Odio mi Revisión Semanal pero no la cambio por nada, porque amo vivir en libertad

visión vidaLevantarse el viernes tiene siempre algo de júbilo. Es el anuncio de que comienza el fin de semana.  No más trabajo, no más pedidos o compromisos de clientes, compañeros de trabajo o jefes y por fin… tiempo libre.  Tiempo para descansar, tiempo para compartir con los amigos y la familia, tiempo para  cosas personales, tiempo para el ocio, tiempo para lo que sea.

Sin embargo,  en mi tiempo libre del fin de semana hay una de las cosa que me desagrada pero que nunca dejo de hacer. Se trata de mi revisión semanal.  La mayoría de las veces detesto ese momento. Es más, me violenta programarla en mi descanso de fin de semana, pues prefiero mil  veces disfrutar   de manera espontánea tal como lo hacen los niños antes que sentarme a revisar mis cosas. Sin embargo,  la semana tiene siete días y esto se hace al cerrar la semana.

A pesar de mis resistencias internas. Este nuevo hábito  ha llevado mi vida personal y profesional a un nuevo nivel y quiero compartir contigo mi experiencia. En primer lugar  voy y relatar el antes y el después en una semana. En segundo término, compartiré mi fórmula personal. Finalmente, concluiré con los beneficios que he descubierto de este hábito.

 

Trabajo sin Revisión Semanal.

Antes mis días de trabajo  eran  como entrar a un campo  de batalla después de una tregua.  Ya al salir de casa me disponía con ánimo de lucha para enfrentar lo que sea que surgiera. Y lo que  pasaba eran cosas como las que te cuento a continuación. Abría mi  correo electrónico y me encontraba con muchos mensajes y con pocos minutos para detectar, cual de todos era el más importante. Miraba mi  agenda con diversas reuniones, encuentros con otras personas y me preguntaba a que hora haré todo lo que tengo que hacer.  Y como si fuera poco, me llenaba de  conversaciones emergentes que me llevaban de un lado a otro.  Pero lo que era recurrente era sentirme sorprendido por un recordatorio de alguien respecto a un documento a entregar, o  una respuesta pendiente o lo que es peor, un reclamo por no haber cumplido con algo. Por eso, no era extraño que alguien me preguntara que me pasaba pues mi cuerpo estaba allí y mi mente andaba en cualquier parte.  Ante esto, muchas veces apretaba los dientes y cual Quijote me lanzaba a pelear con los molinos de viento. Y al terminar la tarde, cuando todos se habían ido, por fin podía mirar mi agenda y  me daba cuenta que no he hecho nada de lo que quería hacer. ¿Frustrante, no?

Esto era el trabajo, pero si te cuento que  al llegar a casa a veces no era tan distinta, sobre todo cuando mi esposa me preguntaba con cierta ironía ¿que día es hoy?. Y como ya nos conocemos, detectaba inmediatamente que esta pregunta inocente tenía un veneno mortal: un reclamo  de víctima furiosa. Ante esto… mi mente comenzaba a  buscar rápidamente qué momento significativo es hoy… y en fracción de segundos ya tenía la respuesta había olvidado alguna fecha especial, o un aniversario o un cumpleaños. Pero ya nada se podía  hacer. Mi mente estaba tan absorta en temas de trabajo que no tenía energía disponible para los temas personales. Por ende, en estos días terminaba agobiado por el trabajo y sintiéndome culpable por no ser un buen padre o buen esposo.

 

Trabajo con Revisión Semanal.

Ahora, después de repetir y repetir semana tras semana mi revisión, mi ánimo, mi energía y resolución personal han mejorado notablemente. Ahora no me siento sorprendido ni por mis compañeros, ni mi jefe ni por mi secretaria. Tengo clara conciencia de los asuntos importantes que tengo  y que debo atacar tan pronto sea posible. Tengo clara conciencia de las tareas importantes que esta desarrollando mi equipo. Es más tengo una noción más o menos certera de que esta marchando viento en popa, que esta a medias y que proyecto definitivamente esta estancado. Mis días siguen igual de intensos, pero me siento cómodo, focalizado,  presente en el aquí y en al ahora, me siento mucho más comprometido y productivo. Mis días se me hacen cortos, las cosas fluyen. Puedo abordar temas personales a cualquier hora del día, del mismo modo que abordo mis asuntos laborales. Me siento más equilibrado.  Los problemas no desaparecen, siguen apareciendo todos los días,  pero estoy disponible con lo mejor de mi para abordarlos y creo que esto es una diferencia fundamental.

