Lucha contra la dispersión. ¡Toma el control!

dispersion

Caer en  la dispersión significa que nuestra mente atiende diversos requerimientos en el día sin una ruta preestablecida e incursiona en muchos caminos sin llegar a ningún lado.  O lo que es parecido, la dispersión es el fenómeno de hacer cosas  de acuerdo a lo que va emergiendo sin la voluntad necesaria de discernir respecto a lo que voy a hacer y  a lo que definitivamente no haré. La dispersión nos puede invadir por muchos frentes, de los cuales enumeramos algunos:

Teléfono: al responder inmediatamente    las alertas de nuestro teléfonos, las llegadas de nuestros correos y mensajes de whatsapp sin importar con quién esté y en que estoy.

Computador: elegir navegar, ver nuestras redes sociales puede ser una actividad muy estimulante pero que sigue ocupando nuestra atención sin atender lo que esta en nuestra lista de tareas.

Reuniones: gastar más del 50% conversando de otros asuntos no vinculados al problema o proyecto que dijimos que conversaríamos, sin avanzar en los objetivos o propósitos del encuentro.

Escritorio: al abordar un asunto  surgen las interrupciones de compañeros  o las  preocupaciones que invaden nuestra mente  sin terminar lo agendado.

El costo de la dispersión se llama ineficiencia. Pues significa usar una gran cantidad de tiempo y energía excesivo para lograr un objetivo, . Quedar en incumplimiento en nuestros compromisos con terceras personas o perder credibilidad dada reiteradas fallas de cumplimiento.

La dispersión nos puede falsear la conciencia al creer que hemos hecho  mucho, porque nos hemos movido durante todo el día. Sin embargo, si nuestras actividades no están vinculadas a nuestros objetivos personales o a nuestros compromisos con otros, no generan valor personal ni institucional.

La dispersión nos puede llevar a incrementar significativamente los niveles de estrés y cansancio. Podemos trabajar de muy temprano hasta muy tarde, incluso seguir trabajando los fines de semana y aun así nos faltará tiempo porque hay más por hacer.

 

Toma el Control

lista-controlEn la metodología GTD, el primer paso para lograr los propios objetivos con el uso óptimo de los recursos es el control.  Y para ello, se requiere una voluntad y disciplina en algunas prácticas para sacar las cosas fuera de la cabeza y generar un sistema confiable que nos ayude en el flujo de trabajo. Estas prácticas son:

Registrar.  No se puede pretender tener control de las cosas personales y laborales sin un registro confiable externo de todas las cosa. Esto porque  nuestra mente, en su memoria a corto plazo  puede retener entre 7 a 9 cosas a la vez. Por lo tanto, si quieres tener presente muchas cosas a la vez, lo más probable es que mantengas trabajando tu mente constantemente para que no olvide lo que quieres hacer y en muchas vas a fallar. Por lo tanto, una buena libreta de apuntes o una aplicación de tu preferencia,  u otro sistema es la solución pero registra, registra y registra.

Procesar: Lo segundo es procesar lo que ingresa a tus registros. Se trata de clarificar lo que son esas cosas registradas, sean correos llamados de teléfonos, pedidos de un familiar o un compañero de trabajo, compromisos, ideas para realizar el fin de semana. Frente a cada cosa clarificar si debemos hacer algo o no.

Organizar: al mismo tiempo que vas clarificando vas asignado listas. Pueden ser muchas, las sugeridas por el autor de método, David Allen son cuatro: Próximas acciones, proyectos, en espera, algún día. Otras listas para  organizar son: trabajo, personal, familia. Muchas o pocas listas son optativos lo importante es la agilidad para asignar las cosas.

Revisar: Una vez que te has organizado, necesitas revisar de vez en cuando tu sistema para actualizarlo. La lista de próximas acciones bien merecen la pena revisarla diariamente. Y todas tus listas a lo menos una vez a la semana. De este modo, será un sistema actualizado y confiable.

