Cuando la lista de tareas nos abruma

Einstein

Al poco andar en el camino de la productividad personal, nos encontraremos registrando en nuestra libreta de apuntes o en nuestra aplicación preferida, diversos compromisos, peticiones y tareas vinculadas a nuestros objetivos personales o responsabilidades. Por lo anterior, no es extraño que nos encontremos con una lista de más de 30 acciones a realizar. Entonces, ante nuestros ojos tenemos un nuevo problema, una lista de tareas que supera nuestras posibilidades de tiempo y espacio para su realización. Entonces ¿Cómo salimos adelante?

Para salir delante de este problema resulta pertinente la vieja afirmación Einstein:  “ no podemos resolver problemas pensando de la misma manera que cuando los creamos”. Es decir, si continuamos registrando nuevas acciones y las sumamos a las anteriores, lo más probable que nuestra lista de tareas aumente a 50, 100 y hasta 200 tareas por realizar. Y esto en si mismo no es bueno ni es malo, simplemente es un registro de acciones futuras. El problema está en definir cuál es la acción siguiente a realizar aquí y ahora. Pues, no puedo gastar 15 minutos revisando toda mi lista para definir la acción de este momento.

Un primer acercamiento para solucionar este problema es hacer un análisis inteligente de estas tareas a través de alguna aplicación  como Todo Cloud, Things, Todoist o Nozbe, que permita asignar a las tareas, fecha de cumplimiento y prioridad. Ahora bien, existe otra manera de resolver este problema asignando a las tareas contextos.

 

Los Contextos

¿Qué son los contextos? David Allen En su primer libro Organízate con Eficacia señala que contexto es el lugar, herramienta o persona necesarios para poder completar una acción determinada.

Por lo anterior, si no sentimos abrumados por nuestra lista de tareas una distinta de lograr el control es asignar contexto a la tarea. Veamos un par de ejemplos. Si al revisar mi lista de tareas me doy cuenta que varias de ellas necesitan un llamado telefónico, puedo asignarles a ellas un contexto titulado @llamados o @teléfono. De este modo, al aplicar el filtro de llamados, mi foco de atención se dirige a las tres o cinco llamadas telefónicas que debo realizar en el día.

Si al revisar mi lista de tareas encuentro que hay varias acciones que requieren una lectura concentrada y focalizada de documentos en mi escritorio, puedo crear un contexto titulado @enfoque o @escritorio-enfoque. De este modo, si me encuentro organizando mi día y estoy bloqueando tiempo para análisis, puedo aplicar el filtro @enfoque a mis tareas para visualizar aquellos documentos que requieren una atención especial de mi parte.

El uso de contextos en el análisis de nuestras tareas es una herramienta en nuestra praxis productiva que nos resuelve dos problemas: el de la extensión de nuestra lista de tareas y el decidir de manera eficiente y efectiva que hacer aquí y ahora.

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