El Secreto de las Personas Altamente Efectivas

secreto

En una sociedad tan competitiva y exitista la efectividad personal  es la llave que puede abrir la puerta de la productividad y la realización personal. Ella nos permite integrar de manera equilibrada  lo laboral, familiar y personal. Por lo tanto,  quien desarrolla esta competencia    puede obtener muchos  beneficios,  pero quien la ignora probablemente no logrará  progresos significativos ni en  lo personal ni en lo laboral y, lo mas probable, es que termine siendo un “ladrillo más en la pared” de la gran ciudad.

Los contenidos de este post son los  siguientes:

  1. Contexto de efectividad:
    • Cambió la riqueza;
    • Cambió el trabajo;
    • Cambió la productividad.
  2. Los secretos de las personas altamente efectivas:
    • La falsa ilusión de éxito.
    • Un gran secreto
    • Responder las preguntas fundamentales
    • Acrecentando el espacio interior.
  3. Ahora te toca a ti.

CONTEXTO DE EFECTIVIDAD

Cambió la riqueza.

El contexto de la efectividad son los cambios  tecnológicos, económicos y sociales. Si en la edad media, un predictor de la riqueza  eran los activos tangibles como la posesión de tierras, en nuestra era la riqueza se mide  en  activos intangibles como  es la creación de conocimiento. Como prueba de esto basta constatar que las empresas  mas valiosas en nuestra cultura occidental  tales como , Apple, Microsoft y Google entre otras,  lograron su riqueza  no por sus tierras o los títulos nobiliarios de sus dueños. Al contrario, lograron su riqueza gracias a su innovación y emprendimiento,  crearon conocimiento y valor  para todos nosotros.

Cambió el trabajo.

Por otra parte, la naturaleza de nuestro trabajo ha cambiado, si en la época industrial  el obrero ofrecía su fuerza de trabajo para producir bienes  ejecutando procesos de manera mecánica optimizando  los tiempos  de producción. Aquí Taylor fue el gurú de la productividad. Ejemplo de lo anterior, es el obrero de una línea de producción de automóvil, cuyo trabajo consistía en hacer ciertas rutinas de la misma manera, en cierto tiempo y con la menor cantidad de errores. En la actualidad, nuestro paradigma es el de la sociedad del conocimiento acuñado por Drucker, en donde el conocimiento sustituye a la mano de obra, a las materias primas y al capital como fuente más importante de productividad y riqueza. Así surge el trabajador del conocimiento.

Cambió la productividad.

Ahora bien, dada nuestro  cambio de paradigma la competencia clave en nuestra sociedad del conocimiento es la efectividad personal. Esto es pasar de ser un espectador a actor principal en la obra de la vida ,  controlando el presente y diseñando el futuro, Esto es más que  productividad personal que nos permite ser eficientes y tener bajo control nuestros asuntos. Es más que la eficacia personal logrando nuestros objetivos. La efectividad  personal es la competencia personal que nos permite mantener el equilibrio entre el control de nuestros asuntos mientras movemos las fronteras de lo posible.

LOS SECRETOS DE LAS PERSONAS ALTAMENTE EFECTIVAS.

Si comparo la efectividad personal con nuestro cosmos diré que la efectividad es una estrella al rededor de la cual orbitan muchos planetas. En este post voy a dar cuenta de uno de sus muchos “planetas”. El primer secreto de la efectividad es  cultivar el propio ser.

La Falsa ilusión de éxito.

Para entender porque cultivar el propio ser es un gran secreto hemos de tener presente que nuestra cultura occidental no nos enseña a cultivar la propia identidad. Al contrario nos seduce con modelos estereotipados de éxito.  Constantemente estamos bombardeados de mensajes en los medios de comunicación  que nos ilusionan con un éxito casi inmediato, con poco esfuerzo y alto beneficio. Cuerpos esculturales tomando el producto A o B. Estrellas mediáticas del fútbol, la música o el cine rodeadas de fama .  Y para que decir las fórmulas  casi mágicas de obtener dinero. Lo  que los medios no nos cuentan es que por lo general   el éxito es la cima de un camino de esfuerzo, disciplina y dedicación. Sólo en el diccionario la palabra éxito esta antes que trabajo. Por otra parte, el deseo legítimo de triunfar requiere tiempo y perseverancia. Pensemos en los formación  inicial de medicina, por ejemplo, son a lo menos cinco años para ejercer una profesión. ¿Qué pasaría si por la pasión por ayudar a los demás los alumnos de medicina estudiaran la mitad de los años? ¿cuantos errores cometerían? Su ayuda sería un desastre  y  perderían la confianza de la comunidad. Repito, sólo en el diccionario la palabra éxito esta antes que trabajo.