Hacer: Teniendo nuestro sistema actualizado lo que viene es hacer la primera acción de la lista y luego continuar con las siguientes. Ahora bien. Por lo general, nuestro flujo de trabajo no esta sólo alimentado por nuestra lista de tareas. También tenemos bloques de trabajo asignados en nuestro calendario, que muchas veces implica una coordinación con otras personas. Por lo tanto, diariamente al comenzar la mañana es conveniente chequear el calendario con nuestros compromisos y luego revisar nuestras listas de tareas.

Resumiendo, uno de los problemas actuales en la gestión personal es la dispersión,  dada la diversidad de requerimientos y estímulos de nuestro estilo de vida. Este problema  conlleva a diversos grados de ineficiencia y estrés   que erosionan tanto la autoestima como la credibilidad personal. Para esto, el método GTD proporciona un camino de 5 pasos que conducen a tomar el control del actuar personal y laboral respondiendo con serenidad y sin estrés a las preguntas que hacer aquí y ahora.

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Lucha contra la dispersión. ¡Toma el control!

¿Capturar o ser capturado? Ese es el dilema.

capturar
enfoquecarnot.com

“Si no anotas nada, eso  conseguirás”

(Jeroen Sanngers)

 

El primer paso en el camino de la productividad personal  es capturar  información. En otras palabras, si no tomas nota, si no registras, si no escribes en un sistema confiable, sea una libreta o algún sistema digital, es altamente probable que tu mente se mantenga capturada por un sin fin de preocupaciones y no este disponible para ayudarte en lo que quieres hacer aquí y ahora. Sólo si logras el hábito de registrar podrás romper las cadenas del estrés.

La base biológica del método

El supuesto que esta detrás   es que el cerebro no es confiable como sistema para  recordar muchas cosas al mismo tiempo. De hecho la memoria a corto plazo puede recordar entre siete y nueve cosas. Además, el esfuerzo que hace nuestro cerebro “por no olvidar”  algo es enorme. Por esto, no resulta extraño que si no tenemos un método personal de productividad y tenemos diversos frentes abiertos que no hemos procesado adecuadamente (familia, trabajo, finanzas, estudios, salud…) terminemos al final del día muy cansados, porque el subconciente se mantiene en estado de alerta para prevenirnos de las pequeñas o grandes catástrofes que se aproximan si no hacemos nada. Por eso es recomendable generar un sistema externo que sea confiable para registrar las diversas preocupaciones y luego procesarlas. Y aquí esta la genialidad del método  creado por David Allen  Getting Things Done. (GTD). Pues este , después de observar, ayudar y hacer seguimiento durante muchos años a diversas personas que no lograban tener un ritmo de vida satisfactoria abrumados por sus preocupaciones, logro entregarles una disciplina que contribuye al flujo de las cosas tanto personales como laborales.

Qué es Capturar

Por captura entendemos el registro de toda cosa incompleta que conlleve una acción. Un correo electrónico, un llamado telefónico, un pedido de un amigo o un jefe; un ofrecimiento hacia los hijos o hacia el equipo de trabajo; un deseo de algo que gustaría hacer en el futuro; un problema a resolver tan pronto se pueda. En fin, se trata de vaciar la mente en un sistema confiable. Ahora bien, considerando que toda captura conlleva al acción, estos  registros los podemos denominar  tareas, para indicar que son cosas que vamos a hacer tan pronto sea posible o cuando estemos en el contexto adecuado.

Cuanto Tiempo 

Tanto si tienes el propósito o ya te estas iniciando en el arte de productividad personal la pregunta casi obligada es ¿cuanto tiempo me tomará crear un sistema confiable de tareas fuera de mi cabeza? La respuesta: tanto tiempo como sea necesario para que el registrar se transforme en una actividad inconsciente. Es decir, se requiere la práctica necesaria para adquirir un nuevo hábito. Y aquí entran a jugar otros factores: motivación , hábitos previos, disposición a aprender algo nuevo, tolerancia a la frustración, resiliencia. Ahora bien, considerando lo anterior y sobre la base de tener la voluntad de practicar diariamente, en un escenario optimista uno se podría demorar 21 días y en un escenario realista un par de meses, en adquirir el hábito de registrar todo y crear un sistema confiable fuera de la cabeza.

