedique a buscar  y encontre la respuesta en la investigación de  Karol Dweck y en el poder de las pequeñas victorias, que  describo a continuación.

 

Mentalidad de Crecimiento v/s Mentalidad fija.

Karol Dweck, es una sicóloga que  ha estudiado el fenómeno de la perseverancia ante los desafíos o dificultades nuevas y ha descubierto que la respuesta del éxito y el fracaso no esta en los problemas enfrentados sino en  la mentalidad de los sujeto. Se ha hecho famosa con su libro  Mindset. Ella, ha demostrado que quienes enfrentan un desafío con mentalidad crecimiento, avanzan mediante ensayo y error, intentan diversas estrategias para resolver problemas. Ellos creen que las cualidades se pueden desarrollar mediante el esfuerzo. En cambio quienes enfrentan un nuevo problema con mentalidad fija, al equivocarse experimentan vergüenza, se sienten tontos y desisten, porque creen que sus cualidades están talladas en piedra, son los que son y punto. Pero lo más relevante de su investigación es haber demostrado que quienes tienen la mentalidad de crecimiento desarrollan su cerebro, crean más conexiones neuronales y literalmente son más inteligentes. En cambio quienes huyen del error no desarrollan sus habilidades y se estanca su crecimiento.

Por lo tanto aprender los hábitos GTD no tiene mucho que ver con la edad sino más bien con la mentalidad que tenemos al enfrentar el desafío de capturar, aclarar, procesar y revisar. Si creemos que con esfuerzo podemos desarrollar habilidades nada nos detendrá en nuestro aprendizaje. Pero si creemos que no tenemos habilidad y ya no podemos cambiar, estaremos perdidos

Si quieres profundizar más en estos conceptos te dejo esta conferencia magistral de Carol Dweck  en TED.

 

 

El Poder de las Pequeñas Victorias

Por lo tanto, aprender un nuevo hábito no es sólo un ejercicio mecánico, ante todo, es una conversación interna con uno mismo. Estar atento a lo que nos decimos cuando fallamos en algo, es fundamental para aprender  perseverar. Afortunadamente es posible cambiar de mentalidad tal como comente en  aprende GTD con hábitos optimistas. Es decir,  podemos emprender nuevos hábitos  hackeando nuestro cerebro usando a nuestro favor el poder de las pequeñas victorias.

Una segunda respuesta la encontré en  una interesante publicación  sobre El poder de las pequeñas victorias. En este artículo se señala que el hacer seguimiento a los pequeños logros aumentan la motivación. Por lo tanto, registrar el  propio progreso ayuda a apreciar las pequeñas victorias. Este ejercicio aumenta nuestra confianza. Así podemos  intentar nuevos esfuerzos y buscar mayores victorias.  El fundamento de este círculo virtuoso reside en la activación del circuito de recompensa en el cerebro, después de cada logro. En particular se libera un neurotransmisor llamado dopamina que nos da energía y nos da una sensación de sentirnos bien y además nos motiva para avanzar hacia lo que desencadenó su liberación.

Tips para usar el poder de las pequeñas victorias.

Por lo anterior, para comenzar un nuevo hábito, lo relevante no es la edad sino la actitud que tengamos hacia el nuevo desafío. Y si sabemos que la dopamina puede conspirar a nuestro favor, sólo queda crear un buen plan y actuar . Aquí  te dejo algunos tips que pueden ayudarte en tus pequeñas batallas:

  • Crea un sistema de registro de tus tareas del día, puede ser un sistema de baja tecnología como un papel y lápiz o una aplicación de tu preferencia Para GTD hay una buena cantidad de aplicaciones. Pero más allá de la forma, la clave es registrar, hacer y luego disfrutar el placer de tachar.
  • Crea un pequeño ritual al final de tu jornada para establecer las prioridades y acciones  a realizar en el día siguiente. Para ello procesa tus bandejas de entradas tales como los documentos en tu escritorio, los mensajes en tu correo electrónico, tus llamados telefónicos, tu correo personal etc. De este modo, tu mente tendrá claridad respecto a las acciones a realizar y no serás reactivo.
  • Una vez a la semana revisa tu sistema de registro sea tu libreta o tu aplicación preferida.  Elige el espacio y momento adecuado, donde no tengas interrupciones. No necesariamente será en tu lugar de trabajo, puede ser en tu casa o en buen café. Prepara muy bien el ambiente, un escritorio despejado, una buena taza de café, te o un buen mate pueden crear condiciones adecuadas para que tu cerebro se localice en la revisión. Además puedes seleccionar alguna música que facilite tu concentración.
  • Si tu problema es la dispersión usa la técnica  del Pomodoro para mantener lapsos intensos de concentración. Tanto en Android o en IOS hay varias aplicaciones. Y disfruta el placer de terminar contra viento y marea tus pomodoros diarios.
  • Si te desanimas al iniciar algún nuevo hábito, conversa con otras personas en que estas. Esto incrementa la motivación y el compromiso
  • Si te parece monótono revisar diariamente tus acciones significativas en la formación de un nuevo hábito, únete a  otros que están en la misma cruzada que tú. Para esto te recomiendo Coach.me.

Conclusión.

Si tenemos más de 18 años, iniciar un nuevo hábito es un gran desafío. Por eso, si estamos iniciándonos en la metodología GTD no nos debe extrañar las dificultades. Ahora bien, si queremos ganar la batalla,  lo primero es mentalizarnos postivamente, y  lo segundo es practicar constantemente. Para esto, un buen truco que refuerza nuestra voluntad,  nuestras emociones y pensamientos positivos es usar el poder de las pequeñas victorias. Por lo  tanto, no abandones tus cruzadas personales, elige batallas pequeñas que día a día te permitirán conquistar más y más  terreno en el mundo de la efectividad personal.
Imangen tomada de apleno.net.

 

Claves para formar hábitos según la ciencia

GTD como Filosofía

03 preguntas

¿Vives como piensas o piensas como vives?

La vida y el trabajo hay que  tomarlas con altura. Trabajar para obtener un ingreso es legítimo pero es no despegar. Trabajar para cumplir las expectativas de otros es entendible, pero te molestaran las cercas al  volar.  Tu vuelo es  bajo. Trabajar para contribuir de una manera única y personal a la organización a las personas  y al mundo es volar con altura. Para esto todo directivo debe tomarse el tiempo necesario para pensar, reflexionar y meditar. De hecho esta es la actividad oculta de todo directivo. Pues vivir consumido por el día a día sin pensar ni meditar es una trampa que cuesta muy caro en términos profesionales y personales.

Todo directivo  efectivo cultiva una filosofía personal y hace contribuciones valiosas a su vida y su trabajo. En este artículo describo que es esta actividad  y  presento los méritos de la metodología GTD.

 

Que es Filosofía

Una de las características de nuestra condición humana es la capacidad que tenemos de hacernos preguntas. Y nos preguntamos porque la realidad da que pensar. Estas preguntas surgen de nuestra experiencia vital.  Nos preguntamos  admirados  en una noche estrellada, al  contemplar  la persona amada o apasionados por una  causa. Pero también nos preguntamos al experimentar  situaciones como  problemas angustiantes.  Y el hecho fundamental es que nacemos  sin nuestra voluntad y moriremos  contra nuestra voluntad, tal como lo señal Fromm en su libro El Arte de Amar. Por tal motivo, parafraseando a Pascal afirmamos   que el ser humano es un pequeño punto en la inmensidad del universo, pero es un ser pensante  y su  grandeza reside en su capacidad de hacerse preguntas. En este sentido todos somos filósofos

 

Las preguntas fundamentales en la era del Conocimiento

Nuestro estar en el mundo es acotado,  tiene  un inicio y un final. Este hecho genera preguntas: ¿Que puedo saber? ¿que debo hacer? ¿Que me cabe esperar?. Estas mismas preguntas  fueron planteadas hace muchos años por Kant. Sin embargo, responder estas preguntas es una tarea vital  para cada uno, pues necesitamos encontrar nuestra propia verdad. Podemos vivir una existencia auténtica respirando a todo pulmón o podemos vivir adormeciendo nuestra conciencia  como señalaba  Kierkegaard.