Un gran secreto: Ser para hacer

Cuando tenía 22 años, me estaba formando para el ministerio sacerdotal en la Congregación Salesiana, deseoso de trabajar a favor de los más necesitados. En la semana estudiaba filosofía y los fines de semana trabajaba en Centro de Menores. En mi comunidad nos quejábamos   por el poco tiempo que nos dejaban para hacer apostolado. En esta comunidad  conocí a un octagenerio   sacerdote, llamado Guillermo Quiroz, quien nos compartía su secreto   de la vida apostólica: ser para hacer. Y luego nos señalaba que el alma del apostolado era la interioridad. Con esto nos quería decir que la impaciencia no era buena consejera  y que lo mejor que podíamos hacer por nuestro apostolado era estudiar, estudiar y estudiar. Ya vendrán  tiempos para hacer muchas cosas. La verdad es que esto me sonaba  a justificación para limitar nuestro servicio comunitario.    Pero  bueno, ya han pasado muchos años que dejé el ministerio y ahora me  me doy cuenta que él tenía toda la razón,  pues gracias a mi formación  he podido hacer cosas que ni siquiera había pensado. Considero que este consejo que recibí al inicio de mi formación “ser para hacer”, es válido para todos y ahora te lo comparto para que puedas obtener sus beneficios.

Por esto, tanto en la formación profesional en una casa de estudios, como en la formación del carácter al interior de la familia  y en el desarrollo de proyectos vitales  es necesario cultivar el ser antes que el hacer, desarrollando las potencialidades, acrecentando el saber, fortaleciendo la voluntad para dejar huella. ¿Pero cómo se cultiva el ser?

Responder las  preguntas fundamentales

Cada uno de nosotros en el algún momento debe responder a la preguntas fundamentales de la vida: ¿Quien soy? ¿Que sentido le voy a dar  a mi la vida? ¿Cuál será mi aporte al mundo? Responder auténticamente estas preguntas permite crear un propósito para   hacer lo que es correcto, lo que  apasiona, lo que  da fuerzas para luchar contra la adversidad y hacer realidad los sueños.   En este contexto, Nietzsche decía “quien tiene un porque casi siempre encontrará un como“. Teniendo este porque el estudio profesional  o el trabajo pasan a ser la expresión de nuestro ser. Sólo un ejemplo para ilustrar este punto.  Tiempo atrás, conocí en Santiago  a un músico de profesión abogado. Me contaba que estudió derecho por la influencias de sus padres pero su pasión era el piano. Pero ya que había dado el gusto a sus padres estaba ahorrando para estudiar en el Conservatorio de Música.  Y eso hizo, renunció a su trabajo, tomo sus maletas y viajó a Italia a probarse en el Conservatorio. Dio su examen,  fue aprobado  estudió piano. Él fue capaz de responder auténticamente a la pregunta del sentido de su vida y luego hizo lo correcto.

En este contexto, las palabras de Steve Jobs son una invitación provocadora para responder las preguntas fundamentales con autenticidad.

“No os dejéis atrapar por el dogma que es vivir según los resultados del pensamiento de otros. 

No dejéis que el ruido de las opiniones de los demás ahogue vuestra propia voz interior.

Y lo más importante, tened el coraje de seguir a vuestro corazón y vuestra intuición.

De algún modo ellos ya saben lo que tú realmente quieres ser.”

(Steve Jobs, Discurso Universidad de Stanford, 2005)

Acrecentando el espacio interior. 

Pero cultivar el propio ser  no viene en ningún programa y es un arte que se aprende. Tiene  tiene que ver con desarrollar tu inteligencia emocional con el  ser capaz de escuchar tus emociones, estar atento a tus sueños despiertos,  a los pequeños o grandes descubrimientos personales, a lo que te dicen las personas que te quieren bien. Esto es  una tarea vital. Discernir para tomar decisiones auténticas es  una habilidad básica para la efectividad. Para esto, es necesario  entrar al santuario de la propia  conciencia para escuchar la voz interior y  permitirte ser uno mismo, todo uno mismo y nada más que uno mismo.  Se trata de cultivar el propio  ser  evitando los complejos de superioridad o inferioridad. Se trata de  escuchar al corazón y a la intuición, tal como señalaba Steve Jobs en su discurso en Stanford.

 

AHORA TE TOCA A TI.

Recuerda que no existe verdadera efectividad sin autenticidad,  ni  autenticidad sin escucha del propio ser. Por lo anterior te invito a cultivar tu mundo interior. Bloqueando  tiempos para ser, en la mañana o en la tarde,  o en los fines de semana con alguna de estas sugerencias:

  • leer un buen libro.
  • Escribir en un diario.
  • Escuchar tus emociones.
  • Meditar
  • Orar
  • Escuchar música
  • Caminar
  • Andar en Bicicleta

Ahora bien, si esto para ti es una nueva rutina te invito a que comiences con períodos cortos de prueba, una semana o un mes. De modo que vayas evaluando tu avance. Puedes registrar tus compromisos en un diario o en una aplicación como Coach.me. ¡Hoy es un buen día para comenzar!

