Peticiones y Efectividad

Conversación

Para ser efectivos en nuestro trabajo debemos coordinarnos adecuadamente con los demás. Sea que trabajemos de manera independiente o en una  una organización hay una  acción básica de coordinación con otros  a través del lenguaje y esta es la petición. 

 

Las Peticiones.

Para lograr nuestros objetivos no pocas veces necesitamos que otros nos ayuden y colaboren. Para ilustrar la dinámica de la colaboración por medio de peticiones usaremos un caso ficticio.

 

Pensemos en el caso de un profesor  que tiene como objetivo que sus estudiantes lean la Casa de los Espíritus de Isabel Allende. Al acudir a la biblioteca se da cuenta que sólo cuenta con tres ejemplares  y sus estudiantes son treinta. ¿Qué hace? Debe pedir a su jefatura más ejemplares.  Pero ¿Como hacer una buena petición?

 

  • Asertividad: Lo primero es dar cuenta de la situación siendo fiel a lo hechos sin entrar en interpretaciones. En este caso sería algo como… Tengo un problema. En mi programación la lectura de La Casa de los Espíritus se aproxima. Tengo treinta alumnos y en biblioteca sólo hay tres ejemplares. Lo segundo, hacer la petición ¿Pueden comprar más ejemplares?
  • Preocupación que se hace cargo: Para lograr una buena sintonía y colaboración es conveniente dar cuanta la preocupación que el pedido se hace cargo. Aquí puede ser… Para mi es muy importante que todos los estudiantes tengan las oportunidades reales de leer el libro y tengan el tiempo suficiente para ello. Con tres ejemplares dudo que la mayoría pueda leer el texto.
  • Tiempo: Si la otra persona accede al pedido es necesario explicitar la fecha de cumplimiento para no crear expectativas falsas. ¿Qué pasa si el profesor piensa que los libros van a llegar en un mes y quien se compromete piensa en las compras del próximo año?  Por lo tanto, en esta parte, después del sí en necesario explicitar el cuando. ¿Cuando llegarán los libros? La otra persona puede dar una fecha probable de cumplimiento de su compromiso. O puede prometer un día donde podrá indicar una fecha de cumplimiento si no tiene todos los elementos para una decisión. En nuestro ejemplo, la conversación podría ser… Mañana hago el pedido, los libros pueden estar aquí en no más de 10 días. La otra alternativa podría ser, mira debo hacer unos ajustes presupuestarios para hacer viable esta compra, pasado mañana te doy una respuesta definitiva.
  • Condiciones de satisfacción: Cuando nos coordinamos con otras personas en necesario explicar las condiciones de satisfacción para que nuestro pedido se cumpla en las condiciones que queremos. La otra persona no tiene porque tener las mismas expectativas tuyas. En este caso, al pedido habría que agregar lo siguiente… El libro tiene que ser de tal editorial por la calidad de la publicación. Además sugiero que la compra se haga en tal librería, porque es muy rápida en sus despachos.
  • Declarar cumplimiento con el pedido: Por último, una vez cumplido el pedido, hemos de declarar su cumplimiento y nuestra satisfacción o insatisfacción si fuese el caso. Aquí podría ser una cosa como. Director, muchas gracias me llegaron los libros mucho antes de lo acordado, la biblioteca los proceso y los estudiantes ya están leyendo.
  • Reclamar: En el caso que en el tiempo acordado  la promesa no se haya cumplido, es necesario el reclamo dado que hay un compromiso y  su incumplimiento afecta el logro de los  objetivos personales. En nuestro ejemplo, podría ser… Ayer se cumplió el plazo y los libros no han llegado ¿qué ha pasado? Sea cual fuera la conversación lo relevante es lograr una reprogramación para el cumplimiento del pedido. De este modo la relación se mantiene viva y el compromiso vigente.

 

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Peticiones y Efectividad

Nuestras Áreas de Responsabilidad

balcon Llegar a la mitad de un año es una oportunidad de tomar altura. Subir un peldaño más sobre las tareas del día a día y sobre los proyectos que llevamos a cabo.Se trata de subirnos al balcón para mirar la obra que esta en escena, o tomar distancia para tomar una gran foto panorámica de como transcurre nuetra vida. Día a día nos sumergimos en las cruzadas de nuestros proyectos y compromisos sin detenernos a analizar cuan alineados están estas acciones con el quien soy y con el  quien quiero ser. Si bien es cierto el mérito de la metodología GTD es la organización del día a día, su autor David Allen no olvida la visión global. A  esto le llama perspectiva, y sus niveles son:

  • 50.000 pies: tu visión de la vida en su conjunto
  • 40.000 pies: tu imagen de futuro a 3-5 años
  • 30.000 pies: tu imagen de futuro a 1-2 años
  • 20.000 pies: tus áreas de responsabilidad
  • 10.000 pies: tus proyectos

Por lo anterior, de vez en cuando es conveniente mirar nuestra vida con altura. Para esto, un primer camino es observar nuestros compromisos. Aquí nos ubicamos en el segundo nivel de 20.000 pies de altura según Allen. Las áreas de responsabilidad son los diversos ejes alrededor de los cuales gira nuestra vida y en torno a los cuales tenemos diversos compromisos. Fundamentalmente podemos agrupar dos grandes áreas de responsabilidad: personal y laboral, que se pueden subdividir en otras.

Haciéndonos preguntas claves tales como ¿Cuáles son tus grupos de interés tanto en el ámbito personal como laboral?  ¿que compromisos tengo? ¿Qué responsabilidades tengo? ¿Con quienes? Podrás visualizar tus áreas de responsabilidad. En mi caso, por ejemplo, como padre y esposo tengo  diversos compromisos con mi familia. Como profesional tengo diversos compromisos con mi equipo de trabajo y colaboradores.
Con este análisis, podemos encontrar otras áreas de responsabilidad tales como: salud, deporte, educación de los hijos, formación continua, finanzas personales, espiritualidad, cuidado de los padres, entre otras. Te recomiendo escribir todas estas áreas para tener esta visión del bosque en lugar de ver solo árboles
Ahora bien, puede suceder que al hacer esta revisión de áreas de responsabilidad te des cuenta que hay algunas que están descuidadas o que te gustaría desarrollar más. Para esto, puedes crear proyectos pertinentes, para lograr tus propósitos y mantener el balance de tu vida tanto en lo personal como laboral. De este modo,  al revisarlos periódicamente en relación a tus intereses y compromisos, podrás crecer de manera integral.
Para concluir te invito a elaborar la imagen de  la escena de tu vida presente subiéndote al balcón de tu conciencia.. Escribe tus áreas de responsabilidad. Para esto una técnica  básica es el mapa mental con papel o lápiz o con alguna aplicación Online. Les comparto una imagen con mis áreas de responsabilidad.
mis áreas de responsabilidad

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