El tema de Nuestro Tiempo

Para Ortega y Gasset todo tiempo tiene una misión, una tarea. Realizar esta misión significa  vivir  a la altura de los tiempos. No realizarla es vivir engañado o alienado.

Vivimos en la era del conocimiento, atrás quedo la era industrial. Nunca como ahora disponemos de tanta información, con la irrupción de la televisión satelital, de internet, del computador portátil y del IPhone, disponemos un conocimiento que jamás antes fue posible. Esto genera constantes cambios personales, sociales, científicos, tecnológicos y laborales. Pero al mismo tiempo, este mar  de información y conocimiento  que nos envuelve  marea, confunde, fragmenta. Por lo anterior, aprender a surfear en las olas de la información,  estar constantemente aprendiendo y adaptarse al cambio es el tema de nuestro tiempo.

GTD como filosofía

Dominar los hábitos de la metodología GTD es un arte personal que implica moverse adecuadamente en el mar de la información. Pero es mucho más que una técnica, es una filosofía de vida. Si bien es cierto, por lo general uno ingresa a esta metodología porque esta aproblemado, porque experimenta el trabajo como estresante o la vida personal es un caos. Al respecto es muy gráfico el testimonio de Berto Pena.  Para estos problemas la metodología GTD tiene la virtud, no solo de ayudar a resolver lo que se hace en el día a día,  sino  que tiene el poder  de vincular correctamente el hacer  con los proyectos, objetivos, propósitos y misión personal que uno quiera crear. Por esto,   esta metodología influye en el como  las personas enfrentan la totalidad de la vida y como  responden  a las preguntas fundamentales de la existencia. Esto es  lo que la convierte en una filosofía de vida.  En otras palabras, quienes practican GTD no sólo tienen un actuar consistente en el día a día con  una buena praxis, sino que intentan responder a sus preguntas vitales construyendo   proyectos y misiones  utópicas  que impregnan de  poesía y grandeza el propio actuar. Tal como señal José Miguel Bolívar, GTD te ayuda a experimentar nuevos niveles de consciencia y realidad.

Conclusión

Responder con autenticidad a las preguntas ¿quien soy?  ¿que debo hacer? ¿que puede esperar?  ¿Cual es mi contribución  a la vida, a mi organización y al mundo que me rodea? son preguntas filosóficas  que respondidas con autenticidad  nos permiten estar a la altura de los tiempos. Y para este desafío GTD te proporciona un método.

Y tú, ¿qué prefieres hacer? ¿Vivir como piensas o pensar cómo vives?

 

GTD como Filosofía

El Control y la Perspectiva son un Camino

Camino control y perspectiva“Las habilidades que usted adquirió anteriormente pueden no ser las habilidades necesarias para llegar a donde necesita ir”. (Michael Watkins)

Laboralmente comparto con directivos, de hecho soy uno  de ellos. En mi experiencia he visto como buenos profesionales han sido promovidos a cargos de mayor responsabilidad. He visto de cerca como algunos de ellos han logrado adaptarse a los nuevos desafíos y he visto como otros han fracasado. No todos logran   triunfar en el nuevo escenario al cual han sido promovidos. ¿Qué factores hacen que un buen profesional triunfe o fracase al ser promovido a un nuevo cargo?  Las respuestas son múltiples. De hecho Michael Watkins desarrolla muy bien este tema en How Manegers Become Leaders. Por mi parte en  esta entrada quiero exponer una:  Los buenos líderes están siempre  aprendiendo y adaptándose, tomando control de sus asuntos y perspectiva en su vida personal y profesional.