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El Secreto de las Personas Altamente Efectivas

Lucha contra la dispersión. ¡Toma el control!

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Caer en  la dispersión significa que nuestra mente atiende diversos requerimientos en el día sin una ruta preestablecida e incursiona en muchos caminos sin llegar a ningún lado.  O lo que es parecido, la dispersión es el fenómeno de hacer cosas  de acuerdo a lo que va emergiendo sin la voluntad necesaria de discernir respecto a lo que voy a hacer y  a lo que definitivamente no haré. La dispersión nos puede invadir por muchos frentes, de los cuales enumeramos algunos:

Teléfono: al responder inmediatamente    las alertas de nuestro teléfonos, las llegadas de nuestros correos y mensajes de whatsapp sin importar con quién esté y en que estoy.

Computador: elegir navegar, ver nuestras redes sociales puede ser una actividad muy estimulante pero que sigue ocupando nuestra atención sin atender lo que esta en nuestra lista de tareas.

Reuniones: gastar más del 50% conversando de otros asuntos no vinculados al problema o proyecto que dijimos que conversaríamos, sin avanzar en los objetivos o propósitos del encuentro.

Escritorio: al abordar un asunto  surgen las interrupciones de compañeros  o las  preocupaciones que invaden nuestra mente  sin terminar lo agendado.

El costo de la dispersión se llama ineficiencia. Pues significa usar una gran cantidad de tiempo y energía excesivo para lograr un objetivo, . Quedar en incumplimiento en nuestros compromisos con terceras personas o perder credibilidad dada reiteradas fallas de cumplimiento.

La dispersión nos puede falsear la conciencia al creer que hemos hecho  mucho, porque nos hemos movido durante todo el día. Sin embargo, si nuestras actividades no están vinculadas a nuestros objetivos personales o a nuestros compromisos con otros, no generan valor personal ni institucional.

La dispersión nos puede llevar a incrementar significativamente los niveles de estrés y cansancio. Podemos trabajar de muy temprano hasta muy tarde, incluso seguir trabajando los fines de semana y aun así nos faltará tiempo porque hay más por hacer.

 

Toma el Control

lista-controlEn la metodología GTD, el primer paso para lograr los propios objetivos con el uso óptimo de los recursos es el control.  Y para ello, se requiere una voluntad y disciplina en algunas prácticas para sacar las cosas fuera de la cabeza y generar un sistema confiable que nos ayude en el flujo de trabajo. Estas prácticas son:

Registrar.  No se puede pretender tener control de las cosas personales y laborales sin un registro confiable externo de todas las cosa. Esto porque  nuestra mente, en su memoria a corto plazo  puede retener entre 7 a 9 cosas a la vez. Por lo tanto, si quieres tener presente muchas cosas a la vez, lo más probable es que mantengas trabajando tu mente constantemente para que no olvide lo que quieres hacer y en muchas vas a fallar. Por lo tanto, una buena libreta de apuntes o una aplicación de tu preferencia,  u otro sistema es la solución pero registra, registra y registra.

Procesar: Lo segundo es procesar lo que ingresa a tus registros. Se trata de clarificar lo que son esas cosas registradas, sean correos llamados de teléfonos, pedidos de un familiar o un compañero de trabajo, compromisos, ideas para realizar el fin de semana. Frente a cada cosa clarificar si debemos hacer algo o no.

Organizar: al mismo tiempo que vas clarificando vas asignado listas. Pueden ser muchas, las sugeridas por el autor de método, David Allen son cuatro: Próximas acciones, proyectos, en espera, algún día. Otras listas para  organizar son: trabajo, personal, familia. Muchas o pocas listas son optativos lo importante es la agilidad para asignar las cosas.

Revisar: Una vez que te has organizado, necesitas revisar de vez en cuando tu sistema para actualizarlo. La lista de próximas acciones bien merecen la pena revisarla diariamente. Y todas tus listas a lo menos una vez a la semana. De este modo, será un sistema actualizado y confiable.

Hacer: Teniendo nuestro sistema actualizado lo que viene es hacer la primera acción de la lista y luego continuar con las siguientes. Ahora bien. Por lo general, nuestro flujo de trabajo no esta sólo alimentado por nuestra lista de tareas. También tenemos bloques de trabajo asignados en nuestro calendario, que muchas veces implica una coordinación con otras personas. Por lo tanto, diariamente al comenzar la mañana es conveniente chequear el calendario con nuestros compromisos y luego revisar nuestras listas de tareas.