Pero el trabajar con esta libertad, energía y flexibilidad supone mucho de análisis. Si comparáramos la semana con un partido de fútbol, diríamos que es clave para buscar el triunfo lo que pasa en el camarín entre el entrenador y sus jugadores. En el camarín se analiza a cada uno de los adversarios, sus ventajas y debilidades. Se define una estrategia y diversas tácticas para salir a la cancha. Luego, una vez en el campo de juego todo es juego y flujo desde el pitazo inicial al silbato final. Algo así ocurre con cada semana laboral.

Pues bien, a continuación y  siguiente la analogía del partido,  te quiero compartir mi “código camarín”.

Mi revisión semanal.

  1. Programo este momento con flexibilidad. Primero intenté los viernes pero no me resulto. Por eso,  prefiero los sábados en la mañana  a primera hora como primera actividad del día. Esto es muy ventajoso si en casa  la familia duerme. La otra alternativa que uso es el  domingo por la tarde.
  2. Dispongo en mi escritorio las herramientas  indispensables para mi revisión semanal: mi libreta de apuntes, mi teléfono, mi Tablet y  Notebook.
    • De mi libreta de apuntes  pongo a la vista mis registros de la semana, mis apuntes en reuniones, mis compromisos, las ideas o preguntas interesantes regísregistradas.
    • De mi Notebook o Tablet pongo a la vista mi calendario online,  mi correo. Aquí uso Google Calendar y Gmail.
    • De mi iPad abro mi gestor de tareas con mégodo GTD. que uso uso tanto a nivel personal y  laboral.
    • Y finalmente de mi Teléfono activo  los grilletes invisibles que me ataran durante el tiempo que sea necesario para mi revisión semanal:  activo mi .
  3. Proceso mi libreta de apuntes. En la actualidad uso una Leuchtturm1917. Pero la verdad cualquiera sirve. Para ello utilizo lápices de color negro y otro  rojo. Con ellos  voy haciendo diversas marcas al margen y en las hojas. Luego voy emigrando  registros a mi gestor de tarea  cuando se trata de   tareas asignadas para mi o para un compañero. Y cuando los registros se tratan de reuniones específicas, con día y hora,   los traslado al calendario.
  4. Revisión del correo. En esta etapa reviso mi bandeja de entrada, tanto en mi cuenta laboral como  personal, hasta que las dejó en cero. Es decir ningún  correo sin leer.  Pero lo más importante aquí es leer correos pero no trabajar con los correos. Es decir si una vez leído un mensaje, me doy cuenta que debo hacer algo, esto no lo hago inmediatamente sino que lo difiero enviándolo  a mi gestor de tareas. Esto puede ser denso. por eso  utilizo un truco que me ayuda mucho a la hora de procesar después estas tareas. Antes de reenviar el correo reescribo el asunto anotando un verbo y los sustantivos que mejor expliquen la tarea. Ejemplo. Si me llega un correo con el asunto  “información”, leo el correo y luego reescribo: “leer normativa sobre subvención escolar”. Con esta claridad sobre lo  que debo hacer envío el asunto a mi gestor de tareas.
  5. Revisión de Calendario. De un vistazo en Google Calendar analizo el tiempo disponible para la semana que viene, mirando las reuniones agendadas y compromisos personales me formo una idea realista del tiempo disponible para los próximos siete días. Por regla personal trato de no agenda ninguna reunión antes de las 10.00 de la mañana, pues el tiempo más productivo que tengo y es aquí donde mas puedo hacer.
  6.  Gestión de tareas. Utilizo Todo Cloud,  una aplicación basada en la metodología GTD,  que consta fundamentalmente de listas a modo de contenedores donde  voy alojando mis tareas o proyectos. Esto tanto para lo   personal como para lo laboral. La clave de mi revisión semanal consiste en  revisar todas mis cosas. Por eso,  las que están atrasadas, las reprogramo; las que definitivamente no voy a hacer las  elimino; las que puedo delegar las reasigno. De este modo  obtengo  un panorama de trabajo global para la semana.
  7. Focalización. Utilizo la técnica del  Pomodoro para no dispersarme  usando Flat Tomato. Cuando comienza el contador me encadeno a mi escritorio para hacer mi revisión semanal, con mucha o poca energía, con entusiasmo o con repulsión, con lucidez o confusión. Pero no la dejo por nada.

 

Beneficios de Revisión Semanal.

