¿Capturar o ser capturado? Ese es el dilema.

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“Si no anotas nada, eso  conseguirás”

(Jeroen Sanngers)

 

El primer paso en el camino de la productividad personal  es capturar  información. En otras palabras, si no tomas nota, si no registras, si no escribes en un sistema confiable, sea una libreta o algún sistema digital, es altamente probable que tu mente se mantenga capturada por un sin fin de preocupaciones y no este disponible para ayudarte en lo que quieres hacer aquí y ahora. Sólo si logras el hábito de registrar podrás romper las cadenas del estrés.

La base biológica del método

El supuesto que esta detrás   es que el cerebro no es confiable como sistema para  recordar muchas cosas al mismo tiempo. De hecho la memoria a corto plazo puede recordar entre siete y nueve cosas. Además, el esfuerzo que hace nuestro cerebro “por no olvidar”  algo es enorme. Por esto, no resulta extraño que si no tenemos un método personal de productividad y tenemos diversos frentes abiertos que no hemos procesado adecuadamente (familia, trabajo, finanzas, estudios, salud…) terminemos al final del día muy cansados, porque el subconciente se mantiene en estado de alerta para prevenirnos de las pequeñas o grandes catástrofes que se aproximan si no hacemos nada. Por eso es recomendable generar un sistema externo que sea confiable para registrar las diversas preocupaciones y luego procesarlas. Y aquí esta la genialidad del método  creado por David Allen  Getting Things Done. (GTD). Pues este , después de observar, ayudar y hacer seguimiento durante muchos años a diversas personas que no lograban tener un ritmo de vida satisfactoria abrumados por sus preocupaciones, logro entregarles una disciplina que contribuye al flujo de las cosas tanto personales como laborales.

Qué es Capturar

Por captura entendemos el registro de toda cosa incompleta que conlleve una acción. Un correo electrónico, un llamado telefónico, un pedido de un amigo o un jefe; un ofrecimiento hacia los hijos o hacia el equipo de trabajo; un deseo de algo que gustaría hacer en el futuro; un problema a resolver tan pronto se pueda. En fin, se trata de vaciar la mente en un sistema confiable. Ahora bien, considerando que toda captura conlleva al acción, estos  registros los podemos denominar  tareas, para indicar que son cosas que vamos a hacer tan pronto sea posible o cuando estemos en el contexto adecuado.

Cuanto Tiempo 

Tanto si tienes el propósito o ya te estas iniciando en el arte de productividad personal la pregunta casi obligada es ¿cuanto tiempo me tomará crear un sistema confiable de tareas fuera de mi cabeza? La respuesta: tanto tiempo como sea necesario para que el registrar se transforme en una actividad inconsciente. Es decir, se requiere la práctica necesaria para adquirir un nuevo hábito. Y aquí entran a jugar otros factores: motivación , hábitos previos, disposición a aprender algo nuevo, tolerancia a la frustración, resiliencia. Ahora bien, considerando lo anterior y sobre la base de tener la voluntad de practicar diariamente, en un escenario optimista uno se podría demorar 21 días y en un escenario realista un par de meses, en adquirir el hábito de registrar todo y crear un sistema confiable fuera de la cabeza.

Sistemas de Registro.

Si bien es cierto, recomiendo aplicaciones y en lo personal tengo una que utilizo en mi teléfono inteligente y en mi computador, la base para mi, es la libreta de notas. El papel y el lápiz son las herramientas tecnológicas más confiables a lo largo de la historia. Pensemos que en la antigüedad… no existían ni Iphone, ni Ipad, ni computadores y con solo papel y lápiz los romanos construyeron imperios.  Con lápiz y papel Miguel Ángel diseño sus obras de arte. Por lo tanto, si bien es cierto que en los ambientes tecnológicos  IOS o Android existen muchas herramientas de productividad sobre la base de GTD, recomiendo siempre llevar una buena libreta de notas para registrar todo.

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El arte de la revisión semanal

  

Cuidando nuestro bienestar.

Cada vez más, jóvenes y adultos valoran su bienestar acudiendo a los gimnasios. Allí, ellos son capaces de establecer  rutinas para lograr una mejor condición física. Los podemos encontrar en la mañana, en la tarde o en la noche, en trotadoras, en elípticas o en pesas. Y aunque no pronuncien palabra alguna, uno puede escuchar en el aire…el esfuerzo vale la pena.Algo similar ocurre en el arte de la efectividad personal. Cada vez más jóvenes y adultos valoran el bienestar de conciencia, asumiendo una serie de rutinas para dejar el estrés de una vida sin control, cultivando los propios objetivos en las diversas áreas de responsabilidad. Es que el arte del buen vivir es exigente, se aprende y se entrena. Y lo más importante, el esfuerzo si vale la pena.

La necesidad 

La vida en su día a día fluye con fuerza. Las olas de información no cesan. A penas  cerramos un compromiso, estamos  abriendo otro luego. Cuando destinamos  grandes energías a un objetivo descuidamos otros que pronto nos harán  sus reclamos.  Si respondemos a todos nuestros correos al poco andar, nuestra bandeja nuevamente esta inundándose de mensajes. Y cuando aparentemente tenemos el control de las cosas, el entorno cambia y nuevamente estamos tensionados. Es que el día a día nos da mas oportunidades y desafíos de los que podemos aprovechar. Nuestras jornadas son demasiada cortas para hacer aquello que deberíamos o querríamos hacer. Por lo tanto, es importante no perderse en el bosque, no olvidar la propia ruta y escuchar el GPS interior. Para esto, nuestros antepasados hablaban de los exámenes de conciencia y nosotros hablamos de la revisión semanal.

Una rutina fortificante
En el arte de la organización con eficacia a través con GTD existe una rutina que es difícil de implementar pero que resulta clave a la hora de tomarse en serio esto de vaciar la mente. Se trata de la revisión semanal. Se trata de detenernos, de toma una pausa y alimentar el sentido y el propósito,de las cosas que hacemos y de aquellas que deseamos hacer. 

Esta rutina puede tomar de treinta minutos hasta un par de horas dependiendo de tu nivel de productividad. Si no estas familiarizado con esta práctica te  puede parecer exagerado. Sin embargo, al ejercitarte, te darás cuenta que el tiempo dedicado para sanar del estrés cotidiano, recuperando el control del trabajo,  de los proyectos familiares y de la propia espiritualidad es un esfuerzo que vale la pena de verdad.

Qué hacer en una revisión semanal
Dependiendo del propio estilo personal, en una revisión semanal se pueden hacer muchas cosas.    Escribir todas las preocupaciones que están en la mente, vaciar todas las bandejas de correo, revisar la libreta de apuntes, recoger la factura y cuentas por pagar, revisar el calendario, la lista de acciones de la semana, el estado de los proyectos. Y por sobre todo definir la orientación y sentido de la próxima semana a realizar. 

Para profundizar más en el tema te recomiendo seguir leyendo a los expertos.

La revisión semanal.
Cómo se hace la revisión semanal.
Creando un Checklist para tu revisión semanal
La guía definitiva para la revisión semanal

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