 

Buenas intenciones con malas elecciones

Un directivo no  puede pretender tomar buenas decisiones en los diversos contextos sólo con buena voluntad y con lo aprendido en experiencias anteriores. Actuar así puede transformar el espacio de trabajo en un terreno pantanoso del cual resulte muy difícil salir. Veamos algunos ejemplos:

  • Para un directivo un correo sin leer puede no ser gravitante. No atender en un día el correo es un problema, pero varios días sin procesar  la bandeja de entrada es  activar   bombas de tiempo a discreción.
  • Comenzar la jornada de trabajo revisando el correo es un error. Pero organizar el trabajo en la medida que se abren los correos es síntoma de falta de propósitos y de agenda personal.
  • Escuchar en una entrevista o en una reunión es correcto. No tomar nota de lo acordado es temerario.
  • Tener un cuaderno de apuntes es buena señal, no procesar la notas es peligroso . Pero no tener un sistema de seguimiento de compromisos y tareas es nefasto.
  • Tomar decisiones es bueno, decidir movido por el entusiasmo o el desánimo, por aprobación o desaprobación de los demás, no es aconsejable. Pero decidir sin tomar en cuenta el aporte que se quiere hacer en la organización es perderse en el bosque de los  diversos intereses.
  • Trabajar comprometido con el corazón y la mente es bueno. Postergar el  tiempo personal por compromisos laborales es altruista pero sacrificar sistemáticamente a la familia, la salud y otros intereses por el trabajo empobrece y apaga la alegría del alma.

 

Los desafíos del Directivo.

El día de un directivo es intensa, comienza  antes de las ocho a.m. y termina después de las 18.00 hrs. Una jornada puede llevar entrevistas, revisión de documentos, preparación de informes, reunión de equipos, llamados telefónicos, interrupciones, interrupciones e interrupciones. Sin contar la cantidad de correos electrónicos que se acumulan en la bandeja de entrada. Aquí nace el primer gran desafío del directivo: tener bajo control todos sus asuntos, siendo proactivo en los diversos frentes abiertos, distinguiendo las señales de los ruidos,  decidiendo en que asuntos va “a tomar el toro por las astas” y cuales va a delegar; que asuntos  va a dejar “incubando”, cuales serán archivados o cuales simplemente no se tratarán. El segundo gran desafío,   tiene que ver con la contribución de valor para la institución. Esto en  palabras de Peter Drucker, sería que  ellos aprendan a ser eficaces tomando buenas decisiones que impactan en la ejecución   y en  la obtención de buenos resultados para su institución.  Para esto, ellos crean y animan diversos proyectos que van dando vida y perspectiva a la institución.

 

La Efectividad se aprende

Afortunadamente la historia directiva no comienza con nosotros y hay muchos evangelistas de la organización personal, de la  gestión del tiempo, de la eficiencia  y efectividad personal.  David Allen es el padre de muchos de ellos y   lidera una metodología propia basada en la observación, acompañamiento y sistematización de sus experiencias con  directivos y ejecutivos estresados por los diversos desafíos de sus trabajos.  Este método destinado para hombres y mujeres de la sociedad del conocimiento que aspiran a tener control y perspectiva en sus vidas, tanto en lo personal como en lo profesional. Este método lo bautizó Getting Things Done (GTD) y fue el título de  su primer libro. Esto se puede traducir  como hacer las cosas. Ahora bien, este  libro de Allen fue traducido al español como Organízate Con Eficacia, Máxima productividad personal sin estrés.

Por lo anterior, habiendo un método probado no importa  que tan malas son tus prácticas de gestión personal sino cuanta disposición  tienes para desaprender de lo que sea necesario  para aprender nuevos hábitos que te alejen de la zona de confort para llevarte a la zona de aprendizaje. En otras palabras, lo importante  no es cual es tu situación actual sino cual es lugar al cual quieres llegar.

Desde que Allen publicó su libro, profesionales de distintas industrias han hecho el camino que lleva a un estilo personal con menos estrés, con mayor control del mundo personal y con mayor perspectiva en su vida.

Iniciamos un nuevo camino

Con este artículo comenzamos  una serie de publicaciones destinadas a directivos que se animan a salir de su zona de confort y están disponibles para desarrollar sus competencias personales  buscando incrementar la efectividad personal y la contribución original a sus organizaciones mediante la metodología GTD.