Sistemas de Registro.

Si bien es cierto, recomiendo aplicaciones y en lo personal tengo una que utilizo en mi teléfono inteligente y en mi computador, la base para mi, es la libreta de notas. El papel y el lápiz son las herramientas tecnológicas más confiables a lo largo de la historia. Pensemos que en la antigüedad… no existían ni Iphone, ni Ipad, ni computadores y con solo papel y lápiz los romanos construyeron imperios.  Con lápiz y papel Miguel Ángel diseño sus obras de arte. Por lo tanto, si bien es cierto que en los ambientes tecnológicos  IOS o Android existen muchas herramientas de productividad sobre la base de GTD, recomiendo siempre llevar una buena libreta de notas para registrar todo.

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Las Trampas del Correo Electrónico

tela de araña
Del mismo modo, como las arañas tejen sus redes de modo casi invisible para atrapar a sus presas, el correo electrónico tienes sus hilos invisibles que te pueden atrapar sin dejar avanzar en aquello que realmente quieres o debes hacer.
Para evitar ser capturado por el estrés de los múltiples requerimientos que nos llegan por los correos.  Para no perderse en el cúmulo de información que nos llegan en un sin fin de mensajes. Para evitar llegar al fin del día con la sensación que te has movido como loco pero aun no has hecho nada, la metodología Getting Things Done (GTD), traducida como Organización Eficaz,  es una herramienta poderosa que te ayuda a tener el control de tus bandejas de entradas manteniendo en curso tu agenda.
TRAMPAS
Veamos cuales son algunas de las trampas invisible más comunes en el uso del correo electrónico.
  1. Llegar a tu lugar de trabajo y lo primero que haces es ver tu bandeja de entrada y responder tus  correos.
  2. Tener a la vista tus correos electrónicos y organizar tu tiempo de trabajo  de acuerdo a sus requerimientos.
  3. Revisar la bandeja de correos muchas veces durante el día.
  4. Dado que tienes un gran número de mensajes sin responder,  sólo procesas los correos que están encima.
  5. Leer todos los correos de la bandeja de entrada sin registrar lo que vas a hacer con ellos.
El CORREO
El Correo nos transmite muchas cosas:   información,  peticiones, reclamos, ofrecimientos, información y diversas conversaciones de nuestro equipo de trabajo, familiares o asuntos personales.
Esta información por si misma sobrepasa nuestra disponibilidad de tiempo. Por ende, si nos dejamos atrapar por la tentación de responder en el momento uno por uno los mensajes, lo más probable es que después de un bloque de tiempo no lleguemos a revisarlos todos y puede suceder que un correo crítico para una decisión no sea procesado dejándonos en incumplimiento.
Por otra parte, si queremos ser eficiente en mantener en cero nuestra bandeja, lo más probable es que no avanzaremos con energía en un proyecto o tarea que requiera nuestra dedicación.
LA SALIDA.
 Por lo anterior, resulta adecuado una lectura a cada correo , teniendo un par de preguntas guías:  ¿de que se trata? ¿debo hacer algo con esto?
  • Si no debemos hacer algo con el correo… a la basura.
  • Si es información de una conversación donde participo se guarda.
  • Si el correo tiene información de referencia, tales como archivos en word, excel u otro formato, se archiva en mi sistema de carpetas.
  • Si debo hacer algo con el correo. Acciones tales como llamar, pedir más información, interactuar con otras personas… etc. Debo registrar esas acciones  en algún sistema para luego procesarla. Mi sistema puede ser papel y lápiz en una libreta o una aplicación vinculada directamente a mi correo. Pero lo importante es registrar.

Una vez que hemos procesado todos los mensajes, teniendo una visión global, procesamos estos requerimientos que se suman a los que ya tengo en mi sistema de trabajo. De este modo,  podremos decidir con mayor claridad cuales van a ser las próximas acciones que vamos a realizar.