Después de un tiempo de practicar la revisión semanal me gustaría compartir contigo los beneficios que he descubierto:

  1. Un nuevo estado de conciencia. Tal como señala José Miguel Bolívar uno de los beneficios de la revisión semanal es un estado de alerta global de lo que quieres hacer una vez que has vaciado tu mente en un sistema externo confiable.
  2. Te liberas del estrés, de la falta de control, de actuar como un autómata haciendo cosas que no sabes muy bien porque las haces
  3. Fortalece el carácter al practicar constantemente las acciones se transforman en hábitos: registrar, procesar, decidir, hacer, evaluar.
  4. Pasar del   caos personal al cosmos existencial.  Con una buena revisión semanal, la entropía del sistema personal se puede transformar en un nuevo micro universo  con sentido y factibilidad, donde nada quede al azar, donde todo tiene sentido, contexto y tiempo.
  5. Realización personal. Este ritual ha incrementado significativamente el grado de ejecución tanto entre lo que debo hacer y lo que quiero hacer porque mejora considerablemente la toma decisiones personales. En mi trabajo me siento con más  iniciativa, creatividad y compromiso, muy energizado y muy flexible. Y en el plano personal he logrado ser sistemático y progresar con aquellas iniciativas que nadie me pide pero son mis compromisos  conmigo mismo, con mi familia y con el mundo que me rodea.

 

Conclusión.

La revisión semanal es odiosa es cierto.  Pero contar un repertorio semanal de  proyectos, compromisos y  próximas acciones a realizar  no se cambia por nada, pues parte del éxito profesional y personal pasa por este camino. En otras palabras, si quieres jugar un buen partido y ganar, recuerda que lo primero no son tus ganas ni tus cualidades, pues no juegas solo y los 90 minutos se pueden sentir como una eternidad ante adversarios que te tomen por sorpresa. Lo primero es tener un buen análisis, una buena estrategia y diversas tácticas para triunfar y eso se logra a puertas cerradas en una buena conversación de camarín,  después en el campo, todo es juego y pasión.

 

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Odio mi Revisión Semanal pero no la cambio por nada, porque amo vivir en libertad

El arte de la revisión semanal

  

Cuidando nuestro bienestar.

Cada vez más, jóvenes y adultos valoran su bienestar acudiendo a los gimnasios. Allí, ellos son capaces de establecer  rutinas para lograr una mejor condición física. Los podemos encontrar en la mañana, en la tarde o en la noche, en trotadoras, en elípticas o en pesas. Y aunque no pronuncien palabra alguna, uno puede escuchar en el aire…el esfuerzo vale la pena.Algo similar ocurre en el arte de la efectividad personal. Cada vez más jóvenes y adultos valoran el bienestar de conciencia, asumiendo una serie de rutinas para dejar el estrés de una vida sin control, cultivando los propios objetivos en las diversas áreas de responsabilidad. Es que el arte del buen vivir es exigente, se aprende y se entrena. Y lo más importante, el esfuerzo si vale la pena.

La necesidad 

La vida en su día a día fluye con fuerza. Las olas de información no cesan. A penas  cerramos un compromiso, estamos  abriendo otro luego. Cuando destinamos  grandes energías a un objetivo descuidamos otros que pronto nos harán  sus reclamos.  Si respondemos a todos nuestros correos al poco andar, nuestra bandeja nuevamente esta inundándose de mensajes. Y cuando aparentemente tenemos el control de las cosas, el entorno cambia y nuevamente estamos tensionados. Es que el día a día nos da mas oportunidades y desafíos de los que podemos aprovechar. Nuestras jornadas son demasiada cortas para hacer aquello que deberíamos o querríamos hacer. Por lo tanto, es importante no perderse en el bosque, no olvidar la propia ruta y escuchar el GPS interior. Para esto, nuestros antepasados hablaban de los exámenes de conciencia y nosotros hablamos de la revisión semanal.

Una rutina fortificante
En el arte de la organización con eficacia a través con GTD existe una rutina que es difícil de implementar pero que resulta clave a la hora de tomarse en serio esto de vaciar la mente. Se trata de la revisión semanal. Se trata de detenernos, de toma una pausa y alimentar el sentido y el propósito,de las cosas que hacemos y de aquellas que deseamos hacer. 

Esta rutina puede tomar de treinta minutos hasta un par de horas dependiendo de tu nivel de productividad. Si no estas familiarizado con esta práctica te  puede parecer exagerado. Sin embargo, al ejercitarte, te darás cuenta que el tiempo dedicado para sanar del estrés cotidiano, recuperando el control del trabajo,  de los proyectos familiares y de la propia espiritualidad es un esfuerzo que vale la pena de verdad.

Qué hacer en una revisión semanal
Dependiendo del propio estilo personal, en una revisión semanal se pueden hacer muchas cosas.    Escribir todas las preocupaciones que están en la mente, vaciar todas las bandejas de correo, revisar la libreta de apuntes, recoger la factura y cuentas por pagar, revisar el calendario, la lista de acciones de la semana, el estado de los proyectos. Y por sobre todo definir la orientación y sentido de la próxima semana a realizar. 

Para profundizar más en el tema te recomiendo seguir leyendo a los expertos.

La revisión semanal.
Cómo se hace la revisión semanal.
Creando un Checklist para tu revisión semanal
La guía definitiva para la revisión semanal

El arte de la revisión semanal