Resumiendo, uno de los problemas actuales en la gestión personal es la dispersión,  dada la diversidad de requerimientos y estímulos de nuestro estilo de vida. Este problema  conlleva a diversos grados de ineficiencia y estrés   que erosionan tanto la autoestima como la credibilidad personal. Para esto, el método GTD proporciona un camino de 5 pasos que conducen a tomar el control del actuar personal y laboral respondiendo con serenidad y sin estrés a las preguntas que hacer aquí y ahora.

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Las Tentaciones de la Eficiencia 

Nuestros días pueden estar llenos de actividades, pero carecer de valor si en el hacer no se cultiva el propio ser.

Las Tentaciones

Todos sabemos que cada día tiene su afán  pero  los requerimientos son múltiples y la virtud puede ser escasa.

Si en  nuestra bandeja de correo tenemos 40 mensajes sin leer, la tentación es responderlos inmediatamente.

Si en la  interacción con los compañeros de trabajo o clientes surgen peticiones o problemas, la tentación es realizarlas tan pronto sea posible descuidando compromisos que no generan ruido pero pueden ser valiosos. De este modo, al hacer cosas lo más probable es que seamos valorados por gestionar y solucionar problemas.   Más aun, como la lista de tareas pendientes aumente, podemos asignar más tiempo al trabajo, sacrificando tiempo personal y familiar.  El problema de esta tendencia está en reaccionar  a lo emergente y a lo externo, no prestando atención a lo planificado y a lo interno .  Parafraseando a San Agustín podemos decir,   buenos pasos, pero fuera de camino. De este modo, nuestros días pueden estar llenos de actividades pero carecer de valor y sentido.

El aporte de GTD.

David Allen en su libro Organízate con eficacia. Máxima productividad personal sin estrés, aporta un método de organización con cinco pasos: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer.

Ahora bien, cuando aborda el tema del hacer, señala que hay tres tipos de trabajo que podemos ejecutar:

El trabajo  definido: los compromisos que están en tu calendario y las tareas que están en tus listas.

Lo emergente: Aquellos requerimientos de tus compañeros, situaciones imprevistas que requieren de tu tiempo, energía y acción

Definir y organizar tu trabajo: escribir pensamientos que inquietan tu mente ; procesar tus bandejas de entrada, tales como, libreta de apuntes, correo electrónico para convertir ideas, problemas y otras cosas en compromisos de calendario y tareas.

El Tema de nuestro Tiempo

Si nuestro trabajo no es ser parte de una cadena de montaje con tareas definidas y repetitivas propias de la era industrial lo siguiente resulta relevante. Por el contrario, si mucho nuestro trabajo no esta definido de antemano. Es más, si mucho de nuestro trabajo con sus tiempos de cumplimiento lo definimos nosotros mismos podemos decir que entramos en la categoría de trabajador del conocimiento.

Por lo anterior resulta crítica la habilidad de definir y organizar nuestro trabajo.

De Vuelta a la Acción.

Para lograr verdadera eficiencia es necesario ser estratega cuidando la propia identidad para evitar la tentación del activismo.  Es decir planificar  el propio trabajo buscando el logro de objetivos y metas antes que responder de manera reactiva a las tareas emergentes.  En estrategia, fue Sun Tzu  T quien afirmó que un ejercito victorioso gana primero y entabla batalla después. Del mismo modo, no podemos pretender generar valor en nuestro trabajo si no dedicamos tiempo a su planificación.

La recomendación es reservar un tiempo de la jornada, de preferencia a primera hora o al final de la jornada,  para meditar, evaluar y definir el propio trabajo. Este espacio ha de ser como mínimo de media hora, variando  de acuerdo a las áreas de responsabilidad y frentes abiertos.

Las Tentaciones de la Eficiencia 

Productividad en 5 pasos

Muchas veces me pasa que cuando trato de explicar la metodología de productividad GTD las personas me queda mirando con extrañeza. ¿de que se trata eso?

Bueno, GTD se trata De un método para todas las cosas que queremos hacer. Su originalidad reside en la de creación de un sistema confiable de cosas por hacer fuera de nuestra cabeza. De este modo, nos organizarno para que las cosas fluyan en todas las áreas de responsabilidad: laboral y familiar, por nombrar algunas. Así nos liberarnos del estrés y nuestra nivel de efectividad y realización se incrementa.

Se trata de aprender a surfear en las olas de información, de pedidos y compromisos para llevar la propia vida a los objetivos que nos hemos planteado.

Lo anterior es la definición poética. Pero encontré una imagen práctica que vale más que 1000 palabras. Josep María  Martínez, en el Blog Productividad y GTD nos presenta los 5 pasos de esta metodología.

Se las comparto. GTD en 5 pasos
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