Timeboxing: Un pequeño truco con gran efectividad

TimeboxingHay cierto tipo de tareas que son grandes y pesadas. Hay cierto tipo de proyectos que requieren mucho tiempo  y concentración. Algunas actividades tales como: escribir un informe, hacer una presentación, confeccionar un presupuesto, revisar evaluaciones, son tareas importantes que difícilmente se pueden realizar en poco tiempo o en cualquier momento. Si a esto le sumamos que en el lugar de trabajo existe interacción con distintos clientes, compañeros y jefaturas, también nos daremos cuenta que las interrupciones son un sabotaje constante. Para este tipo de desafíos el Timeboxing es un pequeño truco con gran efectividad.

El Timeboxing (caja de tiempo) es la asignación de un tiempo fijo a una actividad determinada. Usar estas cajas de tiempo es una buena alternativa para quienes  tienen entre sus manos un proyecto  que  necesitan realizar antes de una fecha determinada. De este modo pueden progresar sistemáticamente en el logro de un objetivo. Por ejemplo, si alguien prepara una informe mensual para su jefe. Hace una cálculo y estima que necesita 5 horas de trabajo. Bien, con está técnica puede bloquear todos los días la primera hora de su jornada. De este modo, al quinto día de trabajo es altamente probable pueda terminar este informe. Ahora bien, si al avanzar se da cuenta que requiere más tiempo, hace los ajustes. Por el contrario, una mala práctica sería postergar el informe hasta el último momento. Esto es  el día antes, ocupando toda la jornada, suspendiendo citas y compromisos y con altos niveles de ansiedad y con mayores probabilidades de cometer errores. Para evitar esto último, el timeboxing es una buena técnica.

El buscar el mejor tiempo para estas cajas de tiempo es crucial. Si sabemos que desde las 10 de la mañana en adelante lo normal es interactuar con  compañeros de trabajo o estar disponible para diversos requerimientos, lo lógico es bloquear el tiempo antes de esa hora. Aquí sería desde 8.30 a 9.30 hrs.  Además, hemos de considerar que en este  horario nuestros niveles de energía son buenos, y por ende, trabajaremos de mejor manera.

El espacio también es relevante, pues, si “nos vamos a encerrar en una caja de tiempo” la idea es que nadie entre. Pues, una interrupción de tres minutos, puede requerir cinco para retomar el nivel de concentración. Esto es difícil si no contamos con un espacio privado.  Para quienes cuentan con secretaría, la solución es sencilla, solicitan bloquear en la agenda esta hora y piden no ser interrumpido. Para quienes no tienen esa posibilidad, otra alternativa es buscar un espacio distinto para “perderse” por una hora. Años atrás, trabajaba como rector en un colegio en Iquique, y las interrupciones y solicitudes eran constantes y debía terminar un proyecto importante. Esto me estaba poniendo muy ansioso.  Por lo que decidí salir de mi oficina durante una semana, por una hora a una sala de clases de un grupo electivo que se ocupaba sólo en las tardes. Esto fue genial, lleve mi notebook  y un par de carpetas y al término de la semana tenía un documento muy robusto y consistente.  Ahora bien, si eres independiente, otra alternativa es instalarte en un Café con tus audífonos, buena música y bloquear el tiempo que sea necesario.

Resumiendo, el practicar el timeboxing es una pequeño truco con gran efectividad en la gestión de proyectos o tareas que requieren mucho tiempo y concentración. Si no lo has ejercitado, te invito a intentarlo y luego comentar tus resultados.

(Imagen tomada de Mindtools.com)

 

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Timeboxing: Un pequeño truco con gran efectividad

¿Capturar o ser capturado? Ese es el dilema.

capturar
enfoquecarnot.com

“Si no anotas nada, eso  conseguirás”

(Jeroen Sanngers)

 

El primer paso en el camino de la productividad personal  es capturar  información. En otras palabras, si no tomas nota, si no registras, si no escribes en un sistema confiable, sea una libreta o algún sistema digital, es altamente probable que tu mente se mantenga capturada por un sin fin de preocupaciones y no este disponible para ayudarte en lo que quieres hacer aquí y ahora. Sólo si logras el hábito de registrar podrás romper las cadenas del estrés.

La base biológica del método

El supuesto que esta detrás   es que el cerebro no es confiable como sistema para  recordar muchas cosas al mismo tiempo. De hecho la memoria a corto plazo puede recordar entre siete y nueve cosas. Además, el esfuerzo que hace nuestro cerebro “por no olvidar”  algo es enorme. Por esto, no resulta extraño que si no tenemos un método personal de productividad y tenemos diversos frentes abiertos que no hemos procesado adecuadamente (familia, trabajo, finanzas, estudios, salud…) terminemos al final del día muy cansados, porque el subconciente se mantiene en estado de alerta para prevenirnos de las pequeñas o grandes catástrofes que se aproximan si no hacemos nada. Por eso es recomendable generar un sistema externo que sea confiable para registrar las diversas preocupaciones y luego procesarlas. Y aquí esta la genialidad del método  creado por David Allen  Getting Things Done. (GTD). Pues este , después de observar, ayudar y hacer seguimiento durante muchos años a diversas personas que no lograban tener un ritmo de vida satisfactoria abrumados por sus preocupaciones, logro entregarles una disciplina que contribuye al flujo de las cosas tanto personales como laborales.