Imagen Camino de Santiago Flickr

El Control y la Perspectiva son un Camino

Aprende GTD Con Hábitos Optimistas

  


Difícilmente podrás adquirir  nuevos  hábitos   si frente a la adversidad piensas de modo pesimista.

Bastantes cosas se han escrito sobre el rol de los hábitos en la formación en la incorporación de la metodología GTD para organizar lo personal y laboral. Buenos ejemplos de esto son los artículos en La productividad personal es cuestión de hábitos de Francisco Saéz y Los principales hábitos para aprender GTD usando GTD, de David Sánchez, por nombrar algunos,  pero poco se ha dicho sobre los hábitos mentales que son decisivos a la hora de perseverar en una nueva práctica.  Esto resulta relevante  para dominar los distinto hábitos GTD, tales como :

  • recopilar o registrar;
  • clarificar las cosas;
  • vaciar   bandejas de entrada;
  • usar listas;
  •  usar agenda para eventos y encuentros;
  • revisar diaria y semanal de  tu sistema de trabajo;

 

Desde el mundo de la sicología, Martin Seligman  nos ilumina el dominio de los hábitos desde sus estudios   de la perseverancia y la desesperanza aprendida. ¿Por qué ante un mismo desafío algunos perseveran y otros desisten? La clave para él están en las pautas explicativas que tiene el sujeto en su cabeza. Seligman incorporó los aportes de Albert Ellis  al señalar que hay una relación causal entre la adversidad, la creencia y la consecuencia. Este principio, tiene grandes consecuencias en la formación de hábitos. Veamos un ejemplo de esto.

Si alguien esta iniciándose en GTD en el hábito de registrar todas las cosas que implican una acción,  y se da cuenta después de varios días que hay cosas que ha olvidado, o tiene registros que nos comprende, o los demás le reclaman que se olvido de ciertos compromisos,  resulta relevante lo que piensa de si mismo ante estos problemas. Si su creencia es pesimista, y se transmite mensajes negativos como… “realmente soy un desastre, no lo lograré nunca” lo más probable es que esta persona se desanime y pronto abandone esta práctica.  Pero si por el contrario, a la hora evaluar el problema se dice “esta semana ha sido complicada,  me esta costando más de lo esperado registrar todo. A partir del próximo lunes voy a usar mejor mi libreta de apuntes y mi agenda para ser mas eficiente”, lo más probable que esta persona persevere en su práctica.

Seligman clasificó las pautas explicativas ante la adversidad   de acuerdo  a tres criterios: permanencia, amplitud y personalización. En el ejemplo anterior, la primera interpretación del problema (no lo lograré nunca) tiene un carácter permanente, mientras que en el segundo caso (esta semana ha sido complicada)  el problema es transitorio. Quienes piensan que la adversidad es transitoria son mas propensos a perseverar, mientras los que piensan que los problemas son permanentes tienden  a desistir.

Pongamos otro ejemplo, una persona que se esta iniciando en el hábito de vaciar sus bandejas de correos y dejarlas en 0, a lo menos  dos veces al día. Llega el viernes al término de la jornada y se da cuenta que en su bandeja de entrada  del trabajo tiene 150 mensajes y en su correo personal tiene sólo 5. Puede tener dos tipos de conversación interna, una pesimista y otra optimista. Esto podría ser más o menos así: “Me he esforzado esta  semana y parece que no he avanzado  porque  mis bandejas siguen con muchos mensajes sin leer”. La otra conversación interna podría ser. “Me he esforzado esta  semana y parece que tengo a raya mi bandeja personal, pero aun me falta dominar mi buzón de entrada de mi trabajo”. Obviamente la segunda es más optimista  porque acota el  problema a una bandeja y no ha todas.  Lo anterior, tiene que ver con la amplitud del problema. Cuando se percibe un problema como global o particular.