En mi caso, con este procedimiento, proceso mis correos unas tres o cuatro veces al día. Y si algo es muy importante,  las personas llaman o me visitan.

LA EXCEPCIÓN
 Ahora bien, este procedimiento  tiene una excepción: la regla de los dos minutos, David Allen sostiene que si hay una tarea que se puede despachar en menos de dos minutos.. ¡ Hazla inmediatamente! Esto, porque resulta más eficiente su gestión inmediata que postergar la tarea para un segundo momento. Aquí postergar significa una mayor   cantidad de tiempo y energía. Por lo tanto es ineficiente. Ejemplo, si el correo es el cumplimento de una tarea que tu solicitaste, basta escribir gracias. Si alguien te envía una citación, basta agendarla y listo. Si alguien adjunta información importante de un proyecto basta archivarla y “registrar analizar documentos”.
Con este simple procedimiento, sumado a una práctica constante tu tiempo de trabajo puede ser mucho más productivo y tu nivel de control sobre lo que pasa a tu alrededor se incrementa.
Las Trampas del Correo Electrónico

Libérate del estrés

Estrés 
Cambia tu modo de hacer las cosas
“Quien tiene un porque, casi siempre encontrará el como”
(Nietzsche)
Considerando que somos muchos los que tenemos un trabajo con múltiples tareas y reuniones, con un sin fin de peticiones, compromisos y proyecto. Además  como si fuera poco, hacemos diversos ofrecimientos  a compañeros y otras personas. En fin una agenda que supera el tiempo real disponible.
Para quienes no tienen un método de productividad personal, todo lo anterior, suele estresar bastante. Y esto lo notamos, en personas que andan corriendo de un lado a otro. Lo notamos en personas que llegan a su hogar y siguen pensando en el trabajo. Incluso no duermen  bien, o despiertan pensando en algo pendiente del trabajo.
Lo notamos en personas cansadas mentalmente, con poca energía disponible.
Si complicamos más el problema de carencia de método de productividad personal, digamos que lo laboral es sólo una dimensión. La vida familiar tiene requerimientos, compromisos y tareas que se suman a nuestra lista anterior de cosas por hacer.
Por lo anterior, no resulta extraño que el estrés sea un sentimiento común en nuestro tiempo. No resulta extraño que los grados de cumplimiento de compromisos no sean los mejores y que el estar pensando constantemente en aquello que es importante y se nos esta olvidando sea más común de lo que creemos.
Un observador curioso de estos fenómenos, David Allén,  elaboró un método para favorecer la productividad personal y lo llamó “Getting Things Done”( GTD ), cuya traducción sería algo así como “hacer las cosas” o como organizar tu sistema de trabajo.
El mérito de este método, es que permite tanto el incremento del  control de tareas como el cultivo de los objetivos personales descargando la mente de un sin fin de cosas que conllevan cuotas de estrés.
La premisa básica de GTD se encuentra en la comprensión de la memoria de corto plazo. Nuestro cerebro esta hecho para recordar entre 5 y 9 cosas al mismo tiempo. Por lo tanto, si confeccionamos una lista de cosas por hacer y superamos este número, podemos decir que esta metodología nos puede ayudar.
La segunda premisa, es que para ser productivos hemos de vaciar nuestra mente generando un sistema confiable en nuestro exterior. En otras palabras, la mente esta hecha para producir ideas y no para almacenarlas. Para eso, es bueno tener una libreta y un lápiz o una buena aplicación.
El practicar esta metodología implica un nuevo hábito que requiere perseverancia, perseverancia y perseverancia. Esto porque aprender algo nuevo puede resultar interesante pero desaprender algo antigüo es muy difícil. Y para quienes tenemos más de 15 años, un nuevo hábito es virtud y conquista antes que un don o carisma.
La metodología GTD es recomendada para todos quienes están superados entre lo que tienen que hacer y lo  que pueden hacer día a día. Para quienes viven en carne propia las virtudes y complejidades de participar en redes de compromisos. Para quienes tienen sueños y aspiraciones y quieren vivir el presente intensamente.
Libérate del estrés