Qué es Capturar

Por captura entendemos el registro de toda cosa incompleta que conlleve una acción. Un correo electrónico, un llamado telefónico, un pedido de un amigo o un jefe; un ofrecimiento hacia los hijos o hacia el equipo de trabajo; un deseo de algo que gustaría hacer en el futuro; un problema a resolver tan pronto se pueda. En fin, se trata de vaciar la mente en un sistema confiable. Ahora bien, considerando que toda captura conlleva al acción, estos  registros los podemos denominar  tareas, para indicar que son cosas que vamos a hacer tan pronto sea posible o cuando estemos en el contexto adecuado.

Cuanto Tiempo 

Tanto si tienes el propósito o ya te estas iniciando en el arte de productividad personal la pregunta casi obligada es ¿cuanto tiempo me tomará crear un sistema confiable de tareas fuera de mi cabeza? La respuesta: tanto tiempo como sea necesario para que el registrar se transforme en una actividad inconsciente. Es decir, se requiere la práctica necesaria para adquirir un nuevo hábito. Y aquí entran a jugar otros factores: motivación , hábitos previos, disposición a aprender algo nuevo, tolerancia a la frustración, resiliencia. Ahora bien, considerando lo anterior y sobre la base de tener la voluntad de practicar diariamente, en un escenario optimista uno se podría demorar 21 días y en un escenario realista un par de meses, en adquirir el hábito de registrar todo y crear un sistema confiable fuera de la cabeza.

Sistemas de Registro.

Si bien es cierto, recomiendo aplicaciones y en lo personal tengo una que utilizo en mi teléfono inteligente y en mi computador, la base para mi, es la libreta de notas. El papel y el lápiz son las herramientas tecnológicas más confiables a lo largo de la historia. Pensemos que en la antigüedad… no existían ni Iphone, ni Ipad, ni computadores y con solo papel y lápiz los romanos construyeron imperios.  Con lápiz y papel Miguel Ángel diseño sus obras de arte. Por lo tanto, si bien es cierto que en los ambientes tecnológicos  IOS o Android existen muchas herramientas de productividad sobre la base de GTD, recomiendo siempre llevar una buena libreta de notas para registrar todo.

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Nuestras Áreas de Responsabilidad

balcon Llegar a la mitad de un año es una oportunidad de tomar altura. Subir un peldaño más sobre las tareas del día a día y sobre los proyectos que llevamos a cabo.Se trata de subirnos al balcón para mirar la obra que esta en escena, o tomar distancia para tomar una gran foto panorámica de como transcurre nuetra vida. Día a día nos sumergimos en las cruzadas de nuestros proyectos y compromisos sin detenernos a analizar cuan alineados están estas acciones con el quien soy y con el  quien quiero ser. Si bien es cierto el mérito de la metodología GTD es la organización del día a día, su autor David Allen no olvida la visión global. A  esto le llama perspectiva, y sus niveles son:

  • 50.000 pies: tu visión de la vida en su conjunto
  • 40.000 pies: tu imagen de futuro a 3-5 años
  • 30.000 pies: tu imagen de futuro a 1-2 años
  • 20.000 pies: tus áreas de responsabilidad
  • 10.000 pies: tus proyectos

Por lo anterior, de vez en cuando es conveniente mirar nuestra vida con altura. Para esto, un primer camino es observar nuestros compromisos. Aquí nos ubicamos en el segundo nivel de 20.000 pies de altura según Allen. Las áreas de responsabilidad son los diversos ejes alrededor de los cuales gira nuestra vida y en torno a los cuales tenemos diversos compromisos. Fundamentalmente podemos agrupar dos grandes áreas de responsabilidad: personal y laboral, que se pueden subdividir en otras.

Haciéndonos preguntas claves tales como ¿Cuáles son tus grupos de interés tanto en el ámbito personal como laboral?  ¿que compromisos tengo? ¿Qué responsabilidades tengo? ¿Con quienes? Podrás visualizar tus áreas de responsabilidad. En mi caso, por ejemplo, como padre y esposo tengo  diversos compromisos con mi familia. Como profesional tengo diversos compromisos con mi equipo de trabajo y colaboradores.
Con este análisis, podemos encontrar otras áreas de responsabilidad tales como: salud, deporte, educación de los hijos, formación continua, finanzas personales, espiritualidad, cuidado de los padres, entre otras. Te recomiendo escribir todas estas áreas para tener esta visión del bosque en lugar de ver solo árboles
Ahora bien, puede suceder que al hacer esta revisión de áreas de responsabilidad te des cuenta que hay algunas que están descuidadas o que te gustaría desarrollar más. Para esto, puedes crear proyectos pertinentes, para lograr tus propósitos y mantener el balance de tu vida tanto en lo personal como laboral. De este modo,  al revisarlos periódicamente en relación a tus intereses y compromisos, podrás crecer de manera integral.
Para concluir te invito a elaborar la imagen de  la escena de tu vida presente subiéndote al balcón de tu conciencia.. Escribe tus áreas de responsabilidad. Para esto una técnica  básica es el mapa mental con papel o lápiz o con alguna aplicación Online. Les comparto una imagen con mis áreas de responsabilidad.
mis áreas de responsabilidad

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