El tercer criterio, la personalización tiene que ver con identificar el problema con uno mismo o identificarlo fuera de uno. Nuestro primer caso también nos ilustra este punto. Al decir “realmente soy un desastre” el sujeto se identifica con  el problema, etiquetándose como desastre. Este tipo de pensamiento desanima e invita a desistir en el intento. Distinto es decir:  “esta metodología es muy compleja y requiere mucho esfuerzo”. Aquí el problema se externaliza y puede generar  en  el sujeto un ánimo de determinación para tomar “el toro por las astas”.

En conclusión, aprender la metodología GTD no es fácil, y para perseverar y no quedar a medias en el intento, es importantísimo que a la hora de enfrentar la adversidad tus hábitos mentales sean optimistas. Para eso, lo primero es ser conscientes del tipo de conversación interna que tenemos a la hora de experimentar la adversidad  y cultivar pautas explicativas optimistas. En  otras palabras, a la hora de evaluar un esfuerzo, se trata de mirar el medio vaso lleno antes que el medio vaso vacío.

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Enfoque

Focalizarse  resulta todo un desafío en ambientes laborales cada vez más dinámicos, por el poder da la información a través de internet. Nuestros ambientes están saturados de estímulos que nos bombardean constantemente a través de nuestros dispositivos móviles o computadores . Súmense a lo anterior las constantes interacciones e interrupciones con clientes, jefes y compañeros de trabajo. Todo lo anterior nos dispersa y perfectamente puede llenar una agenda semanal sin atender los compromisos o laborales, ni lograr las metas personales. En este escenario somos un velero que navega de acuerdo al viento de la jornada

En un escenario más optimista, ya se han sorteado algunos obstáculos y se ha progresado  en el camino de la efectividad implementando  un método como GTD . Por lo tanto, ya   tienes cierto control sobre los diversos requerimientos que van ingresando a tus diversas bandejas de entrada. Y además puedes tener la virtud de organizar tu trabajo en torno a los diversos contextos donde te mueves. Sin embargo, por muy domesticada que tengas tu aplicación de tareas esto no te libera del problema de la dispersión, si no logras tomar buenas decisiones en terreno  para terminar aquellas tareas vinculadas a tus objetivos personales o laborales más trascendentes.  ¿Para que haces lo que haces? ¿cuales son tus propósitos? nos podría preguntar un coach en su afán de generarnos algún quiebre en nuestro contexto de obviedad.

El enfoque es la incógnita faltante para resolver correctamente la ecuación dispersión versus productividad, tanto para el neófito como para el iniciado. Lograr enfoque significa  estar concentrado por un lapso  razonable sin interrupciones en la tarea más importante.   Gray Keller en su libro ONE thing defiende con fuerza este principio declarando el bloqueo de tiempo como su herramienta favorita. Él señala que en su rutina de trabajo bloquea las primeras cuatro horas de su jornada y con esta simple medida ha logrado resultados extraordinarios.  Ahora bien, esto nos puede resultar extremo dado los ambientes  en los que  trabajamos. Sin embargo, tiene toda la  razón al cuidar los momentos de enfoque al comienzo de nuestra jornada. Por lo anterior cultivar diariamente momentos de enfoque,   desde los  25 minutos  hasta un par de horas,  puede ser es el  mejor hábito que podamos   adquirir en el camino de la productividad, cuando nos organizamos en torno a proyectos. Entendiendo por proyecto cualquier cosa que queramos realizar que para lograr su resultado requiere de dos o más acciones, tal como la define el mismo

Trabajar con enfoque bloqueando tiempo no es fácil  implica una gran disciplina y perseverancia  para que las cosas ocurran. Pues bloquear el tiempo es solo el inicio de una gran batalla interior. Si bloqueas tu tiempo con 25 minutos o dos horas en un proyecto, en el supuesto de tener todos los recursos disponibles para el trabajo  y  en el supuesto de comenzar  ¿que hacer con las notificaciones del computador, del teléfono? ¿que hacer con las interrupciones del jefe o de los compañeros de trabajo? ¿que hacer con los pensamientos que surgen en la mente? Tal vez, contestar  correos, conversar largo y tendido con los compañeros o divagar con la  mente en las vacaciones de fin de año,  sería la alternativa de navegación más espontánea en el mar de  la dispersión. Ante estas situaciones es donde  focalizarse se transforma en hábito y virtud gracias al temple personal que es capaz de producir resultados extraordinarios en el crisol del tiempo bloqueado,  alimentado con  el fuego de la concentración, dejando afuera  las distracciones  de mensajes, notificaciones e interrupciones.

En nuestros ambientes competitivos y cambiantes, trabajar en torno a proyectos bloqueando tiempo mejora considerablemente tus resultados, pues la productividad personal es ante todo  cuestión de enfoque.

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Las Tentaciones de la Eficiencia 

Nuestros días pueden estar llenos de actividades, pero carecer de valor si en el hacer no se cultiva el propio ser.

Las Tentaciones

Todos sabemos que cada día tiene su afán  pero  los requerimientos son múltiples y la virtud puede ser escasa.

Si en  nuestra bandeja de correo tenemos 40 mensajes sin leer, la tentación es responderlos inmediatamente.

Si en la  interacción con los compañeros de trabajo o clientes surgen peticiones o problemas, la tentación es realizarlas tan pronto sea posible descuidando compromisos que no generan ruido pero pueden ser valiosos. De este modo, al hacer cosas lo más probable es que seamos valorados por gestionar y solucionar problemas.   Más aun, como la lista de tareas pendientes aumente, podemos asignar más tiempo al trabajo, sacrificando tiempo personal y familiar.  El problema de esta tendencia está en reaccionar  a lo emergente y a lo externo, no prestando atención a lo planificado y a lo interno .  Parafraseando a San Agustín podemos decir,   buenos pasos, pero fuera de camino. De este modo, nuestros días pueden estar llenos de actividades pero carecer de valor y sentido.

El aporte de GTD.

David Allen en su libro Organízate con eficacia. Máxima productividad personal sin estrés, aporta un método de organización con cinco pasos: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer.

Ahora bien, cuando aborda el tema del hacer, señala que hay tres tipos de trabajo que podemos ejecutar:

El trabajo  definido: los compromisos que están en tu calendario y las tareas que están en tus listas.

Lo emergente: Aquellos requerimientos de tus compañeros, situaciones imprevistas que requieren de tu tiempo, energía y acción

Definir y organizar tu trabajo: escribir pensamientos que inquietan tu mente ; procesar tus bandejas de entrada, tales como, libreta de apuntes, correo electrónico para convertir ideas, problemas y otras cosas en compromisos de calendario y tareas.

El Tema de nuestro Tiempo

Si nuestro trabajo no es ser parte de una cadena de montaje con tareas definidas y repetitivas propias de la era industrial lo siguiente resulta relevante. Por el contrario, si mucho nuestro trabajo no esta definido de antemano. Es más, si mucho de nuestro trabajo con sus tiempos de cumplimiento lo definimos nosotros mismos podemos decir que entramos en la categoría de trabajador del conocimiento.

Por lo anterior resulta crítica la habilidad de definir y organizar nuestro trabajo.

De Vuelta a la Acción.

Para lograr verdadera eficiencia es necesario ser estratega cuidando la propia identidad para evitar la tentación del activismo.  Es decir planificar  el propio trabajo buscando el logro de objetivos y metas antes que responder de manera reactiva a las tareas emergentes.  En estrategia, fue Sun Tzu  T quien afirmó que un ejercito victorioso gana primero y entabla batalla después. Del mismo modo, no podemos pretender generar valor en nuestro trabajo si no dedicamos tiempo a su planificación.

La recomendación es reservar un tiempo de la jornada, de preferencia a primera hora o al final de la jornada,  para meditar, evaluar y definir el propio trabajo. Este espacio ha de ser como mínimo de media hora, variando  de acuerdo a las áreas de responsabilidad y frentes abiertos.

Las Tentaciones de la Eficiencia